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Wie sehr optimiert ein DMS meine aktuelle Rechnungsverarbeitung?
Finden Sie in wenigen Minuten heraus, wie Sie Ihre HR-Prozesse durch die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems optimieren können.
Wie werden Personalakten aktuell verwaltet?
Wie schnell finden Sie Mitarbeiterdokumente (z. B. Verträge, Zeugnisse)?
Wie werden HR-Dokumente (z. B. Verträge, Bescheinigungen) erstellt?
Wie laufen Freigaben und Unterschriftenprozesse (z. B. Arbeitsverträge)?
Wie wird sichergestellt, dass sensible HR-Daten geschützt sind (Zugriffsrechte etc.)?
Wie werden Fristen und Termine (z. B. Probezeit, Verträge, Schulungen) verwaltet?
Wie hoch ist der manuelle Aufwand bei administrativen HR-Prozessen?
Wie gut sind HR-Prozesse in andere Systeme (z. B. Payroll, ERP) integriert?
Wie transparent sind HR-Prozesse (z. B. Onboarding-Status, Dokumentenstatus)?
Wie gut funktionieren HR-Prozesse bei Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankheit)?
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Wozu ein Dokumentenmanagement-System?
Machen Dokumente in Ihrem Arbeitsalltag noch immer unnötig viel Arbeit, weil
Unser Lösung: 
Mit DocuWare digitalisieren Sie Ihre Personalakten, automatisieren wiederkehrende HR-Prozesse und erfüllen Datenschutz- sowie Compliance-Anforderungen in einer Plattform. Digitale Akten, standardisierte Workflows für Recruiting, On‑ & Offboarding sowie Fristen- und Löschkonzepte entlasten Ihre HR-Abteilung spürbar und geben mehr Zeit für die eigentliche Personalentwicklung.
Zentrale digitale Personalakte
Alle Personalunterlagen werden in einer strukturierten digitalen Akte gebündelt – von Verträgen über Gehaltsabrechnungen bis zu Nachweisen. So hat HR jederzeit schnellen, sicheren Zugriff und spart sich die Suche in Ordnern oder Postfächern.
Standarisierte HR-Workflows
Vordefinierte Workflows für Recruiting, Onboarding, Offboarding und Abwesenheiten steuern die Abläufe automatisch. Aufgaben, Freigaben und Erinnerungen laufen digital, sodass weniger manuell koordiniert werden muss.
Datenschutz & Compliance
Rollenbasierte Zugriffsrechte, Protokollierung und definierte Löschfristen sorgen dafür, dass personenbezogene Daten DSGVO-konform verarbeitet werden. Sensible Dokumente sind nur für berechtigte Personen sichtbar.
Self-Service für Mitarbeiter
Mitarbeitende stellen Anträge, laden Nachweise hoch und greifen auf eigene Dokumente digital zu. HR wird von Routineanfragen entlastet und kann sich stärker auf strategische Personalthemen konzentrieren.
Automatische Fristenüberwachung
Befristete Verträge, Probezeiten, Qualifikations‑ oder Schulungsnachweise werden systematisch überwacht. Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass keine wichtigen Termine oder Fristen übersehen werden.
Integration in HR-Systeme
DocuWare lässt sich an bestehende HR‑, ERP‑ oder Payroll‑Systeme anbinden. Stammdaten werden übernommen, doppelte Erfassung entfällt und Ihre HR-Prozesse laufen durchgängig digital.
Mit profor haben Sie einen erfahrenen und ausgezeichneten DocuWare-Partner an Ihrer Seite.
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Dauer: 3 Minuten
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