Digitale Personalakte für die HR-Abteilung

Highlight #1

Datensicherheit

Die digitale Personalakte in DocuWare garantiert höchste Sicherheitsstandards und schützt sensible Mitarbeiterdaten vor unbefugtem Zugriff.

Highlight #2

Zugriffsgeschwindigkeit

Mit der digitalen Personalakte können Personalverantwortliche schnell und einfach auf alle relevanten Dokumente zugreifen, was die Effizienz und Reaktionsfähigkeit erhöht.

Highlight #3

Automatisierung

Die digitale Personalakte automatisiert viele Verwaltungsaufgaben, reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler durch standardisierte Prozesse.

Zufriedene Kunden und Anwender

Digitales Personalmanagement - EINFÜHRUNG

In der heutigen digitalen Welt ist die Verwaltung von Personalakten eine entscheidende Komponente für eine effiziente Personalabteilung. Mit der digitalen Personalakte in DocuWare bieten wir eine moderne Lösung, die nicht nur höchste Sicherheitsstandards für die Archivierung sensibler Mitarbeiterdaten garantiert, sondern auch eine Vielzahl von Workflows unterstützt. Diese Workflows erleichtern und optimieren zentrale HR-Prozesse wie Onboarding, Bewerbermanagement und Recruiting.

Die sichere Archivierung in DocuWare stellt sicher, dass alle Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben geschützt und jederzeit verfügbar sind. Dies umfasst Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen, Krankmeldungen und weitere wichtige Unterlagen. Darüber hinaus ermöglicht die digitale Personalakte eine nahtlose Integration in bestehende Systeme und verbessert die Effizienz der Personalverwaltung erheblich.

Highlights und Funktionen

Entdecken Sie die Vorteile der digitalen Personalakte von DocuWare: Höchste Datensicherheit schützt Ihre sensiblen Informationen, während automatisierte Workflows wie Onboarding und Bewerbermanagement Ihre HR-Prozesse effizienter und schneller machen. Sparen Sie Zeit und erfüllen Sie alle gesetzlichen Anforderungen mit unserer rechtssicheren Archivierungslösung.

Sicherer und zentraler Dokumentenspeicher

DocuWare verwandelt die Art und Weise, wie Sie mit Personaldokumenten umgehen, grundlegend. Genießen Sie die Sicherheit, mit der Ihre wertvollen Informationen aufbewahrt werden, und erleben Sie, wie mühelos sich der Zugriff, das Teilen und die Aktualisierung dieser Daten gestaltet. Lassen Sie den Papierkram und die endlosen Excel-Tabellen hinter sich und bewältigen Sie Aufgaben wie das Onboarding und die Lohnabrechnung in wenigen Klicks.

Daten und Informationen per Klick

Effizient Personalanfragen beantworten, ohne sich in der Suche zu verlieren. Behalten Sie stets den Überblick über anstehende Termine und den Status Ihrer Unterlagen. Gleichzeitig ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen. Entdecken Sie, wie HR-Arbeit noch erfreulicher werden kann!

Rechtssicherheit und Datenschutz

Eliminieren Sie die Möglichkeit, dass sensible Mitarbeiterinformationen in die falschen Hände gelangen. Mit DocuWare versichern Sie Ihren Teammitgliedern, dass ausschließlich autorisierte Personen Zugang zu ihren Dokumenten haben. Die lückenlose Protokollierung jedes Zugriffs gewährleistet dabei vollständige Transparenz und Nachverfolgbarkeit.

Anwendungsfall #1: Digitale Personalakte

Mit einer digitalen Personalakte archivieren sie mitarbeiterspezifische Dokumente in einem sicheren Datenspeicher. Anhand von Berechtigungen werden Zugriffe eingestellt. Mitarbeiter können auf ihre eigene Akte von jedem Ort der Welt aus zugreifen und Dokumente einsehen.

Anwendungsfall #2: Bewerbermanagement

Der gesamte Bewerbungsprozess wird digitalisiert und zentral verwaltet. Vom Eingang der Bewerbung über die Kommunikation mit den Kandidaten bis hin zur Archivierung der Bewerbungsunterlagen – alles erfolgt in einem durchgängigen Workflow.

Anwendungsfall #3: OnBoarding

Neue Mitarbeiter werden schnell und unkompliziert integriert. Alle erforderlichen Dokumente, Schulungsunterlagen und Checklisten sind zentral verfügbar, was den Einarbeitungsprozess beschleunigt und vereinfacht.

Anwendungsfall #4: Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen

Generieren Sie Lohnabrechnungen mit dem Gehaltsprogramm Ihrer Wahl. Anschließend archiviert DocuWare diese automatisch in den digitalen Personalakten Ihrer Mitarbeiter, selbst wenn die Abrechnungen durch ein externes Steuerbüro erstellt werden.

Mitarbeitende haben mittels eines sicheren Links die Möglichkeit, von beliebigen Geräten aus auf ihre Lohnabrechnungen zuzugreifen.

DALL·E 2024-05-22 18.47.24 - Anwendungsfall #4_ Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen - Ein Bildschirm zeigt eine Benutzeroberfläche für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen mi

Häufige Fragen und Antworten

1. Wie sicher sind die Daten in der digitalen Personalakte?

DocuWare bietet höchste Sicherheitsstandards, einschließlich verschlüsselter Datenspeicherung und Zugriffskontrollen, um die Vertraulichkeit sensibler Mitarbeiterinformationen zu gewährleisten.

2. Können Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente einsehen?

Ja, Mitarbeiter können über sichere Links von jedem Gerät aus auf ihre digitalen Personalakten zugreifen und ihre Dokumente einsehen.

3. Welche HR-Prozesse werden durch die digitale Personalakte unterstützt?

Die digitale Personalakte unterstützt Workflows wie Onboarding, Bewerbermanagement, Recruiting und die Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen.

4. Wie werden Bewerbungsunterlagen verwaltet?

Der gesamte Bewerbungsprozess wird digitalisiert und zentral in DocuWare verwaltet, von der Bewerbung bis zur Archivierung der Unterlagen.

5. Was passiert mit Gehaltsabrechnungen?

Gehaltsabrechnungen werden automatisch in den digitalen Personalakten archiviert, unabhängig davon, ob sie intern oder von einem externen Steuerbüro erstellt wurden. Mitarbeiter können diese Abrechnungen sicher einsehen.

Alle Fragen & Antworten anzeigen

Vorteile und Nutzeneffekte bei Einsatz einer Schnittstelle

Welche Vorteile bietet die Nutzung einer elektronischen Personalakte und die Digitalisierung von Prozessen in der HR-Abteilung?

Effizienzsteigerung

Durch die Digitalisierung der Personalakte werden administrative Prozesse beschleunigt und der manuelle Aufwand erheblich reduziert, was zu einer höheren Produktivität führt.

Datensicherheit

Die digitale Personalakte bietet höchste Sicherheitsstandards durch verschlüsselte Speicherung und kontrollierten Zugriff, wodurch sensible Mitarbeiterdaten zuverlässig geschützt sind.

Flexibler Zugriff

Mitarbeiter und HR-Teams können von überall und zu jeder Zeit auf wichtige Dokumente zugreifen, was die Flexibilität und Reaktionsfähigkeit erhöht.

Kosteneinsparungen

Durch die Reduktion von Papierdokumenten und die Automatisierung von Prozessen werden Kosten für Lagerung, Druck und Verwaltung deutlich gesenkt.

Die digitale Personalakte - FAZIT

Die digitale Personalakte von DocuWare bietet eine zukunftsweisende Lösung für moderne Personalabteilungen. Sie kombiniert höchste Datensicherheit mit effizienten Workflows, die den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters abdecken. Vom Onboarding neuer Mitarbeiter über das Bewerbermanagement bis hin zur sicheren Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen – alle Prozesse werden zentral und automatisiert verwaltet. Dies führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen sowie einer deutlichen Verbesserung der Flexibilität und Produktivität. Mitarbeiter und HR-Teams profitieren gleichermaßen von der ortsunabhängigen Verfügbarkeit und dem einfachen Zugang zu allen relevanten Dokumenten.

Die Implementierung einer digitalen Personalakte sorgt nicht nur für eine reibungslose Verwaltung, sondern auch für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen durch rechtssichere Archivierung. Die Digitalisierung reduziert den Papierverbrauch und trägt somit auch zur Nachhaltigkeit bei. Insgesamt ist die digitale Personalakte ein unverzichtbares Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine HR-Prozesse optimieren und zukunftssicher gestalten möchte.

Kundenstimmen

Viele Kunden vertrauen uns. Lesen Sie, warum.

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Torben Klotz

CFO, Delta Fleisch Handels GmbH

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.“

Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

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Anwendungsfall #1: Digitale Personalakte

Anwendungsfall #2: Bewerbermanagement

Anwendungsfall #3: OnBoarding

Anwendungsfall #4: Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen

Häufige Fragen und Antworten

1. Wie sicher sind die Daten in der digitalen Personalakte?

2. Können Mitarbeiter ihre eigenen Dokumente einsehen?

3. Welche HR-Prozesse werden durch die digitale Personalakte unterstützt?

4. Wie werden Bewerbungsunterlagen verwaltet?

5. Was passiert mit Gehaltsabrechnungen?

Vorteile und Nutzeneffekte bei Einsatz einer Schnittstelle

Effizienzsteigerung

Datensicherheit

Flexibler Zugriff

Kosteneinsparungen

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