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Allgemeine Regelungen
Software-Customizing
Softwareüberlassung
Präambel
Die profor software GmbH, Gewerbering 10 – 14, 25469 Halstenbek (im Folgenden nur noch: „proforsoftware“ genannt), unterstützt Unternehmen branchenübergreifend im Bereich der digitalen Transformation und hilft dabei, die Abläufe ihrer Kunden zu digitalisieren, Effizienz zu steigern und digitale Arbeitsplätze der Zukunft zu schaffen. proforsoftware bietet dabei Leistungen im Bereich des Software-Customizing, der Softwareüberlassung sowie der Systembetreuung an. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Geschäftsbeziehungen zwischen der proforsoftware und ihren Kunden. Sie gliedern sich in einen allgemeinen Teil (I.), der auf sämtliche Geschäftsbeziehungen der proforsoftware Anwendung findet. Nachstehend werden gesonderte Regelungen für die Bereiche Software-Customizing (II.) und Softwareüberlassung (III.) getroffen, die den allgemeinen Teil entsprechend ergänzen.
§1 Anwendungsbereich, Begriffsbestimmung
1.1
Diese Geschäftsbedingungen gelten für alle rechtlichen Beziehungen der profor software GmbH, Gewerbering 10 – 14, 25469 Halstenbek, nachfolgend „proforsoftware“, gegenüber Unternehmern (nachfolgend „Kunden“). Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen werden im Geschäftsverkehr mit Unternehmern für die laufende Geschäftsbeziehung bei Vertragsschluss einbezogen. Es gelten ausschließlich diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Vertragspartners, insbesondere des Kunden, gelten nur insoweit, als proforsoftware ihnen ausdrücklich schriftlich zugestimmt hat. Insbesondere wird der Einbeziehung von Allgemeinen Geschäftsbedingungen eines Kunden, Dienstleisters oder einem Dritten, die diesen Allgemeinen Geschäftsbedingungen widersprechen, schon jetzt widersprochen. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten auch dann, wenn proforsoftware in Kenntnis entgegenstehender oder abweichender Bedingungen eines Vertragspartners die Leistung an ihn vorbehaltlos erbringt. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen behalten nach einmaliger Einbeziehung in die Geschäftsbeziehung ihre Geltung, auch für alle zukünftigen Vertragsbeziehungen.
1.2
Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt, § 14 Abs. (1) BGB. Eine rechtsfähige Personengesellschaft ist eine Personengesellschaft, die mit der Fähigkeit ausgestattet ist, Rechte zu erwerben und Verbindlichkeiten einzugehen, § 14 Abs. (2) BGB.
§2 Vertragsschluss
2.1
Der Kunde kontaktiert proforsoftware telefonisch, per E-Mail oder über ein Videokonferenzsystem (wie bspw. Microsoft Teams), woraufhin proforsoftware ein individuelles Angebot erstellt, das auf den spezifischen Anforderungen des Kunden basiert. Dieses Angebot wird dem Kunden entweder per E-Mail, in Form eines Lösungskonzepts über das CRM-System als digital signierbares Angebot oder über Paperless.io übermittelt.
Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde das Angebot durch eine digitale Signatur annimmt. Dies kann entweder durch die Signatur des über das CRM-System erstellten Angebots oder durch die Signatur des über Paperless.io übermittelten Lösungskonzepts erfolgen. Alternativ entsteht eine rechtliche Bindung, wenn proforsoftware nach Eingang der Bestellung mit der Leistungserbringung beginnt. proforsoftware behält sich vor, schriftliche Bestätigungen von mündlichen Vertragserklärungen des Kunden einzufordern.
2.2
Die im Rahmen der Vertragsanbahnung vom Kunden spezifizierten Anforderungen werden in einer detaillierten Leistungsbeschreibung festgehalten. Dieses Dokument wird dem Kunden zur Prüfung und digitalen Signatur vorgelegt. Mit der Unterzeichnung wird die Leistungsbeschreibung verbindlich und der Leistungsumfang sowie die vertraglich geschuldete Leistung definiert.
2.3
Nach Vertragsschluss wird der Kunde in das von proforsoftware betriebene Onboarding-System aufgenommen. Dies erfolgt zur Erfassung und Pflege der Kundendaten im CRM-System und bietet die Möglichkeit der automatischen Generierung und Archivierung aller relevanten Vertragsdokumente.
2.4
Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen finden auf diesen Vertrag Anwendung, soweit sie den mittels Individualvertrag getroffenen Regelungen nicht ausdrücklich widersprechen oder durch individuelle Regelungen ersetzt werden. Der Leistungs- und Funktionsumfang der Produkte und Leistungen bestimmt sich nach der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültigen Leistungsbeschreibung. Für weitere Leistungen wie Softwarepflege, Installation, Parametrisierung der Software etc. sind jeweils separate Verträge erforderlich.
2.5
Von proforsoftware abgegebene Angebote sind freibleibend und unverbindlich, sofern sie nicht ausdrücklich und schriftlich als bindend gekennzeichnet sind.
§3 Nichtverfügbarkeit der Leistung
3.1
proforsoftware ist berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, soweit proforsoftware trotz des vorherigen Abschlusses eines entsprechenden Einkaufsvertrags seinerseits unter Beachtung der kaufmännischen Sorgfalt den Vertragsgegenstand unverschuldet nicht erhält. proforsoftware wird den Kunden unverzüglich über die nicht rechtzeitige Verfügbarkeit des Vertragsgegenstandes informieren und, soweit proforsoftware aus diesem Grund zurücktreten will, das Rücktrittsrecht unverzüglich ausüben. Auch dem Kunden steht infolge der Information über die Nichtverfügbarkeit des Vertragsgegenstandes ein Rücktrittsrecht zu. proforsoftware wird dem Kunden im Falle des Rücktritts – gleich von wem – die Gegenleistung unverzüglich erstatten, es sei denn, es bestehen gesetzliche und/oder vertragliche Zurückbehaltungsrechte.
3.2
Eine Schadensersatzhaftung wegen Nichterfüllung ist ausgeschlossen, sofern proforsoftware hinsichtlich der mangelnden Verfügbarkeit weder grob fahrlässig noch vorsätzlich gehandelt hat; eine etwaige Haftung wegen vorvertraglichen Verschuldens (c.i.c.) bleibt unberührt.
§4 Leistungsumfang und -änderungen
4.1
Produktbeschreibungen, Darstellungen, Testprogramme usw. sind reine Leistungsbeschreibungen, jedoch keine Garantien. Eine Garantie bedarf der schriftlichen Erklärung seitens der Geschäftsführung oder einer im Handelsregister eingetragenen und mit entsprechender Vollmacht ausgestatteter Person von proforsoftware.
4.2
Im Rahmen des für den Kunden Zumutbaren ist proforsoftware berechtigt, die vertraglich vereinbarten Leistungen zu ändern. Gründe für eine Leistungsänderung sind insbesondere:
4.3
Leistungsänderungen gemäß Ziffer 4.2 werden dem Kunden mindestens zwei Monate vor ihrem Wirksamwerden schriftlich oder in Textform mitgeteilt. Der Kunde kann die von der Leistungsänderung betroffene Leistung innerhalb eines Monats ab Bekanntgabe der Leistungsänderung zu deren Inkrafttreten kündigen.
4.4
Die Kündigung muss schriftlich erfolgen und den Zeitpunkt des Vertragsendes klar angeben. Diese Kündigungsklausel lässt andere vertragliche oder gesetzliche Kündigungsrechte unberührt.
§5 Mitwirkungspflichten des Kunden
5.1
Der Kunde hat über die gesamte Vertragslaufzeit die nachstehenden notwendigen und ihm zumutbaren Mitwirkungsleistungen zu erbringen sowie die für die Leistungserbringung notwendigen Informationen, Unterlagen und Daten in einem zur Weiterverarbeitung geeigneten Format vollständig, fehlerfrei und kostenfrei zur Verfügung zu stellen.
Insbesondere hat der Kunde:
proforsoftware wird die vom Kunden zur Verfügung gestellten Informationen auf offensichtliche Unrichtigkeiten oder Unvollständigkeiten prüfen und den Kunden auf erkannte Fehler hinweisen. Eine darüberhinausgehende Prüfungs- und Informationspflicht besteht seitens proforsoftware nicht.
5.2
Die Mitwirkungspflichten des Kunden sind wesentliche Leistungspflichten und keine bloßen Obliegenheiten. Eine Verletzung dieser Pflichten durch den Kunden berechtigt proforsoftware zur Geltendmachung von Ansprüchen gemäß §§ 642, 281 BGB sowie zu einer Anpassung des Zeitplans, soweit die Verzögerung durch das Verhalten des Kunden verursacht wurde.
5.3
Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht rechtzeitig oder nicht vollständig nach, gerät er in Annahmeverzug. proforsoftware ist in diesem Fall berechtigt:
5.4
proforsoftware verpflichtet sich, den Kunden rechtzeitig über den Umfang und die Art der erforderlichen Mitwirkungshandlungen zu informieren. Jede Änderung der Mitwirkungspflichten oder zusätzlichen Anforderungen ist mindestens in Textform festzuhalten und zu dokumentieren. Die Pflicht des Kunden zur Mitwirkung bleibt bestehen, sofern diese zur Vertragserfüllung erforderlich und für den Kunden zumutbar ist, unabhängig davon, ob sie im Vertrag ausdrücklich aufgeführt ist oder sich aus den Umständen des Projekts ergibt.
5.5
Sollte der Kunde wiederholt oder dauerhaft seinen Mitwirkungspflichten nicht nachkommen, ist proforsoftware berechtigt, nach erfolgter Fristsetzung und Androhung des Abbruchs das Vertragsverhältnis außerordentlich zu kündigen. In einem solchen Fall stehen proforsoftware Schadensersatzansprüche und Vergütungsansprüche für bereits erbrachte Leistungen zu.
§6 Vergütung und Zahlungsbedingungen
6.1
Die Preise sind in EURO angegeben und verstehen sich jeweils zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer (z.Zt. 19%). Soweit nach Aufwand vergütet wird, richten sich Stundensätze, Reisekosten und Nebenkosten nach den jeweils gültigen Preislisten von proforsoftware.
6.2
Rechnungen sind, sofern nicht anders vereinbart, mit Erstellung und Zugang sofort zur Zahlung fällig [§ 271 Abs.(1) BGB] und innerhalb von 14 Tagen nach dem Rechnungsdatum ohne Abzug zu zahlen [§ 286 Abs.(2) Nr. 2. BGB].
6.3
Bei Zahlungsverzug des Kunden ist proforsoftware berechtigt, ab Fälligkeit kaufmännische Fälligkeitszinsen gem. § 353 HGB sowie Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz [§ 288 Abs. (2) BGB] zu verlangen. Bei entsprechendem Nachweis ist proforsoftware. auch berechtigt, Zinsen in tatsächlicher Höhe der ggf. in Anspruch genommenen Refinanzierung zu verlangen.
6.4
Die vereinbarten Preise gelten grundsätzlich für die Dauer der Vertragslaufzeit. Änderungen der Preise sind nur unter den nachfolgend geregelten Voraussetzungen zulässig.
6.4.1
proforsoftware ist berechtigt, die Preise für die vereinbarten Vertragsleistungen anzupassen, wenn und soweit:
6.4.2
Die maßgeblichen Kostenelemente, die eine Preisanpassung rechtfertigen können, umfassen insbesondere:
6.4.3
Preisanpassungen dürfen innerhalb eines Kalenderjahres insgesamt eine Erhöhung von 10 % des zuletzt vereinbarten Preises nicht übersteigen. Dies bedeutet, dass die Summe aller Preisanpassungen, die innerhalb eines Kalenderjahres vorgenommen werden, maximal 10 % des zu Beginn des Jahres gültigen Preises betragen darf. Einzelne Preisanpassungen dürfen diesen Wert nicht überschreiten und die kumulierte Erhöhung innerhalb eines Jahres muss sich im Rahmen dieser Obergrenze bewegen. Jede Preisanpassung wird dem Kunden schriftlich oder in Textform mit einer detaillierten Begründung der zugrundeliegenden Kostenelemente mitgeteilt.
6.4.4
Die Preisänderung wird mindestens acht Wochen vor ihrem Inkrafttreten angekündigt. In der Mitteilung werden die Gründe für die Anpassung, die betroffenen Kostenelemente sowie die Berechnungsgrundlagen transparent dargelegt. Der Kunde hat das Recht, den Vertrag innerhalb von 4 Wochen nach Zugang der Mitteilung über die Preisanpassung außerordentlich schriftlich zu kündigen. Erfolgt keine Kündigung, gilt die Preisanpassung als akzeptiert. Die Mitteilung enthält einen ausdrücklichen Hinweis darauf, dass die fehlende Kündigung innerhalb der genannten Frist als Zustimmung zur Preisanpassung gewertet wird.
6.4.5
Preisanpassungen sind nicht zulässig, wenn sie ausschließlich dazu dienen, den Gewinn von proforsoftware über das bei Vertragsschluss kalkulierte Maß hinaus zu erhöhen. Eine rückwirkende Anpassung ist ausgeschlossen.
6.4.6
Sollte aufgrund besonderer Umstände eine Konkretisierung der Gewichtung der einzelnen Kostenelemente im Voraus nicht möglich sein, wird proforsoftware die Preisänderungen unter Berücksichtigung der berechtigten Interessen des Kunden im Wege eines angemessenen Interessenausgleichs vornehmen.
6.5
Zusätzliche Leistungen, die nicht im ursprünglichen Leistungsumfang enthalten sind, werden gesondert vergütet.
§7 Haftung
7.1
Ist der Kauf von Software Vertragsgegenstand, hat der Kunde die Verpflichtung, nach Übergabe zu prüfen, ob die Software vertragsgemäß hergestellt wurde und offensichtliche Mängel und versteckte Mängel unverzüglich nach Entdeckung oder objektiver Entdeckungsmöglichkeit zu rügen. Die Geltung des § 377 HGB bleibt unberührt.
7.2
proforsoftware haftet uneingeschränkt für Schäden, die durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten verursacht wurden, sowie für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Für Schäden, die durch einfache Fahrlässigkeit verursacht wurden, haftet proforsoftware ausschließlich bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten). Wesentliche Vertragspflichten sind solche Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung von proforsoftware der Höhe nach auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt. Der vertragstypische vorhersehbare Schaden umfasst solche Schäden, die in der konkreten Vertragssituation unter gewöhnlichen Umständen als mögliche Folge der Pflichtverletzung erkennbar waren, nicht jedoch atypische oder außergewöhnliche Schäden, die für proforsoftware im Zeitpunkt des Vertragsschlusses weder kalkulierbar noch vorhersehbar waren.
7.3
Darüber hinaus ist die Haftung von proforsoftware in Fällen einfacher Fahrlässigkeit der Höhe nach begrenzt auf die Summe der Beträge, die der Kunde in den letzten zwölf (12) Monaten vor Entstehung des Anspruchs für die vertraglich vereinbarten Leistungen an proforsoftware gezahlt hat. Diese Beschränkung gilt nicht für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nicht für Fälle, in denen zwingende gesetzliche Vorschriften, insbesondere das Produkthaftungsgesetz, eine weitergehende Haftung vorsehen.
Die Haftungsbegrenzungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von proforsoftware.
7.4
Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßige und dem Stand der Technik entsprechende Datensicherungen durchzuführen. proforsoftware haftet nicht für Schäden, die durch das Fehlen regelmäßiger und dem Stand der Technik entsprechender Datensicherungen des Kunden verursacht wurden, es sei denn, proforsoftware hat ausdrücklich die Pflicht zur Datensicherung übernommen und dies mindestens in Textform bestätigt.
7.5
Unabhängig von einem Verschulden von proforsoftware bleibt eine eventuelle gesetzliche Haftung bei arglistigem Verschweigen eines Mangels oder aus der ausdrücklichen Übernahme einer Garantie durch proforsoftware bestehen.
7.6
proforsoftware ist auch für die während des Verzugs durch Zufall eintretende Unmöglichkeit der Lieferung verantwortlich, es sei denn, dass der Schaden auch bei rechtzeitiger Lieferung eingetreten wäre.
§8 Vertraulichkeit und Datenschutz
8.1
Die Parteien werden im Rahmen der Geschäftsbeziehung die jeweils auf sie anwendbaren datenschutzrechtlichen Gesetze einhalten.
8.2
Sofern und soweit proforsoftware im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten des Kunden in dessen Auftrag verarbeitet, werden die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abschließen.
8.3
Die Parteien werden alle Geschäftsgeheimnisse einschließlich des Inhalts dieses Vertrags sowie sonstige als vertraulich gekennzeichnete Informationen der jeweils anderen Partei (nachfolgend „vertrauliche Informationen“ genannt) vertraulich behandeln. Die empfangende Partei ("Empfänger") wird die vertraulichen Informationen mit derselben Sorgfalt behandeln, wie sie eigene vertrauliche Informationen der gleichen Sensitivität behandelt, mindestens jedoch mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns.
8.4
Eine Nutzung der vertraulichen Informationen ist auf den Gebrauch im Zusammenhang mit dem jeweiligen Vertragsverhältnis beschränkt. Ohne vorherige Zustimmung der offenlegenden Partei ist die Weitergabe von vertraulichen Informationen an Dritte nicht gestattet. Zustimmungen bedürfen der Schriftform. Keine Dritten im Sinne dieses Absatzes sind verbundene Unternehmen der Parteien und Berater, die von Gesetzes wegen zur Verschwiegenheit verpflichtet sind.
8.5
Soweit anwendbare gesetzliche Verpflichtungen dies erfordern, ist der Empfänger überdies zur Offenlegung und Weitergabe vertraulicher Informationen berechtigt. Sofern gesetzlich zulässig, wird der Empfänger die offenlegende Partei vor der Offenlegung vertraulicher Informationen informieren.
8.6
Die Parteien werden ihren Mitarbeitern oder Dritten, denen sie vertrauliche Informationen weitergeben, eine vertrauliche Behandlung dieser Informationen im Rahmen der jeweiligen Unterauftragnehmer- oder Arbeitsverhältnisse mit der Maßgabe auferlegen, dass die Verschwiegenheitsverpflichtung auch über das Ende des jeweiligen Unterauftragnehmer- oder Arbeitsverhältnisses hinaus fortbesteht, soweit nicht bereits eine entsprechende allgemeine Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit besteht.
8.7
Von der Verpflichtung zur Vertraulichkeit ausgenommen sind Informationen,
Der Nachweis für das Vorliegen der in diesem Absatz genannten Ausnahmen obliegt der Partei, die sich auf die Ausnahme beruft.
8.8
Mit Beendigung dieses Vertrags werden die Parteien in ihrem Besitz befindliche vertrauliche Informationen der jeweils anderen Partei auf Aufforderung dieser Partei herausgeben oder löschen. Hiervon ausgenommen sind vertrauliche Informationen, für die eine längere gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht sowie zur Datensicherungen im Rahmen üblicher Backup-Prozesse.
Die Verpflichtung zur Wahrung der Vertraulichkeit gilt für die Laufzeit dieses Vertrags sowie für einen Zeitraum von fünf Jahren nach Beendigung dieses Vertrags.
§9 Sonstiges
9.1
Alle mit proforsoftware abgeschlossenen Verträge im Sinne von § 1 unterliegen ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter ausdrücklichem Ausschluss des U.N.-Kaufrechts und den Kollisionsvorschriften des internationalen Privatrechts. Die Vertragssprache ist Deutsch.
9.2
Für sämtliche gegenwärtigen und zukünftigen Ansprüche aus der Geschäftsverbindung mit Unternehmern, einschließlich Wechsel- und Scheckforderungen, ist Gerichtsstand sowie der der gemeinsame Erfüllungsort der Parteien der Geschäftssitz der proforsoftware. Nach seiner Wahl ist proforsoftware auch berechtigt, an dem gesetzlichen Gerichtsstand des Kunden zu Klagen.
9.3
Die Vertragsparteien sind sich ausdrücklich einig, dass sämtliche zwischen ihnen geschlossenen Verträge, Änderungen und Ergänzungen sowie weitere rechtserhebliche Erklärungen (z. B. Mitteilungen, Abnahmeprotokolle, Änderungsvereinbarungen) auf elektronischem Wege mittels geeignetem elektronischem Signaturverfahren rechtswirksam abgeschlossen und übermittelt werden können. Als geeignete Plattformen gelten nach dem Stand der Technik allgemein anerkannte Signaturdienste.
Die mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur (qeS) oder einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (feS) im Sinne der EU-Verordnung Nr. 910/2014 (eIDAS) auf entsprechenden Plattformen erstellte Unterschrift gilt als eigenhändige Unterschrift und erfüllt das gesetzliche Schriftformerfordernis, soweit gesetzlich zulässig. Die Parteien erkennen derartige elektronische Signaturen als rechtsverbindliche Willenserklärung an.
9.4
Der jeweilige Unterzeichner versichert ausdrücklich und unwiderruflich mit Abgabe seiner elektronischen Signatur, dass er zur Vornahme des jeweiligen Rechtsgeschäfts vollumfänglich berechtigt ist, insbesondere dass
9.5
Der Unterzeichner haftet persönlich und unmittelbar gegenüber proforsoftware für alle Schäden, die im Falle von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit aus unzutreffenden Angaben zur Zeichnungs- oder Vertretungsberechtigung resultieren. Dies umfasst insbesondere Erfüllungs- und Vertrauensschäden, Rechtsverfolgungskosten und sämtliche Folgeschäden, die durch etwaige Unwirksamkeit oder Anfechtung des Vertrags entstehen. proforsoftware ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, die Vertretungs- oder Zeichnungsberechtigung des Unterzeichners im Einzelfall zu überprüfen. Unterlässt proforsoftware eine solche Überprüfung, erfolgt dies im Vertrauen auf die vorstehenden Zusicherungen.
9.6
Sollte eine oder mehrere der vorstehenden Bedingungen nicht wirksam sein oder werden, so berührt dies die Geltung der übrigen Bestimmungen nicht. Im Falle einer unwirksamen Regelung verpflichten sich die Parteien über eine Bestimmung zu verhandeln, die der weggefallenen oder unwirksamen Bedingung wirtschaftlich am nächsten kommt. Gleiches gilt für Lücken.
Sofern proforsoftware ausschließlich oder ergänzend Anpassungs- und Entwicklungsleistungen erbringt, gelten ergänzend die folgenden Regelungen:
§10 Vertragsgegenstand
10.1
Die Beschreibung der von proforsoftware zu erbringenden Anpassungsleistungen erfolgt in einer gesonderten Einzelbeauftragung. Die im Rahmen der Vertragsanbahnung vom Kunden spezifizierten Anforderungen werden in einer detaillierten Leistungsbeschreibung festgehalten. Dieses Dokument wird dem Kunden zur Prüfung und digitalen Signatur vorgelegt. Mit der (ggf. digitalen) Unterzeichnung wird die Leistungsbeschreibung verbindlich, definiert den Leistungsumfang und bildet die vertraglich geschuldete Leistung.
10.2
Sofern nicht im Einzelfall etwas anderes vereinbart ist, liegt die Projektleitung stets bei proforsoftware.
10.3
proforsoftware wird die Mitarbeiter des Kunden auf der Grundlage einer gesonderten Vereinbarung in der Verwendung der Anpassungen schulen. Diese Leistungen sind gesondert zu vergüten. Im Übrigen sind Schulungsleistungen nicht Gegenstand der vertraglich geschuldeten Leistung.
10.4
proforsoftware wird den Kunden unverzüglich in Schriftform informieren, wenn sie Hindernisse oder Beeinträchtigungen erkennt oder erkennen musste, die Auswirkung auf ihre Leistungserbringung haben können.
§11 Personal und Unterauftragnehmer
11.1
proforsoftware ist bei der Wahl der Personen frei, die sie zur Leistungserbringung einsetzt. Sofern und soweit proforsoftware dem Kunden Personen namentlich benannt hat, die sie zur Leistungserbringung einzusetzen beabsichtigt, entspricht dies dem Planungsstand zum Zeitpunkt der namentlichen Benennung. Ein Anspruch des Kunden auf den Einsatz der genannten Personen besteht nicht.
11.2
Die von proforsoftware zur Leistungserbringung eingesetzten Personen unterliegen nicht der Weisungsbefugnis des Kunden. Dies gilt insbesondere, soweit von proforsoftware eingesetzte Personen die Leistungen in den Räumen des Kunden erbringen. Beide Parteien werden geeignete Maßnahmen ergreifen, um eine Arbeitnehmerüberlassung zu verhindern.
11.3
proforsoftware ist berechtigt, zur Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten Subunternehmer ohne vorherige Zustimmung des Kunden zu beauftragen. proforsoftware bleibt für die ordnungsgemäße und vertragsgemäße Leistungserbringung gegenüber dem Kunden verantwortlich. proforsoftware haftet für Schäden, die durch Subunternehmer verursacht wurden, nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet proforsoftware für das Verschulden des Subunternehmers nur im Falle der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, und auch in diesem Fall beschränkt sich die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche vertragliche Verpflichtungen sind Verpflichtungen, deren Erfüllung für die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags zwingend erforderlich sind und auf deren Erfüllung der Kunde sich regelmäßig verlässt und verlassen darf. Die Haftung für mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn wird ausgeschlossen, es sei denn, diese wurden durch vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten des Subunternehmers verursacht. proforsoftware wird die Vereinbarungen mit seinen Unterauftragnehmern so ausgestalten, dass sie in Übereinstimmung mit den Regelungen dieses Vertrags stehen.
11.4
Mit Abschluss dieses Vertrags stimmt der Kunde dem Einsatz der mit proforsoftware im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenen Unternehmen (nachfolgend „verbundene Unternehmen“ genannt) als Unterauftragnehmer zu.
§12 Änderungsverlangen (Change Requests)
12.1
Der Kunde ist berechtigt, während der Vertragslaufzeit Änderungsverlangen (nachfolgend „Change Requests“) hinsichtlich des vereinbarten Leistungsumfangs an proforsoftware zu richten.
Der Change Request muss eine nachvollziehbare Beschreibung enthalten, einschließlich:
12.2
Nach Eingang eines Change Requests wird proforsoftware prüfen, ob und wie die Umsetzung des Änderungsverlangens technisch und wirtschaftlich machbar ist. proforsoftware erstellt dem Kunden auf Grundlage dieser Prüfung ein schriftliches Angebot, das die voraussichtlichen Auswirkungen auf die Kosten, den Zeitplan sowie die technischen Anforderungen detailliert beschreibt. Der Kunde entscheidet innerhalb von 14 Werktagen nach Erhalt des Angebots, ob der Change Request umgesetzt werden soll. Eine fehlende Rückmeldung gilt als Ablehnung.
12.3
Änderungen, die durch einen Change Request entstehen, werden gesondert vergütet. Die Vergütung erfolgt nach den im Angebot genannten Konditionen oder, soweit nicht anders vereinbart, auf Grundlage der üblichen Vergütungssätze von proforsoftware. Der im ursprünglichen Vertrag vereinbarte Zeitplan wird entsprechend der im Angebot beschriebenen Auswirkungen angepasst. Verzögerungen, die sich aus der Prüfung oder Umsetzung von Change Requests ergeben, berechtigen proforsoftware zu einer angemessenen Verlängerung der vereinbarten Leistungsfristen.
12.4
Der Kunde unterstützt proforsoftware im Rahmen des Change-Request-Verfahrens durch die Bereitstellung aller erforderlichen Informationen, die für die Prüfung und Umsetzung eines Change Requests notwendig sind. Diese Unterstützung erfolgt ohne gesonderte Vergütung durch proforsoftware, ebenso wie die durch den Kunden hierfür aufgewendeten Kapazitäten. Beide Parteien verpflichten sich zu einer engen Zusammenarbeit im Rahmen des Change-Request-Verfahrens.
12.5
Nach Abschluss der Change-Request-Leistung wird proforsoftware dem Kunden die umgesetzte Änderung zur Prüfung und Abnahme vorlegen. Der Kunde ist verpflichtet, die Änderung innerhalb einer Frist von 14 Werktagen schriftlich abzunehmen oder Mängel schriftlich anzuzeigen. Die Abnahme gilt als erteilt, wenn der Kunde innerhalb der Frist keine Rückmeldung gibt. Sämtliche Änderungen am Leistungsumfang sowie deren Auswirkungen auf Vergütung und Zeitplan werden in einer schriftlichen oder in Textform abgeschlossenen Änderungsvereinbarung (Change Request Vereinbarung) festgehalten. Diese wird Vertragsbestandteil und ist von beiden Parteien mindestens digital zu unterzeichnen.
12.6
proforsoftware ist berechtigt, Change Requests abzulehnen, wenn deren Umsetzung technisch nicht möglich ist, unverhältnismäßigen Aufwand erfordert oder den ursprünglichen Vertragszweck erheblich beeinträchtigt.
12.7
proforsoftware ist nicht verpflichtet, Änderungsverlangen des Kunden ohne eine zuvor geschlossene Änderungsvereinbarung umzusetzen. Bis zur Einigung über einen Change Request bleibt der ursprüngliche Vertragsinhalt verbindlich.
§13 Abnahme
13.1
Soweit es sich bei den Leistungen von proforsoftware um Werkleistungen handelt, bedürfen diese der Abnahme. Nach Aufforderung (mindestens in Textform) seitens proforsoftware wird der Kunde nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen unverzüglich, spätestens innerhalb von zehn Werktagen, eine Abnahmeprüfung durchführen und mindetens in Textform die Abnahme erklären. proforsoftware ist berechtigt, die Abnahme auch schon vor dem für die Fertigstellung der Leistung vereinbarten Fälligkeitsdatum zu verlangen, es sei denn, die vorherige Abnahme ist für den Kunden unzumutbar.
13.2
Der Kunde stellt alle für die Durchführung der Abnahmeprüfung erforderlichen Systeme und Daten einschließlich der Testfälle zur Verfügung. proforsoftware ist berechtigt und auf Verlangen des Kunden gegen gesonderte Vergütung, die sich im Zweifel nach den in der jeweils gültigen Preisliste geregelten Stundensätzen richtet, verpflichtet, an der Abnahmeprüfung teilzunehmen.
13.3
Mängel sind alle Abweichungen der tatsächlichen (Ist-Beschaffenheit) von der vereinbarten Beschaffenheit (Soll-Beschaffenheit). Sofern die Abnahmekriterien sich nicht bereits aus diesem Vertrag einschließlich seiner Anlagen ergeben, werden die Parteien unverzüglich nach Beginn der Laufzeit dieses Vertrags Abnahmekriterien auf der Grundlage der vertraglich vereinbarten Spezifikationen vereinbaren.
Bei der Abnahme festgestellte Mängel der Leistung werden den folgenden Fehlerklassen zugeordnet:
|
Fehlerklasse |
Beschreibung |
Auswirkungen |
|
1 |
Der Mangel führt dazu, dass die abzunehmende Leistung nicht genutzt werden kann oder die Abnahme unmöglich ist. |
Abnahme wird verweigert. |
|
2 |
Der Mangel führt zu erheblichen Einschränkungen bei der Nutzung. |
Abnahme wird verweigert, sofern mehr als drei Mängel der Fehlerklasse 3 vorliegen. |
|
3 |
Sonstige Mängel, die die Nutzung nicht wesentlich beeinträchtigen. |
Abnahme wird nicht verweigert; Behebung erfolgt nachträglich. |
Mehrere Mängel der Fehlerklasse 3 können zu einem Mangel der Fehlerklasse 2 führen. Mehrere Mängel der Fehlerklasse 2 können zu einem Mangel der Fehlerklasse 1 führen.
13.4
Die Abnahme kann nur wegen eines (1) Mangels der Fehlerklasse 1 oder mehr als drei (3) Mängeln der Fehlerklasse 2 verweigert werden. Die Abnahme nicht verhindernde Mängel wird proforsoftware im Rahmen der Gewährleistung beseitigen. Sofern im Rahmen der Abnahmeprüfung Mängel der Fehlerklassen 1 und 2 festgestellt werden, werden die Parteien die Abnahmeprüfung, soweit sinnvoll, weiterhin durchführen, um eine möglichst vollständige Übersicht auch über etwaig vorhandener weiterer Mängel zu erlangen. Über die Abnahme ist ein Abnahmeprotokoll mindestens in Textform zu erstellen, das von beiden Parteien mindestens digital zu unterzeichnen ist.
13.5
Die Zuordnung von Mängeln zu den Fehlerklassen erfolgt einvernehmlich zwischen den Parteien. Können sich die Parteien auf eine Einordnung von Mängeln oder darauf, ob ein Mangel vorliegt, nicht einigen, ist jede Partei berechtigt, ein zwischen den Parteien abgestimmtes Eskalationsverfahren einzuleiten. proforsoftware kann bereits vor Abschluss des Eskalationsverfahrens mit der Behebung der Mängel beginnen. Die Mangelbeseitigung erfolgt in diesem Fall ohne Präjudiz für die Sach- und Rechtslage und ohne Anerkennung einer Rechtspflicht seitens proforsoftware.
13.6
Soweit zwischen den Parteien keine abweichende Vereinbarung getroffen wurde, erfolgt die Abnahme durch eine Gesamtabnahme. Sofern zwischen den Parteien Teilabnahmen vereinbart sind, wird im Rahmen der Teilabnahme die Funktionsfähigkeit der im Rahmen der jeweiligen Teilabnahme abzunehmenden Teilleistung isoliert betrachtet. Soweit zwischen den Parteien nicht abweichend vereinbart, werden im Rahmen von Teilabnahmen weder leistungsübergreifende Funktionen noch die vertragsgemäße Interoperabilität der Teilleistung mit anderen Teilen der Gesamtleistung geprüft. Diese sind Gegenstand der Gesamtabnahme. Abgenommene Teilleistungen dienen als Grundlage für die Fortführung der Leistungserbringung. Bereits abgenommene Teilleistungen werden im Rahmen der Gesamtabnahme nicht erneut geprüft.
13.7
Die produktive Nutzung der Leistung für einen Zeitraum von insgesamt mindestens vier Wochen gilt als Abnahme. Ebenso gilt es als Abnahme, wenn der Kunde die Abnahme nicht innerhalb der Frist nach Abs. 1 S. 2 erklärt, ohne die Gründe für die Abnahmeverweigerung plausibel schriftlich darzulegen.
13.8
Kann die Abnahme nach den vorstehenden Abs. 3 bis 6 nicht erklärt werden, wird der Kunde proforsoftware eine angemessene Frist zur Beseitigung der im Protokoll festgestellten abnahmeverhindernden Mängel setzen. Nach Beseitigung der Mängel wird erneut eine Abnahmeprüfung nach den vorstehenden Absätzen durchgeführt.
13.9
Der Kunde wird proforsoftware mindestens zweimal eine angemessene Nachfrist zur Mängelbeseitigung setzen, bevor er weitere ihm aufgrund der Mängel zustehenden Rechte und Ansprüche geltend macht. Bei der letzten Fristsetzung wird der Kunde proforsoftware schriftlich darauf hinweisen, dass er sich für den Fall des fruchtlosen Verstreichens der Frist vorbehält, die ihm zustehenden Rechte und Ansprüche geltend zu machen.
§14 Gewährleistung
14.1
Weisen Werkleistungen von proforsoftware Mängel auf, kann der Kunde verlangen, dass proforsoftware binnen einer angemessenen Frist diese Mängel beseitigt. Mängelrügen sind mit einer nachvollziehbaren Schilderung der Fehlersymptome schriftlich zu erheben.
14.2
proforsoftware wird Mängel nach eigener Wahl durch eine Nachbesserung beseitigen oder die mangelhafte Leistung durch eine neue Leistung ersetzen. proforsoftware kann hierbei eine Umgehungslösung zur Verfügung stellen, soweit und solange dies für den Kunden zumutbar ist.
14.3
Der Kunde unterstützt proforsoftware auf erstes Anfordern in zumutbarem Umfang bei der Mangelbehebung, insbesondere durch die Bereitstellung von erforderlichen Informationen, Zugangsdaten und Testumgebungen. Diese Unterstützung erfolgt ohne Anspruch des Kunden auf eine gesonderte Vergütung durch proforsoftware. Ebenso schuldet proforsoftware dem Kunden keine Vergütung für den zumutbaren Aufwand, der im Rahmen der Unterstützung des Kunden anfällt.
14.4
Sofern die Nacherfüllung endgültig fehlgeschlagen ist, ist der Kunde nach seiner Wahl berechtigt,
Das Fehlschlagen der Nacherfüllung bemisst sich nach der Komplexität der betroffenen Leistungen und des Projekts insgesamt und liegt nicht bereits bei einem einmaligen erfolglosen Nachbesserungsversuch vor. Eine Selbstvornahme durch den Kunden oder durch Dritte im Auftrag des Kunden ist nur zulässig, wenn proforsoftware trotz angemessener Fristsetzung die Mangelbeseitigung verweigert oder sich mit der Mangelbeseitigung in Verzug befindet.
14.5
Gewährleistungsansprüche sind ausgeschlossen, sofern der Kunde die Vertragsleistungen verändert hat und nicht nachweist, dass die Änderung nicht ursächlich für den Mangel war oder die Mangelbeseitigung durch die Änderung mehr als nur unwesentlich erschwert wird.
14.6
Die Verjährungsfrist für Mängelansprüche beträgt 12 Monate, es sei denn, proforsoftware hat den Mangel arglistig verschwiegen. Für Teilleistungen beginnt die Verjährungsfrist mit der schriftlichen Abnahme der jeweiligen Teilleistung.
Diese Bedingungen gelten ergänzend für alle Verträge zwischen proforsoftware und den Kunden über die Bereitstellung und Nutzung von Software, die proforsoftware von Drittanbietern („Hersteller“) bezieht und an Kunden überlässt.
§15 Vertragsgegenstand
15.1
proforsoftware vermittelt Software im eigenen Namen und auf eigene Rechnung an den Kunden und räumt diesem ein Nutzungsrecht an der Software des Herstellers ein. proforsoftware bleibt alleiniger Vertragspartner des Kunden.
15.2
Der Leistungsumfang der überlassenen Software ergibt sich aus den bei Vertragsabschluss gemeinsam erstellten Anforderungen (Pflichtenheft) sowie den vom Hersteller vorgegebenen Produkt- und Servicebedingungen. Das Pflichtenheft bildet die Grundlage für die Beurteilung der Mangelfreiheit der Software.
15.3
proforsoftware schuldet die Bereitstellung der Software im Objektcode sowie die zugehörige Dokumentation. Die Dokumentation wird entweder in gedruckter Form oder elektronisch bereitgestellt.
15.4
proforsoftware weist ausdrücklich darauf hin, dass sie nicht die Herstellerin der Software ist und daher keine Verantwortung für deren Funktionalität, Verfügbarkeit oder Kompatibilität übernimmt.
§16 Überlassung von Nutzungsrechten
16.1 Dauerhafte Softwareüberlassungen
16.1.1
Sofern nicht individualvertraglich anders vereinbart, räumt proforsoftware dem Kunden ein einfaches Nutzungsrecht an der Software ein, das zeitlich unbeschränkt und ausschließlich für die Nutzung der Software im Objektcode zu eigenen geschäftlichen Zwecken des Kunden gilt. Dieses Recht ist nicht übertragbar und nicht unterlizenzierbar, soweit nicht der Erschöpfungsgrundsatz gemäß § 17 UrhG eingreift.
16.1.2
Der Kunde darf die Software nur innerhalb seines Unternehmens und im vertraglich vereinbarten Umfang nutzen. Eine Nutzung durch verbundene Unternehmen (Konzernlizenz) ist nur zulässig, wenn dies ausdrücklich vereinbart wurde.
16.1.3
Die Nutzung durch Dritte oder die Weiterveräußerung der Software ist nur im Rahmen des der Regelungen des § 17 UrhG zulässig. Bei einer Weiterveräußerung verpflichtet sich der Kunde, sämtliche noch bestehende Kopien der Software vollständig zu löschen und sicherzustellen, dass alle vertraglichen Nutzungsbeschränkungen eingehalten werden.
16.1.4
Mit der Bereitstellung neuer Softwareversionen verlieren ältere Versionen ihr Nutzungsrecht, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart. Diese Regelung berührt nicht das nach § 17 UrhG zustehende Recht des Kunden, eine rechtmäßig erworbene Version weiter zu veräußern.
§16.2 Zeitlich begrenzte Softwareüberlassungen
16.2.1
Sofern nicht individualvertraglich anders vereinbart, räumt proforsoftware dem Kunden ein einfaches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Nutzungsrecht für die vereinbarte Vertragslaufzeit ein.
16.2.2
Nach Vertragsende ist der Kunde verpflichtet, die Software vollständig zu deinstallieren, sämtliche Nutzung einzustellen und etwaige Kopien zu löschen. Die Rechte aus dem Erschöpfungsgrundsatz gelten nicht bei zeitlich befristeten Nutzungsverhältnissen.
16.2.3
Mit der Bereitstellung neuer Softwareversionen verlieren ältere Versionen ihr Nutzungsrecht, sofern nicht ausdrücklich anders vereinbart.
16.3 Lizenzmodelle und Nutzungseinschränkungen
16.3.1
proforsoftware bietet die Nutzung der Software auf Basis von Lizenzmodellen wie Named User-Lizenzen (personengebundene Lizenz) oder Concurrent User-Lizenzen (gleichzeitige Nutzeranzahl) an. Der Lizenztyp wird im Vertrag individuell festgelegt und gilt auch bei einem Weiterverkauf im Rahmen des Erschöpfungsgrundsatzes, sofern keine zusätzlichen Rechte seitens des ursprünglichen Rechteinhabers erforderlich sind.
16.3.2
Der Kunde ist verpflichtet, die Software nur im vertraglich vereinbarten Umfang zu nutzen. Eine Überschreitung der Nutzungsrechte führt zu einer Anpassung der Lizenzgebühren auf Basis der tatsächlichen Nutzung. Diese Regelung gilt ausschließlich zwischen den ursprünglichen Vertragsparteien und begründet keine Verpflichtung für Dritte.
16.3.3
Sofern der Kunde die Software im Rahmen des Zulässigen weiterveräußert, ist er verpflichtet sicherzustellen, dass die bestehenden Lizenzbedingungen, einschließlich der Einschränkungen zur Nutzung, vollständig eingehalten werden. Dies umfasst insbesondere die Verpflichtung, dem Erwerber die Lizenzbedingungen vollständig offenzulegen.
16.3.4
proforsoftware übernimmt keine Haftung für Einschränkungen oder Änderungen der Nutzungsrechte, die sich aus den Lizenzbedingungen des Softwareherstellers ergeben. Der Kunde erkennt an, dass zusätzliche Rechte – insbesondere zur Veränderung, Unterlizenzierung oder Weiterveräußerung – ausschließlich direkt beim Hersteller erworben werden können, sofern diese nicht bereits vom Erschöpfungsgrundsatz umfasst sind. proforsoftware wird den Kunden bei der Kommunikation mit dem Hersteller unterstützen, übernimmt jedoch keine Gewährleistung für den Erfolg dieser Maßnahmen.
§17 Haftung und Gewährleistung
17.1
proforsoftware haftet für die sorgfältige Auswahl der Software, die ordnungsgemäße Bereitstellung und Übertragung der Nutzungsrechte sowie für eine fachgerechte Beratung bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit unbeschränkt. Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet proforsoftware ausschließlich bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren ordnungsgemäße Erfüllung für die Erreichung des Vertragszwecks unverzichtbar ist und auf deren Einhaltung die jeweils andere Partei regelmäßig vertrauen darf. In diesen Fällen ist die Haftung auf den einfachen Betrag der im letzten Vertragsjahr gezahlten Lizenzgebühren, höchstens jedoch EUR 100.000, beschränkt. Zwingende Haftungstatbestände bleiben unberührt, insbesondere § 276 Abs. 3 BGB, § 444 BGB, das Produkthaftungsgesetz sowie Schäden an Leben, Körper oder Gesundheit.
17.2
Die Haftung von proforsoftware für Schäden aus reinen Herstellermängeln ist ausgeschlossen, es sei denn, der Mangel beruht auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit bei der Auswahl des Herstellers, proforsoftware hat die Anzeige, Abtretung oder vereinbarte Durchsetzung der Herstelleransprüche schuldhaft unterlassen, oder proforsoftware haftet zwingend nach Gesetz. In diesen Ausnahmefällen gilt der Haftungsdeckel des Absatzes 17.1 Satz 2 entsprechend.
17.3
Bestehen Herstellermängel trotz nachweislicher Ausschöpfung der dem Kunden zustehenden Ansprüche länger als 60 Kalendertage fort, benennt proforsoftware geeignete Alternativlösungen, soweit marktverfügbare Standardsoftware vorhanden und wirtschaftlich zumutbar ist. Auf Verlangen unterstützt proforsoftware die Migration gegen gesonderte Vergütung nach aktueller Preisliste. Alle Kosten der Ersatzbeschaffung und Migration trägt der Kunde.
17.4
Eine Haftung von proforsoftware ist ausgeschlossen für Schäden, die zurückzuführen sind auf nicht offengelegte Besonderheiten der kundenseitigen IT-Infrastruktur, eine Nutzung der Software, die nicht den Nutzungsbedingungen oder vertraglichen Vorgaben entspricht, eigenmächtige Veränderungen oder Manipulationen der Software durch den Kunden ohne vorherige schriftliche Zustimmung von proforsoftware sowie auf Fälle höherer Gewalt oder außergewöhnliche Ereignisse beim Hersteller, die außerhalb dessen normalen Geschäftsverlaufs liegen und nicht vorhersehbar waren.
§18 Laufzeit und Kündigung
18.1
Die Vertragslaufzeit ergibt sich aus der individuellen Vereinbarung. Fehlt eine solche, gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen und kann von beiden Parteien mit einer Frist von drei Monaten zum Quartalsende gekündigt werden.
18.2
Eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
§19 Drittsoftware und Herstellerverpflichtungen
19.1
Der Kunde erkennt an, dass zusätzliche Rechte, z. B. zur Änderung oder Unterlizenzierung der Software, nur direkt beim Hersteller erworben werden können, sofern dieser dies anbietet.
19.2
proforsoftware haftet nicht für Einschränkungen oder Änderungen der Nutzungsrechte, die sich aus den Lizenzbedingungen des Herstellers ergeben.
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Gewerbering 10 – 14
25469 Halstenbek
Stand: 01.08.2025
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