Digitale Posteingangs-
verarbeitung für Unternehmen

Automatisieren Sie Ihren gesamten Posteingang – von der Erfassung bis zur revisionssicheren Ablage. Reduzieren Sie manuelle Arbeit, beschleunigen Sie Prozesse und schaffen Sie vollständige Transparenz über alle eingehenden Dokumente.

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Kostenloses Erstgespräch

Mit dem digitalen Posteingang digitalisieren Sie Ihre Postverarbeitung schnell, sicher und effizient. Unsere digitale Posteingangslösung richtet sich an Führungskräfte und Unternehmen, die Zeit sparen und ihre Prozesse nachhaltig optimieren möchten.

Verwandeln Sie Ihren klassischen Posteingang in ein zentrales digitales System mit ortsunabhängigem Zugriff und klaren Workflows. Reduzieren Sie manuelle Aufgaben, erhöhen Sie die Datensicherheit und behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre geschäftliche Korrespondenz.

Erleben Sie digitales Dokumentenmanagement, das einfach funktioniert. Jetzt starten und die Zukunft der Postverarbeitung sichern.

Wozu ein digitaler Posteingang?

Welchen Mehrwert und Vorteile erhält mein Unternehmen durch die Implementierung einer digitalen Posteingangsverarbeitung?

Automatische Dokumentenerfassung

Dokumente werden kanalunabhängig erfasst – ob per Scan, E-Mail oder Upload – und stehen sofort digital zur Verfügung.

Intelligente Klassifizierung

Eingehende Dokumente werden automatisch erkannt und den passenden Kategorien, Prozessen oder Fachabteilungen zugeordnet.

Texterkennung (OCR)

Inhalte aus Dokumenten werden zuverlässig ausgelesen und für die Weiterverarbeitung verfügbar gemacht.

Welche Lösungen bieten wir für Ihre täglichen Herausforderungen?

Hier finden Sie die passenden Lösungen zu Herausforderungen, die sicher auch Sie aus Ihrem Arbeitsalltag kennen. Einfach über die einzelnen Elemente hovern.

Hoher Erfassungsaufwand

durch manuelles Sortieren, Klassifizieren und Erfassen eingehender Dokumente.

Unsere Lösung:

KI-gestützte OCR und automatische Klassifikation erfassen Dokumente und Inhalte selbstständig und reduzieren manuelle Arbeit deutlich.

Vielzahl an Dokumenttypen

erschwert eine einheitliche und effiziente Verarbeitung im Posteingang.

Unsere Lösung:

natif.ai erkennt und verarbeitet verschiedene Dokumenttypen und Formate automatisch über ein zentrales System.

Manueller Dateneingabe

führt zu fehlerhaften oder unvollständigen Daten.

Unsere Lösung:

Die KI extrahiert relevante Daten präzise und konsistent und minimiert Fehlerquellen.

Begrenzte Skalierbarkeit

bei steigenden Postmengen und wachsendem Dokumentenaufkommen.

Unsere Lösung:

Automatisierte und skalierbare Verarbeitung ermöglicht auch bei großen Dokumentenmengen stabile Durchlaufzeiten.

Lange Durchlaufzeiten

verzögern die Weiterleitung und Bearbeitung eingehender Dokumente.

Unsere Lösung:

natif.ai automatisiert Klassifikation und Datenerkennung und beschleunigt die Weiterverarbeitung im Posteingang.

Compliance & Nachvollziehbarkeit

werden durch manuelle Ablage und uneinheitliche Zuordnung erschwert.

Unsere Lösung:

Automatische Klassifikation und strukturierte Übergabe ins DMS unterstützen eine konsistente und regelkonforme Archivierung.

Kundenstimmen

Hören Sie direkt von unseren Kund:innen, warum sich eine Zusammenarbeit mit uns auszahlt.

Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.

Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.

Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.

Gereon Steinkuhl

Projektmanager, HVVG

Vorteile und Nutzeneffekte von unseren Lösungen

Unsere Lösungen liefern echten Mehrwert:

Zeitersparnis im Tagesgeschäft

Durch automatische Erfassung und Verarbeitung entfallen manuelle Arbeitsschritte und Sie gewinnen wertvolle Zeit.

Reduzierung von Fehlern

Automatisierte Prozesse vermeiden Tippfehler und falsche Zuordnungen, die bei manueller Bearbeitung häufig auftreten.

Schnellere Bearbeitungszeiten

Dokumente werden sofort digital verfügbar gemacht und durchlaufen strukturierte Workflows ohne Verzögerung.

Transparenz über alle Vorgänge

Sie behalten jederzeit den Überblick über den Status, Verantwortlichkeiten und Fristen aller eingehenden Dokumente.

Effiziente Ressourcenplanung

Mitarbeitende können auf höherwertige Aufgaben konzentriert werden, weil Routinearbeiten entfallen.

Bessere Fristen- und Terminüberwachung

Automatische Erinnerungen stellen sicher, dass wichtige Fristen nicht verpasst werden.

Zentrale, einheitliche Datenbasis

Alle Dokumente werden in einem zentralen System abgelegt – ohne Insellösungen, ohne verteilte Ablagen.

Skalierbarkeit bei Wachstum

Steigende Dokumentenmengen lassen sich ohne zusätzlichen Personalaufwand effizient verarbeiten.

Einfache Integration in bestehende Systeme

Die Posteingangsautomatisierung lässt sich nahtlos in Ihre bestehenden ERP-, DMS- oder ECM-Systeme integrieren.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie Antworten zu den am häufigsten gestellten Fragen:

Warum ist die Zusammenarbeit mit profor software im Bereich Posteingangsverarbeitung besonders effizient?

Weil wir nicht nur Software bereitstellen, sondern Ihre bestehenden Prozesse ganzheitlich betrachten. Unsere Lösung wird gezielt an Ihre Abläufe angepasst und integriert sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft, statt zusätzliche Komplexität zu erzeugen.

Wie schnell profitieren Unternehmen von der gemeinsamen Umsetzung?

Durch standardisierte Module und bewährte Vorgehensmodelle ist eine schnelle Implementierung möglich. Erste Effizienzgewinne und Transparenz entstehen in der Regel bereits kurz nach dem Go-Live.

Wie unterstützt profor software bei individuellen Anforderungen?

Wir kombinieren eine flexible Plattform mit persönlicher Beratung. Dadurch lassen sich auch komplexe oder branchenspezifische Anforderungen präzise abbilden, ohne aufwendige Sonderlösungen entwickeln zu müssen.

Welchen langfristigen Mehrwert bietet die Lösung?

Die digitale Posteingangsverarbeitung wächst mit Ihrem Unternehmen. Prozesse bleiben skalierbar, gesetzliche Anforderungen werden zuverlässig erfüllt und neue Anwendungsfälle lassen sich jederzeit ergänzen.

Wie werden Mitarbeitende in den Veränderungsprozess eingebunden?

Ein klar strukturiertes System, intuitive Bedienung und begleitende Unterstützung sorgen für eine hohe Akzeptanz. Mitarbeitende werden entlastet und können sich stärker auf wertschöpfende Aufgaben konzentrieren.

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