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Digitale Rechnungs-verarbeitung

Digitalisieren Sie Ihren Rechnungslauf und profitieren von den vielfältigen Funktionen

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Highlight #1

Archivierung

Rechtssichere und gesetzeskonforme Archivierung von buchhalterischen Unterlagen

Highlight #2

Transparenz

Schaffen Sie einen Überblick und Transparenz über sämtliche Dokumente, die derzeit bearbeitet werden

Highlight #3

Automatismen

Dank vielfältiger Automatismen "routen" sie ihre Rechnungen elegant und schnell durch das Unternehmen

Die digitale Rechnungsverarbeitung - EINFÜHRUNG

Die digitale Rechnungsprüfung ist ein unverzichtbarer Bestandteil des modernen Finanzmanagements. In einer Welt, in der Geschwindigkeit und Genauigkeit zählen, ermöglicht diese Technologie Unternehmen, ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, Fehler zu reduzieren und die Transparenz zu erhöhen. Entdecken Sie, wie diese Innovation Ihr Unternehmen transformieren kann.

Highlights und Funktionen

Die Digitale Rechnungsprüfung automatisiert und vereinfacht den Prüfprozess von Eingangsrechnungen, erhöht die Genauigkeit und sorgt für Compliance. Mit Technologien wie Optical Character Recognition (OCR) werden Rechnungen schnell erfasst und verarbeitet. Die profor software GmbH bietet mit DocuWare eine effiziente Lösung für die digitale Rechnungsprüfung, die den Prüfungsprozess revolutioniert und sich nahtlos in Ihre bestehenden Systeme integriert.

Rechtssicherheit
Sicherheit und Compliance: Durch die Archivierung in DocuWare werden alle Kreditorenrechnungen sicher und konform mit den gesetzlichen Vorschriften gespeichert.
Transparenz und Überblick

Digitale Aufgabenlisten zeigen alle Rechnungen an, die bearbeitet werden müssen - inklusive Fristen oder Erinnerungen.

Reminder und Eskalationen

DocuWare erinnert und informiert die Anwender automatisch, sobald eine Frist erreicht ist oder die Rechnung innerhalb eines definierbaren Zeitraums nicht bearbeitet wurde.

Individueller Workflow

Neben "standardisierten" Workflows zur Rechnungsverarbeitung hat das System seine Stärken, via grafischem Designer den Ablauf individuell und auf Kundenwunsch zu gestalten.

Benachrichtigungen

Beliebige Personen oder Personenkreise können vom System automatisch via E-Mail benachrichtigt werden, beispielsweise wenn eine Rechnung mit einem sehr hohen Gesamtwert eingegangen ist oder im FiBu-System erfasst bzw. gebucht wurde.

Schnittstellen

Dank tausender verfügbarer Schnittstellen binden wir das DocuWare Dokumenten-Management-System an Ihre ERP- oder Finanzbuchhaltungssoftware an. Je nach Funktionsumfang können so weitere Aufgaben automatisiert werden. (Beispiel mit Business Central: Automatisch Buchungsvorschläge anlegen)

Sie haben Fragen oder möchten weitere Informationen?
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Rechnungsdaten automatisch durch OCR und KI erfassen

Mit unserer OCR-Lösung am Posteingang werden sämtliche eingehende Kreditorenrechnungen vollautomatisiert erfasst und ausgelesen. Kopfdaten, Fußdaten und Artikelzeilen.

Workflows & digitale Aufgabenlisten

Anwender:innen bekommen in ihrer Aufgaben-Inbox sämtliche Rechnungen zugewiesen, die zur Bearbeitung anstehen.

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Reminder und Eskalationen

In DocuWare bleibt keine Rechnung liegen! Dank automatisierter Wiedervorlagen, Reminder-Funktionen und einem zweistufigen Eskalationssystem, stellen Sie die Bearbeitung des Belegs im gewünschten Zeitraum sicher.

Vorteile und Nutzeneffekte bei Einsatz einer Schnittstelle

Welche Vorteile bietet ein elektronischer Rechnungslauf und die Digitalisierung der Bearbeitung von Kreditorenrechnungen?

Effizienzsteigerung
Durch die Automatisierung von Routineaufgaben wie der Datenerfassung und dem Dokumentenimport.
Kostensenkung
Reduzierung von manuellen Fehlern und damit verbundenen Kosten.
Compliance
Einfachere Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch automatische Archivierung.
Zentralisierung
Alle wichtigen Dokumente und Daten sind an einem Ort verfügbar, was die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung erleichtert.
Intro Video

Dokumenten-Management und die digitale Rechnungsverarbeitung

In diesem kurzen Video erhalten Sie ein erstes Intro über "DMS" und eine digitale Rechnungsverarbeitung.

Die digitale Rechnungsverarbeitung - FAZIT

Die Einführung einer digitalen Rechnungsverarbeitung ist ein strategischer Schritt in Richtung gesteigerter Effizienz und Compliance in Ihrem Unternehmen.

Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben können Sie wertvolle Zeit sparen und menschliche Fehler minimieren.

Die beschleunigte Bearbeitung von Rechnungen verbessert zudem den Cashflow und die Beziehungen zu Lieferanten.

Mit der vollständigen Transparenz und Nachvollziehbarkeit aller Prozesse erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Anforderungen mit Leichtigkeit, sondern legen auch eine solide Basis für datengestützte Entscheidungen.

Die Kosteneinsparungen und die verbesserte Übersicht über Ihre Finanzprozesse sind weitere Vorteile, die die digitale Rechnungsverarbeitung zu einer lohnenden Investition für Ihr Unternehmen machen.

Mit unserer Lösung DocuWare bieten wir eine robuste und benutzerfreundliche Plattform für die digitale Rechnungsverarbeitung, die Ihrem Unternehmen dabei hilft, sich in der digitalen Ära erfolgreich zu positionieren.

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Kundenstimmen

Viele Kunden vertrauen uns. Lesen Sie, warum.
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profor hat uns beeindruckt, indem sie Microsoft Dynamics 365 Business Central an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst haben. Ihr Verständnis für unsere Branche und die Bereitschaft, eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, haben wirklich den Unterschied gemacht. Jetzt haben wir ein System, das genau auf unsere Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

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Torben Klotz

CFO, Delta Fleisch Handels GmbH

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Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.“

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Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

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Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

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Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

White Paper E-Rechnung

In unserem neuesten White Paper erläutern wir die Hintergründe der E-Rechnung/XRechnung, was ZUGFeRD ist und welche neuen gesetzlichen Anforderungen ab 2025 auf Sie zukommen!

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profor software GmbH
ERP- und DMS-Lösungen für den Mittelstand

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