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06.09.2023 10:41

Effizientes Arbeiten leicht gemacht:

10 Gründe für ein Dokumentenmanagement-System (DMS)

In einer Ära, in der Informationen der unverzichtbare Treibstoff für unternehmerischen Erfolg sind, gewinnt die reibungslose Verwaltung von Dokumenten und Daten unaufhaltsam an Bedeutung. Hier kommt das Dokumentenmanagement-System (DMS) ins Spiel, eine technologische Innovation, die Unternehmen dabei unterstützt, den ständig wachsenden Anforderungen an Dokumentenorganisation, Sicherheit und betriebliche Effizienz souverän zu begegnen.

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Der moderne Geschäftsalltag bringt ein regelrechtes Überangebot an Informationen und Dokumenten hervor. Laut einer Studie von McKinsey verwenden Wissensarbeiter bis zu 20% ihrer Arbeitszeit darauf, nach internen Informationen zu suchen und sich in Dokumenten zurechtzufinden [1]. Die Fülle an E-Mails, Verträgen, Berichten und weiteren Dateien kann schnell zu einem Meer aus Daten führen, in dem die Orientierung verloren geht. Hier setzt das DMS an, indem es nicht nur Ordnung in das Chaos bringt, sondern auch eine Fülle von Vorteilen für Unternehmen aller Größenordnungen und Branchen bereithält.

Ein Bild, das Text, Screenshot, Schrift, Zahl enthält.Automatisch generierte Beschreibung

Die Reise durch die beeindruckende Welt des DMS beginnt damit, wie es Unternehmen dabei unterstützt, ihr aktuelles Dokumentenmanagement zu optimieren und somit eine effizientere Arbeitsweise zu etablieren. Von der sorgfältigen Organisation von Dateien nach Projekten, Themen oder Abteilungen bis hin zur erleichterten Auffindbarkeit von Informationen ist ein DMS ein unschätzbarer Verbündeter im täglichen Arbeitsablauf. Laut einer Umfrage von AIIM, einer Gemeinschaft von Informationsprofis, geben 61% der Befragten an, dass die Verbesserung der Suche nach Dokumenten und Informationen eine ihrer Hauptprioritäten ist [2]. Ganze 46% der Befragten sind überhaupt nicht oder nur zum Teil zufrieden mit Ihrer aktuellen Dokumentenorganisation. Nicht länger müssen Mitarbeiter kostbare Zeit mit der Suche nach relevanten Dokumenten verschwenden – stattdessen können sie sich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die eigentliche Arbeit.