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Digitale Personalakte

Rechtssichere Archivierung und moderne Workflows zu mitarbeiterspezifischen Dokumenten

 
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In der heutigen digitalen Ära ist die Verwaltung von Personalakten ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Personalabteilung.

Mit der digitalen Personalakte in DocuWare bieten wir eine fortschrittliche Lösung, die nicht nur höchste Sicherheitsstandards für die Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten gewährleistet, sondern auch eine Vielzahl von Workflows unterstützt.

Diese Workflows vereinfachen und optimieren zentrale HR-Prozesse wie Onboarding, Bewerbermanagement und Recruiting. Die sichere Archivierung in DocuWare sorgt dafür, dass alle Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen geschützt und jederzeit zugänglich sind. Dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und andere wichtige Unterlagen.

Zudem ermöglicht die digitale Personalakte eine reibungslose Integration in bestehende Systeme und steigert die Effizienz der Personalverwaltung erheblich.

 

Wozu eine digitaler Personalakte?

Welchen Mehrwert erhält Ihr Unternehmen durch den Einsatz einer digitalen Personalakte im Dokumentenmanagement-System (DMS)?

Zentrale digitale Personalakte

Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente – wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Bewerbungsunterlagen – werden an einem zentralen Ort digital abgelegt, strukturiert verwaltet und stehen berechtigten Personen jederzeit zur Verfügung.

 

Schneller Zugriff auf Personaldaten

Personalverantwortliche können benötigte Informationen mit einem Klick finden, ohne Dokumente manuell durchsuchen zu müssen. Das steigert die Effizienz und Reaktionsfähigkeit im HR-Alltag.

 

Automatisierte HR-Prozesse

Routineaufgaben – wie Onboarding, Bewerbermanagement oder Dokumentenablage – werden durch Workflows automatisiert, was manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.

 

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Jetzt ist der richtige Moment. Gemeinsam loslegen.

Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und erfahren Sie, welche digitalen Lösungen und Software-Optionen Ihre täglichen Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.

Welche Lösungen bieten wir für Ihre täglichen Herausforderungen?

Hier finden Sie passende Lösungen für typische Herausforderungen im Personal- und HR-Bereich – und wie wir diese gezielt digital adressieren.

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Unübersichtliche Mitarbeiterakten

durch verstreute Dokumente, Papierakten oder unterschiedliche Ablagesysteme.

Unsere Lösung:

Zentrale digitale Personalakte, in der alle Mitarbeiter-Dokumente strukturiert, sicher und einheitlich abgelegt werden.

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Zeitintensive Administration

durch manuelle Ablage, Suchen und wiederkehrende Routineprozesse.

Unsere Lösung:

Automatisierte Ablageprozesse, Vorlagen und strukturierte Akten erleichtern wiederkehrende Aufgaben und sparen Arbeitszeit.

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Fehleranfällige Datenpflege

durch manuelle Eingaben, doppelte Dateien und inkonsistente Informationen.

Unsere Lösung:

Standardisierte Datenfelder, automatische Indexierung und Plausibilitätsprüfungen sorgen für konsistente und vollständige Personalinformationen.

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Schwierige Transparenz über Status & Fristen

durch fehlende Hinweise auf Termine wie Probezeitende, Vertragsverlängerung oder Weiterbildungen.

Unsere Lösung:

DocuWare automatisiert Freigabeprozesse und beschleunigt Entscheidungen durch digitale Workflows.

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Datenschutz- und Compliance-Risiken

durch unsichere Ablagen, fehlende Berechtigungen und mangelnde Nachvollziehbarkeit.

Unsere Lösung:

DocuWare reduziert Fehler durch automatische Datenerfassung und standardisierte Prozesse.

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Ineffiziente Zusammenarbeit zwischen Abteilungen

durch unterschiedliche Versionsstände, Medienbrüche und fehlende gemeinsame Sicht.

Unsere Lösung:

Gemeinsame digitale Akte mit klaren Rollen, Berechtigungen und zentraler Bearbeitung – alle relevanten Personen sehen denselben aktuellen Stand.

Das sagen unsere Kundinnen und Kunden

Lesen Sie, was unsere langjährigen Partner über Business Central und die Zusammenarbeit mit uns zu berichten haben.
Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.
Judith Kemmann
Head of Finance, ROBOTSPACESHIP
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Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.
Sandra Schneider
Head of Finance & HR, Accuride International GmbH
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Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.

Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine 
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.

Gereon Steinkuhl
Projektmanager, HVVG
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Sie wollen unsere ausführlichen Case Studies lesen?

Vorteile und Nutzeneffekte von unseren Lösungen

Unsere Lösungen liefern echten Mehrwert:

Effizienzsteigerung

Durch die Digitalisierung der Personalakte werden administrative Prozesse beschleunigt und der manuelle Aufwand erheblich reduziert, was zu einer höheren Produktivität führt.

Datensicherheit

Die digitale Personalakte bietet höchste Sicherheitsstandards durch verschlüsselte Speicherung und kontrollierten Zugriff, wodurch sensible Mitarbeiterdaten zuverlässig geschützt sind.

Flexibler Zugriff

Mitarbeiter und HR-Teams können von überall und zu jeder Zeit auf wichtige Dokumente zugreifen, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit erhöht.

Kosteneinsparungen

Durch die Reduktion von Papierdokumenten und die Automatisierung von Prozessen werden Kosten für Lagerung, Druck und Verwaltung deutlich gesenkt.

Häufig gestellte Fragen

Lesen Sie in unserer kurzen aber wichtigen FAQ-Sektion die drei wichtigsten Themen und deren Fragen - wir haben sie gestellt bekommen und beantwortet.

Wie sicher sind die Daten in der digitalen Personalakte?

DocuWare bietet höchste Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Datenspeicherung und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit sensibler Mitarbeiterinformationen zu gewährleisten.

 
Können Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente einsehen?

Ja, Mitarbeiter können über sichere Links von jedem Gerät aus auf ihre digitalen Personalakten zugreifen und ihre Dokumente einsehen.

 
Welche HR-Prozesse werden durch die digitale Personalakte unterstützt?

Die digitale Personalakte unterstützt Workflows wie Onboarding, Bewerbermanagement, Recruiting und die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen.

 
Wie werden Bewerbungsunterlagen verwaltet?

Der gesamte Bewerbungsprozess wird digitalisiert und zentral in DocuWare verwaltet, von der Bewerbung bis zur Archivierung der Unterlagen.

Was passiert mit Gehaltsabrechnungen?

Gehaltsabrechnungen werden automatisch in den digitalen Personalakten archiviert, unabhängig davon, ob sie intern oder von einem externen Steuerbüro erstellt wurden. Mitarbeiter können diese Abrechnungen sicher einsehen.

Neu: DocuWare Connect to BC 365

Entdecken Sie auch unsere neue Schnittstelle zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle Informationen finden Sie hier:

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Heute entscheiden. Morgen effizienter arbeiten.

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