Die Stiftung Kloster Eberbach in Eltville am Rhein ist ein historisches Kloster, das heute vielfältige kulturelle und wirtschaftliche Aufgaben erfüllt.
Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare:
Prozessdauer
Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen
Dezentrale Erfassung
Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch
Dezentrale Erfassung
Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch
Lösung
Optimize landing and website pages or start from scratch.
Light Years Ahead
Rapid Prototyping in HubSpot
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Resultat
Leaner, more streamlined websites for a better UX.
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Herausforderungen
Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare:
Intransparenter Rechnungseingang
Eingehende Rechnungen wurden physisch über mehrere Gebäude verteilt. Es war oft unklar, wo sich ein Dokument gerad befand.
Lange Freigabezeiten
Rechnungsfreigaben dauerten teilweise Tage oder Wochen – mit dem Risiko von Mahnungen oder sogar Doppelzahlungen.
Steigender Verwaltungsaufwand
Durch Hotelbetrieb, Gastronomie, Veranstaltungen und Weinproduktion wuchs die administrative Komplexität kontinuierlich.
Lösungen
Technische, software-basierte Ansätze verhalfen dem Kunden zu neuen Lösungen.
Digitaler Rechnungseingangs-Workflow mit DocuWare
Rechnungen gehen heute zu rund 95 % digital ein, der Rest wird gescannt und zentral verarbeitet.
Automatische Datenerkennung und Workflow-Steuerung
Relevante Rechnungsdaten (Kreditor, Betrag, Skonto etc.) werden automatisch ausgelesen und an die richtigen Freigabestufen weitergeleitet.
Eigenständige Anpassung von Workflows und Berechtigungen
Die Stiftung kann Prozesse ohne externe Unterstützung selbst konfigurieren und weiterentwickeln.
Resultat
Durch den Einsatz von DocuWare hat das Unternehmen folgende Mehrwerte geschaffen.
Massive Beschleunigung der Rechnungsfreigabe
Statt mehrerer Tage oder Wochen erfolgt die Freigabe heute in der Regel innerhalb einer Stunde.
Deutlich weniger Mahnungen und kein Skontoverlust
Verzögerungen sind sofort sichtbar, Mahnungen treten nur noch sehr selten auf.
Hohe Transparenz und ortsunabhängiges Arbeiten
Dank der neuen digitalen Prozesse konnte der gesamte Ablauf von 21 Tagen auf 7 Tage gekürzt werden.
Der Freigabeprozess für Rechnungen, der früher oft viele Tage oder sogar Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb nur einer Stunde erledigt.
Yannick Müller
Leitung Finanzen, Controlling & IT
DocuWare ermöglicht uns eine Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall.
Yannick Müller
Leitung Finanzen, Controlling & IT
Mit DocuWare verfügen wir über das richtige Tool, um eine Vielzahl von Administrationsprozessen zu optimieren.
Yannick Müller
Leitung Finanzen, Controlling & IT
95%
Digitale Rechnungen
1 Stunde
Dauer Rechnungsfreigabe (vorher: Tage/Wochen)
1,500
Rechnungen/Jahr
Aussagen des Kunden
Warum hat sich der Kunde für DocuWare entschieden? Was waren die Hintergründe?
Wie schnell werden Rechnungen heute freigegeben?
In der Regel erfolgt die Rechnungsfreigabe innerhalb einer Stunde. Selbst bei Ausnahmen dauert der Prozess maximal einen Tag.
Kann die Stiftung ihre Prozesse selbst anpassen?
Ja. Workflows, Berechtigungen und organisatorische Änderungen können eigenständig ohne externe Dienstleister umgesetzt werden.
Welche Bereiche profitieren von DocuWare?
Neben der Buchhaltung profitieren u.a. Einkauf, Geschäftsführung, Facility Management und perspektivisch auch Vertrags- und Kundenmanagement.
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