Automatisches Kontieren von Rechnungen (KI)

KI nimmt ihnen viele Dinge ab - so auch Analysen und Bewertungen

Steigern Sie die Effizienz Ihrer Buchhaltung mit unserer KI-gestützten automatischen Kontierung für DocuWare inklusive nahtloser DATEV-Integration. Unsere intelligente Lösung analysiert Lieferantenrechnungen automatisch, ordnet Kostenstellen, Kostenträger und Sachkonten nach DATEV SKR03/04 zu und spart Ihrem Team wertvolle Zeit bei der Belegverarbeitung. Durch die tiefe Verzahnung mit Ihren DocuWare-Workflows und individuellen Regelwerken optimieren Sie nicht nur Prozesse – Sie schaffen auch eine transparente, nachvollziehbare und revisionssichere Kontierung, die speziell auf Ihre Unternehmensstruktur zugeschnitten ist. Starten Sie in die Zukunft der digitalen Buchhaltung – schnell, sicher und vollständig integriert.

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Vorteile und Nutzeneffekte von unseren Lösungen

Unsere Lösungen liefern echten Mehrwert:

Automatische Kontierung mit KI

Die KI analysiert Rechnungsinhalte intelligent und kontiert Belege automatisch nach DATEV-Kontenrahmen – ganz ohne manuelle Eingriffe.

Nahtlose DocuWare-Integration

Die Lösung ist vollständig in Ihre bestehenden DocuWare-Workflows integriert und funktioniert ohne Medienbrüche oder Zusatzsysteme.

DATEV-konform & revisionssicher

Kontierungen erfolgen regelkonform nach SKR03/04 und sind jederzeit nachvollziehbar sowie prüfungssicher dokumentiert.

Deutliche Zeitersparnis in der Buchhaltung

Routineaufgaben entfallen, Durchlaufzeiten verkürzen sich und Monats- sowie Jahresabschlüsse werden spürbar beschleunigt.

Hohe Kontierungsqualität & weniger Fehler

Standardisierte KI-Entscheidungen sorgen für konsistente, fehlerarme Kontierungen über alle Belege hinweg.

Individuelle Kostenstellen & Regeln

Unternehmensspezifische Kontierungslogiken, Kostenstellen und Kostenträger werden zuverlässig berücksichtigt.

Skalierbar für wachsende Belegvolumen

Ideal für Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen, die ihre Buchhaltung zukunftssicher automatisieren möchten.

Wir gehören zu den Besten und wurden von DocuWare für unsere Leistungen ausgezeichnet

Das sagen unsere Kundinnen und Kunden

Lesen Sie, was unsere langjährigen Partner über Business Central und die Zusammenarbeit mit uns zu berichten haben.

Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.

Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.

Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.

Gereon Steinkuhl

Projektmanager, HVVG

Ihre Mehrwerte mit KI!

Mit der KI-gestützten automatischen Kontierung in DocuWare wird die Verarbeitung von Eingangsrechnungen schneller, strukturierter und effizienter. Die integrierte KI analysiert Rechnungsinhalte automatisch und ermittelt passende Sachkonten, Kostenstellen und Kostenträger. Die Kontierung erfolgt direkt im bestehenden DocuWare-Workflow und wird DATEV-konform für die Weiterverarbeitung bereitgestellt – ganz ohne Systemwechsel oder manuelle Zwischenschritte.

Unternehmen profitieren so von:

Deutlich reduziertem manuellem Kontierungsaufwand
Einheitlichen und nachvollziehbaren Kontierungsentscheidungen
Einer direkten Integration in DocuWare mit DATEV-Unterstützung (SKR03/SKR04)

Fazit:
Ob Buchhaltung, Finanzabteilung oder Steuerberatung – die KI-gestützte Kontierung in DocuWare sorgt für standardisierte Prozesse, mehr Transparenz und eine effiziente Belegverarbeitung. Sie entlasten Ihre Mitarbeitenden, erhöhen die Qualität der Kontierung und schaffen eine verlässliche Basis für die Weiterverarbeitung in DATEV.

👉 Erleben Sie, wie KI Ihre Kontierungsprozesse in DocuWare automatisiert und vereinfacht.

Wie kann ich mir das vorstellen?

Schauen Sie sich das integrierte Add-On anhand der Produktbilder direkt in DocuWare an

IT-Checkliste für 2026

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Fragen & Antworten zum System

Lesen Sie in unserer kurzen aber wichtigen FAQ-Sektion die wichtigsten Themen und deren Fragen - wir haben sie gestellt bekommen und beantwortet.

1. Wie funktioniert die automatische Kontierung genau?

Die KI analysiert den Beleginhalt – insbesondere die Artikelzeilen und ihre Kategorie (z.B. Übernachtungspauschale, Elektronik, Dienstleistung etc.) – und wählt auf Basis des DATEV-Kontenrahmens SKR03 oder SKR04 automatisch das passende Sachkonto aus. Sie berücksichtigt dabei globale Einstellungen des Kontenrahmens, sowie individuelle Regeln, die in einem DocuWare-Hilfsarchiv hinterlegt sind.

2. Kann ich eigene Kostenstellen oder Sachkonten hinterlegen?

Ja. In einem speziellen Hilfsarchiv in DocuWare können beliebige Kostenstellen, Kostenträger oder Sachkonten gepflegt werden. Die KI nutzt diese Informationen aktiv, um Belege präzise zu kontieren und die Zuordnung zu individualisieren – ideal für Unternehmen mit eigener Kostenstellenstruktur.

3. Wie begründet die KI ihre Kontierungsvorschläge?

Jede Kontierung wird transparent erklärt.
Im erweiterten DocuWare-TableField erscheinen zusätzliche Spalten wie Sachkonto, Kostenstelle, Kostenträger und Begründung. Dort dokumentiert die KI nachvollziehbar, warum sie ein bestimmtes Sachkonto gewählt hat – z. B. „wiederkehrende Buchung für Lieferant XY“ oder „Artikelbeschreibung enthält ‚Büromaterial‘“.

4. Unterstützt das Add-on mehrere Kontenrahmen?

Ja. Die KI arbeitet standardmäßig mit DATEV SKR03 oder SKR04, kann jedoch auf Wunsch für abweichende Kontenrahmen oder individuelle ERP-Strukturen angepasst werden.

5. Ist das Add-on direkt in DocuWare integriert?

Vollständig. Es handelt sich nicht um eine externe Anwendung, sondern um ein nahtlos integriertes Add-on, das innerhalb von DocuWare funktioniert – inklusive Zugriff auf Archive, TableFields und Workflows.

6. Muss ich die KI trainieren?

Nein, die KI ist sofort einsatzbereit. Der "Prompt" beinhaltet entsprechende Anweisungen und wird mit individuellen Wünschen und Werten (z.B. Kostenstellen) erweitert, so dass diese durch die KI verwendet werden können.

7. Wie sicher ist die KI-Kontierung?

Die gesamte Verarbeitung findet innerhalb der cloudbasierten Middleware Make.com statt und ist direkt an ihr DocuWare Cloud-System angebunden . Wir nutzen Anthropic Claude als KI, die auf europäischen Servern arbeitet. Das Dokument wird für die Auslese und Kontierung an die KI übermittelt.

8. Wie werden Fehler oder abweichende Kontierungen behandelt?

Abweichungen oder Fehlinterpretationen können direkt in der Workflow-Aufgabe von DocuWare im TableField korrigiert werden.

Hinweis: Die KI kann Fehler machen.

9. Für wen eignet sich das Add-on?

Ideal für alle Unternehmen, die mehrere Lieferantenrechnungen pro Monat verarbeiten und manuelle Kontierungsarbeit minimieren wollen – insbesondere im Rechnungswesen, in der Buchhaltung oder in Shared-Service-Centern.

10. Welche Voraussetzungen sind nötig?

Lediglich ein aktives DocuWare-System (Cloud) sowie das Add-on selbst. Optional empfiehlt sich ein Hilfsarchiv mit den individuellen Kontierungsregeln, um die volle Leistungsfähigkeit der KI auszuschöpfen.Lediglich ein aktives DocuWare-System (Cloud) sowie das Add-on selbst. Optional empfiehlt sich ein Hilfsarchiv mit den individuellen Kontierungsregeln, um die volle Leistungsfähigkeit der KI auszuschöpfen.

12. Wie erfolgt die Abrechnung?

Das Add-on wird als monatliches Subskriptionsmodell lizenziert. Die Preisstruktur orientiert sich an den DocuWare-Cloud-Tarifen, abhängig von der Anzahl der zu verarbeitenden Belege.

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