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Case Study | DocuWare

Kloster Eberbach

Rechnungsfreigabe von Wochen auf eine Stunde

Wie die Stiftung Kloster Eberbach mit DocuWare Ordnung in ihren Rechnungseingang gebracht hat — trotz verteilter Standorte, Hotel, Gastronomie, Museum und eigenem Weingut.

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare: 

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

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Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

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Ausgangslage

Eine Stiftung mit vielen Gesichter
- und einer unübersichtlichen Post

Herausforderung

Post ohne nachvollziehbaren Weg

Auslöser für die DMS-Einführung war die mangelnde Übersichtlichkeit bei eingehenden Rechnungen: Die Post wurde zwischen den Standorten auf dem Klostergelände verteilt und wanderte von Gebäude zu Gebäude — oft war nicht nachvollziehbar, wo sie sich gerade befand. Die Folge: Rechnungen wurden zu spät oder, schlimmstenfalls nach einer Mahnung, versehentlich zweimal bezahlt.

Die Stiftung im Überblick

Vielfältiges Aufgabenspektrum

check (4) Gastronomische Betriebe, Hotel und Museum auf dem Gelände

check (4) Weinproduktion durch ein Schwesterunternehmen

check (4) Tagungszentrum und zahlreiche kulturelle Veranstaltungen

check (4) Bekannt aus Film („Der Name der Rose") und Fernsehen

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"

DocuWare ermöglicht uns eine Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall. Die intuitive Bearbeitungsoberfläche auf Anwenderseite und große Möglichkeiten der eigenständigen Anpassung von Workflows und Berechtigungskonzepten sorgen für ein gutes Arbeiten mit dem System. 

Yannick Müller | Leitung Finanzen und Controlling, IT

1,500

Eingangsrechnungen / Jahr

95%

davon digital eingehend

1Std.

Rechnungsfreigabe heute

Die Lösung

Der Rechnungseingangs-Workflow
in fünf Schritten

1

E-Mail-Eingang

Rechnungs-PDF geht an die zentrale „Invoices"-Adresse der Stiftung.

2

Automatische Indexierung

Kreditoren-Name, Datum, Brutto-/Netto-Betrag und Skonto werden automatisch erkannt.
3

Prüfung Buchhaltung

Die Buchhaltung prüft und bearbeitet die generierten Daten nach.
4
Freigabe Besteller

Weiterleitung an die zuständigen Personen, in der Regel im Einkauf.

5
Freigabestufen

Je nach Betragshöhe weitere Stufen bis zum Stiftungsvorstand.

Ergebnisse & Mehrwert

Was sich seit der Einführung
verändert hat

1 Std.

statt früher Tage oder Wochen

95 %

der Rechnungen digital eingehend

0

verlorene Skonti

Rechnungsfreigabe in Rekordzeit

Was früher viele Tage oder Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb einer Stunde erledigt. Nur in Ausnahmefällen — etwa bei Technikern im Außendienst — dauert es einen Tag.

Skonto geht nicht mehr verloren

Durch die schnelle Bearbeitung können Skontofristen zuverlässig eingehalten werden.

Mahnungen sind Ausnahmen

Kommt es doch einmal zu einer Mahnung, ist mit einem Klick sichtbar, wo es im Workflow hakt — die Klärung erfolgt umgehend.

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Alleinstellungsmerkmal

Anpassungen ohne externe
Hilfe

„Ein besonderer Vorteil von DocuWare besteht darin, dass wir Anpassungen eigenständig vornehmen können, ohne externe Hilfe in Anspruch nehmen zu müssen" — so Yannick Müller.

next Workflows lassen sich von der Stiftung selbst gestalten

next Berechtigungskonzepte eigenständig anpassbar

next Neues Organigramm inkl. Berechtigungen vollständig eigenständig integriert

next Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall möglich

Ausblick

Der Anfang ist gemacht — weitere
Prozesse folgen

Die Aufgaben in der Administration wachsen: 2020 wurde der Hotelbetrieb in Eigenregie übernommen, auch Gastronomie, Facility Management und Veranstaltungen bringen steigenden Verwaltungsaufwand mit sich.

Korrespondenz mit Kunden

Vertragsmanagement

Integration Ausgangsrechnungen

Facility Management

Veranstaltungsverwaltung

In eigenen Worten

Yannick Müller, Leitung Finanzen, Controlling & IT

"

Der Freigabeprozess für Rechnungen, der früher oft viele Tage oder sogar Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb nur einer Stunde erledigt.

"

Mit DocuWare verfügen wir über das richtige Tool, um eine Vielzahl von Administrationsprozessen zu optimieren.