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Bayerische Verwaltungsschule

Die Bayerische Verwaltungsschule (BVS) ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und ein innovatives Dienstleistungsunternehmen für Aus- und Fortbildung. Mit Standorten in ganz Bayern und einem Team von 190 Mitarbeitern sowie zahlreichen Dozenten bietet die BVS praxisnahe Qualifizierungsmaßnahmen für den öffentlichen Dienst.

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare: 

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

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Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte die BVS vor Einsatz von DocuWare: 
Hohe Rechnungsmenge und Papierflut

Bei rund 66.000 Eingangsrechnungen pro Jahr war die papierbasierte Verarbeitung kaum noch beherrschbar und band viele Ressourcen.

Aufwendige Rechnungsprüfung

Das bisherige 4-Augen-Prinzip erforderte viele manuelle Schritte, war zeitintensiv und wenig transparent.

Eingeschränkte Übersicht und Nachverfolgbarkeit

Es fehlte eine zentrale Sicht darauf, wo sich Rechnungen befanden und in welchem Bearbeitungsstatus sie waren.

Lösungen

Technische, software-basierte Ansätze verhalfen der BVS zu neuen Lösungen.

Einführung eines digitalen Rechnungsworkflows

Mit DocuWare wurden Eingangsrechnungen zentral erfasst, digital geprüft und revisionssicher archiviert.

Automatisierte Indexierung und digitale Freigaben

Rechnungen werden automatisch verschlagwortet und per digitalem Stempel durch die Fachabteilungen freigegeben.

Integration in Microsoft Dynamics NAV

Belege sind direkt aus dem ERP-System abrufbar, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

Resultat

Durch den Einsatz von DocuWare hat die BVS folgende Mehrwerte geschaffen.
Schnellere Bearbeitung und bessere Skonto-Nutzung

Rechnungen können teilweise noch am selben Tag bezahlt werden – Skonti werden konsequent genutzt.

Volle Transparenz im Rechnungsprozess

Der Bearbeitungsstatus jeder Rechnung ist jederzeit nachvollziehbar, Verzögerungen werden sofort erkannt.

Deutliche Entlastung der Buchhaltung

Fachabteilungen greifen selbst auf ihre Rechnungen zu, die Buchhaltung gewinnt Zeit für wertschöpfende Aufgaben.

Unsere Arbeitsabläufe sind einfacher und übersichtlicher geworden. So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr.
Anja Maier
Stv. Fachbereichsleiterin Finanzen
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66,000

Digitale Rechnungen

10 Jahre

Aufbewahrungspflicht revisionssicher erfüllt

>190

Mitarbeiter profitieren von digitalen Prozessen

Aussagen des Kunden

Warum hat sich die BVS für DocuWare entschieden? Was waren die Hintergründe?

Warum war die Digitalisierung der Rechnungsprüfung notwendig?

Die hohe Rechnungsmenge machte papierbasierte Abläufe ineffizient und fehleranfällig.

Wie profitieren die Fachabteilungen von DocuWare?

Sie haben direkten Zugriff auf ihre Rechnungen und können diese für Budgetplanung oder Rückfragen selbst nutzen.

Welche nächsten Schritte sind geplant?

Weitere Teilbereiche der Buchhaltung sollen digitalisiert und der zentrale Dokumenten-Pool weiter ausgebaut werden.
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