Wie die Stiftung Kloster Eberbach mit DocuWare Ordnung in ihren Rechnungseingang gebracht hat — trotz verteilter Standorte, Hotel, Gastronomie, Museum und eigenem Weingut.
Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare:
Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen
Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch
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Auslöser für die DMS-Einführung war die mangelnde Übersichtlichkeit bei eingehenden Rechnungen: Die Post wurde zwischen den Standorten auf dem Klostergelände verteilt und wanderte von Gebäude zu Gebäude — oft war nicht nachvollziehbar, wo sie sich gerade befand. Die Folge: Rechnungen wurden zu spät oder, schlimmstenfalls nach einer Mahnung, versehentlich zweimal bezahlt.
Gastronomische Betriebe, Hotel und Museum auf dem Gelände
Weinproduktion durch ein Schwesterunternehmen
Tagungszentrum und zahlreiche kulturelle Veranstaltungen
Bekannt aus Film („Der Name der Rose") und Fernsehen
DocuWare ermöglicht uns eine Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall. Die intuitive Bearbeitungsoberfläche auf Anwenderseite und große Möglichkeiten der eigenständigen Anpassung von Workflows und Berechtigungskonzepten sorgen für ein gutes Arbeiten mit dem System.
Yannick Müller | Leitung Finanzen und Controlling, IT
Eingangsrechnungen / Jahr
davon digital eingehend
Rechnungsfreigabe heute
Rechnungs-PDF geht an die zentrale „Invoices"-Adresse der Stiftung.
Weiterleitung an die zuständigen Personen, in der Regel im Einkauf.
Je nach Betragshöhe weitere Stufen bis zum Stiftungsvorstand.
statt früher Tage oder Wochen
der Rechnungen digital eingehend
verlorene Skonti
Was früher viele Tage oder Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb einer Stunde erledigt. Nur in Ausnahmefällen — etwa bei Technikern im Außendienst — dauert es einen Tag.
Durch die schnelle Bearbeitung können Skontofristen zuverlässig eingehalten werden.
Kommt es doch einmal zu einer Mahnung, ist mit einem Klick sichtbar, wo es im Workflow hakt — die Klärung erfolgt umgehend.
„Ein besonderer Vorteil von DocuWare besteht darin, dass wir Anpassungen eigenständig vornehmen können, ohne externe Hilfe in Anspruch nehmen zu müssen" — so Yannick Müller.
Workflows lassen sich von der Stiftung selbst gestalten
Berechtigungskonzepte eigenständig anpassbar
Neues Organigramm inkl. Berechtigungen vollständig eigenständig integriert
Bearbeitung von Dokumenten von nahezu überall möglich
Korrespondenz mit Kunden
Integration Ausgangsrechnungen
Veranstaltungsverwaltung
Der Freigabeprozess für Rechnungen, der früher oft viele Tage oder sogar Wochen dauern konnte, ist heute in der Regel innerhalb nur einer Stunde erledigt.
Mit DocuWare verfügen wir über das richtige Tool, um eine Vielzahl von Administrationsprozessen zu optimieren.
Hören Sie die Stimmen unserer Kunden und finden Sie Informationen zu den jeweiligen Projekten.