Rechtssichere Archivierung und moderne Workflows zu mitarbeiterspezifischen Dokumenten
In der heutigen digitalen Ära ist die Verwaltung von Personalakten ein wesentlicher Bestandteil einer effektiven Personalabteilung.
Mit der digitalen Personalakte in DocuWare bieten wir eine fortschrittliche Lösung, die nicht nur höchste Sicherheitsstandards für die Speicherung sensibler Mitarbeiterdaten gewährleistet, sondern auch eine Vielzahl von Workflows unterstützt.
Diese Workflows vereinfachen und optimieren zentrale HR-Prozesse wie Onboarding, Bewerbermanagement und Recruiting. Die sichere Archivierung in DocuWare sorgt dafür, dass alle Dokumente gemäß den gesetzlichen Anforderungen geschützt und jederzeit zugänglich sind. Dazu gehören Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und andere wichtige Unterlagen.
Zudem ermöglicht die digitale Personalakte eine reibungslose Integration in bestehende Systeme und steigert die Effizienz der Personalverwaltung erheblich.
Welchen Mehrwert erhält Ihr Unternehmen durch den Einsatz einer digitalen Personalakte im Dokumentenmanagement-System (DMS)?
Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente – wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen oder Bewerbungsunterlagen – werden an einem zentralen Ort digital abgelegt, strukturiert verwaltet und stehen berechtigten Personen jederzeit zur Verfügung.
Personalverantwortliche können benötigte Informationen mit einem Klick finden, ohne Dokumente manuell durchsuchen zu müssen. Das steigert die Effizienz und Reaktionsfähigkeit im HR-Alltag.
Routineaufgaben – wie Onboarding, Bewerbermanagement oder Dokumentenablage – werden durch Workflows automatisiert, was manuellen Aufwand reduziert und Fehler minimiert.
Sensibelste Mitarbeiterdaten sind sicher und DSGVO-konform gespeichert. Berechtigungen und Protokolle sorgen für transparente Zugriffssteuerung und Nachvollziehbarkeit.
Durch digitale Akten und automatisierte Abläufe spart die HR-Abteilung Zeit und kann sich stärker auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt auf administrative Routine.
Papier, Archivflächen und manuelle Verwaltung werden überflüssig, Lager- und Verwaltungskosten sinken deutlich – gleichzeitig wird die Nachhaltigkeit gefördert.
Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und erfahren Sie, welche digitalen Lösungen und Software-Optionen Ihre täglichen Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.
Hier finden Sie passende Lösungen für typische Herausforderungen im Personal- und HR-Bereich – und wie wir diese gezielt digital adressieren.
durch verstreute Dokumente, Papierakten oder unterschiedliche Ablagesysteme.
Unsere Lösung:
Zentrale digitale Personalakte, in der alle Mitarbeiter-Dokumente strukturiert, sicher und einheitlich abgelegt werden.
durch manuelle Ablage, Suchen und wiederkehrende Routineprozesse.
Unsere Lösung:
Automatisierte Ablageprozesse, Vorlagen und strukturierte Akten erleichtern wiederkehrende Aufgaben und sparen Arbeitszeit.
durch manuelle Eingaben, doppelte Dateien und inkonsistente Informationen.
Unsere Lösung:
Standardisierte Datenfelder, automatische Indexierung und Plausibilitätsprüfungen sorgen für konsistente und vollständige Personalinformationen.
durch fehlende Hinweise auf Termine wie Probezeitende, Vertragsverlängerung oder Weiterbildungen.
Unsere Lösung:
DocuWare automatisiert Freigabeprozesse und beschleunigt Entscheidungen durch digitale Workflows.
durch unsichere Ablagen, fehlende Berechtigungen und mangelnde Nachvollziehbarkeit.
Unsere Lösung:
DocuWare reduziert Fehler durch automatische Datenerfassung und standardisierte Prozesse.
durch unterschiedliche Versionsstände, Medienbrüche und fehlende gemeinsame Sicht.
Unsere Lösung:
Gemeinsame digitale Akte mit klaren Rollen, Berechtigungen und zentraler Bearbeitung – alle relevanten Personen sehen denselben aktuellen Stand.
Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.
Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.
Unsere Lösungen liefern echten Mehrwert:
Lesen Sie in unserer kurzen aber wichtigen FAQ-Sektion die drei wichtigsten Themen und deren Fragen - wir haben sie gestellt bekommen und beantwortet.
DocuWare bietet höchste Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Datenspeicherung und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit sensibler Mitarbeiterinformationen zu gewährleisten.
Ja, Mitarbeiter können über sichere Links von jedem Gerät aus auf ihre digitalen Personalakten zugreifen und ihre Dokumente einsehen.
Die digitale Personalakte unterstützt Workflows wie Onboarding, Bewerbermanagement, Recruiting und die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen.
Der gesamte Bewerbungsprozess wird digitalisiert und zentral in DocuWare verwaltet, von der Bewerbung bis zur Archivierung der Unterlagen.
Gehaltsabrechnungen werden automatisch in den digitalen Personalakten archiviert, unabhängig davon, ob sie intern oder von einem externen Steuerbüro erstellt wurden. Mitarbeiter können diese Abrechnungen sicher einsehen.
Entdecken Sie auch unsere neue Schnittstelle zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle Informationen finden Sie hier:
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