Digitalisieren, verwalten und automatisieren Sie Ihre Dokumente und Prozesse zentral - sicher, transparent und revisionssicher.
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DocuWare ist eine moderne Enterprise Content Management (ECM) und Dokumenten-Management Plattform (DMS), mit der Unternehmen ihre Dokumente digital verwalten und Prozesse effizient automatisieren. Alle geschäftsrelevanten Unterlagen werden zentral, revisionssicher und jederzeit verfügbar abgelegt – von Rechnungen und Verträgen bis hin zu Personal- und Projektunterlagen.
Als leistungsfähiges DMS verbindet DocuWare strukturiertes Dokumentenmanagement mit intelligenten Workflows. Dokumente werden automatisch erfasst, indexiert und in bestehende Systeme wie ERP oder Buchhaltung integriert. Dadurch lassen sich Freigabe- und Bearbeitungsprozesse deutlich beschleunigen.
DocuWare ist sowohl als Cloud-Lösung als auch On-Premise verfügbar und bietet damit maximale Flexibilität. Die Lösung richtet sich vor allem an KMU und den Mittelstand, die ihre Prozesse digitalisieren und nachhaltig optimieren möchten.
Als cloudbasierte ECM-Plattform bietet DocuWare regelmäßige Updates, hohe Sicherheitsstandards und eine flexible Skalierbarkeit. So bleiben Ihr Systeme technisch aktuell, compliance-konform und passen sich dynamisch Ihren geschäftlichen Anforderungen an – heute und in Zukunft.
Jede Kachel beschreibt eine konkrete Herausforderung ohne DMS und zeigt, wie ein zentrales DMS-System diese effizient behebt.
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durch langsame Abläufe und schwer auffindbare Dokumente.
durch verstreute Ablagen und unklare Dokumentversionen.
durch fehlende Übersicht über Status und Zuständigkeiten.
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durch wiederholte und zeitintensive Dateneingaben.
durch manuelle Arbeitsschritte ohne Automatisierung.
durch fehlende Kontrolle und Nachvollziehbarkeit.
Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.
Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.
DocuWare als modernes "DMS" bietet viele Highlights und tolle Funktionen! Die aus unserer Sicht wichtigsten, haben wir Ihnen herausgesucht.
Mit dem visuellen Workflow Designer transformieren wir ihre Geschäftsabläufe in die digitale Welt und bilden diese elektronisch im System ab - so wird der Dokumentenfluss von A nach B definiert und eingehalten.
Der Zugriff auf das Dokumenten-Management-System erfolgt einfach über einen handelsüblichen Browser - von jedem Ort der Welt aus. Mit dem DocuWare Web Client können Sie Dokumente archivieren, suchen und anzeigen, sowie Entscheidungen in Workflows treffen. 
DocuWare bietet neben universellen Schnittstellen zur Anbindung an ERP- und Fibu-Systeme auch Integrationen, sowie via www.make.com die Möglichkeit, das DMS an über 1.000 Tools und Anwendungen anzubinden. Damit steht uns und ihnen die Welt offen.
Mit DocuWare IDP automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten durch KI-gestützte Texterkennung. Die Lösung extrahiert selbstständig relevante Informationen wie Rechnungsdaten, Bestellnummern oder Adressen – ideal zur Optimierung von Workflows und zur Reduzierung manueller Dateneingaben.
DocuWare erfüllt höchste Sicherheitsstandards für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Gesetzliche Vorgaben, wie die GoBD, werden dabei vollständig berücksichtigt. Dies sorgt für maximale Compliance und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken.
Mit der automatischen Postfachüberwachung erfasst DocuWare eingehende E-Mails und Anhänge direkt aus definierten E-Mail-Postfächern. Relevante Dokumente wie Rechnungen oder Bestellungen werden automatisch indexiert, archiviert und in Workflows integriert – für eine effiziente, papierlose Verwaltung.
Dank der nahtlosen Integration in Microsoft Outlook können E-Mails und Anhänge direkt aus dem Posteingang in DocuWare archiviert werden. Wichtige Geschäftsdokumente lassen sich mit wenigen Klicks kategorisieren und in bestehende Prozesse einbinden, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.
DocuWare ist eine skalierbare Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst. Ob kleines Team oder internationaler Konzern – DocuWare passt sich flexibel an Ihre Anforderungen an und unterstützt beliebige Use Cases wie Rechnungsmanagement, Personalakten, Vertragsverwaltung und mehr.
Die einfache Administration von DocuWare ermöglicht eine zentrale, intuitive Verwaltung von Benutzern, Berechtigungen und Workflows. Dank modularer Erweiterungen und offener Schnittstellen lässt sich das System jederzeit flexibel an neue Geschäftsanforderungen anpassen.
Entdecken Sie auch unsere neue Schnittstelle zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle Informationen finden Sie hier:
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