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Automatisieren Sie den Abgleich von Dokumenten durch KI!

Investieren Sie viel Zeit in den Abgleich von Lieferantenbelegen mit ihren eigenen Dokumenten?!

Sparen Sie sich die Zeit und lassen Sie diese Aufgabe die KI übernehmen.

Intelligenter Dokumentenvergleich durch KI – schneller, einfacher und genauer

Mit unserem KI-gestützten Dokumentenvergleich automatisieren Sie den mühsamen Abgleich Ihrer Dokumente, sparen wertvolle Zeit und reduzieren manuelle Prüfaufwände deutlich. Statt einzelne Lieferantenbelege, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen Seite für Seite zu vergleichen, übernimmt die KI diese Aufgabe für Sie: Sie importieren Ihre Dokumente, die KI erkennt automatisch Abweichungen wie Mengen, Preise oder Lieferdaten und liefert die Ergebnisse in klar lesbarer Form – direkt in Ihr System oder per E-Mail. So können Sie schneller handeln, nur echte Abweichungen prüfen lassen und Ihre Ressourcen für wirklich wertschöpfende Aufgaben nutzen.

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Vorteile und Nutzeneffekte von unseren Lösungen

Unsere Lösungen liefern echten Mehrwert:

Automatisierter Dokumentenvergleich

Die KI vergleicht Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine automatisch und ersetzt zeitaufwendige manuelle Prüfungen.

Schnelle Erkennung von Abweichungen

Unterschiede bei Preisen, Mengen oder relevanten Inhalten werden zuverlässig identifiziert und übersichtlich dargestellt.

Reduzierter manueller Prüfaufwand

Mitarbeitende müssen nur noch tatsächliche Abweichungen prüfen, statt jedes Dokument vollständig zu vergleichen.

Zeitersparnis in operativen Prozessen

Der automatisierte Vergleich beschleunigt Prüfprozesse erheblich und sorgt für schnellere Entscheidungen im Tagesgeschäft.

Hohe Vergleichsgenauigkeit

Die KI analysiert Inhalte strukturiert und minimiert Fehler, die bei manuellen Vergleichen entstehen können.

Einfache Nutzung ohne Medienbrüche

Dokumente können unkompliziert hochgeladen und verglichen werden, ohne komplexe Zwischenschritte.

Transparente und nachvollziehbare Ergebnisse

Die Ergebnisse des Dokumentenvergleichs werden klar aufbereitet und sind jederzeit nachvollziehbar.

Unterstützung bei Qualitätssicherung und Kontrolle

Der KI-gestützte Vergleich hilft dabei, fehlerhafte oder abweichende Dokumente frühzeitig zu erkennen.

Das sagen unsere Kundinnen und Kunden

Lesen Sie, was unsere langjährigen Partner über Business Central und die Zusammenarbeit mit uns zu berichten haben.
Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.
Judith Kemmann
Head of Finance, ROBOTSPACESHIP
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Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.
Sandra Schneider
Head of Finance & HR, Accuride International GmbH
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Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.

Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine 
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.

Gereon Steinkuhl
Projektmanager, HVVG
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Sie wollen unsere ausführlichen Case Studies lesen?

Ihre Mehrwerte mit KI!

Mit dem KI-gestützten Dokumentenvergleich wird der Abgleich von Dokumenten schneller, transparenter und deutlich effizienter. Die KI vergleicht Dokumente wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheine automatisch miteinander und erkennt Abweichungen bei relevanten Inhalten innerhalb kürzester Zeit. Der gesamte Vergleichsprozess läuft automatisiert ab – ohne manuelle Prüfungen oder aufwendige Zwischenschritte.

Unternehmen profitieren so von:

  • Deutlich reduziertem Aufwand beim Dokumentenabgleich

  • Schneller Erkennung von Abweichungen bei Preisen, Mengen oder Inhalten

  • Übersichtlich aufbereiteten und nachvollziehbaren Vergleichsergebnissen

Fazit:
Ob im Einkauf, in der Buchhaltung oder in operativen Fachabteilungen – der KI-gestützte Dokumentenvergleich schafft klare Vorteile. Sie beschleunigen Kontrollprozesse, minimieren Fehler und gewinnen Transparenz für fundierte Entscheidungen im Tagesgeschäft.

👉 Erleben Sie, wie KI Ihren Dokumentenvergleich effizient und zuverlässig automatisiert.

HOW WE WORK

Schauen Sie sich die Lösung in Kombination mit DocuWare an Upgrade Your Life

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Jetzt ist der richtige Moment. Gemeinsam loslegen.

Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und erfahren Sie, welche digitalen Lösungen und Software-Optionen Ihre täglichen Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.

Der Ablauf mit KI

Mit unserem KI-Dokumentenvergleich reduzieren sie manuelle Aufwände und anstrengende Prüfungen.

Unsere Lösung kann automatisch Abweichungen erkennen und teilt diese ihnen in lesbarer Form mit.

1

Datenimport

Importieren Sie per Upload oder E-Mail eigene Bestellungen in unser System.

Eingehende Lieferantenbelege werden ebenfalls über einen Upload oder E-Mail Empfang automatisch klassifiziert und erfasst.

2

Automatischer Dokumentenabgleich

Die KI prüft nun den Lieferantenbeleg gegen Ihre Bestellung und findet sämtliche Abweichungen heraus. Egal ob Mengen, Preise, Lieferdaten...!

Das Ergebnis erhalten Sie in lesbarer Form aufbereitet und können so sofort handeln.

3

Bearbeitung von Abweichungen

Erweitern Sie Ihren Workflow mit unserem Dokumenten-Management-System (DMS:)

Nur Dokumente, bei denen die KI Abweichungen erkannt hat, werden einem Anwender zur händischen Kontrolle vorgelegt.

Dokumente, bei denen es keine Abweichung gibt werden an ihr Fibu-/ERP-System übertragen.

Probieren Sie es selbst aus

Nutzen Sie hierfür das Formular oder unsere Web-App.

 

IT-Checkliste für 2026

Ist Ihre IT bereit für 2026? Wir haben eine Checkliste für Sie vorbereitet, die Ihnen zeigt, ob und wo Handelsbedarf besteht.

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Fragen & Antworten zum System

Lesen Sie in unserer kurzen aber wichtigen FAQ-Sektion die wichtigsten Themen und deren Fragen - wir haben sie gestellt bekommen und beantwortet.

Was macht das System?

Wir senden Belege an die KI, mit der Aufgabe, diese inhaltlich zu vergleichen, um Abweichungen festzustellen.

Das können ganz beliebige Punkte sein, beispielsweise:
- Wurden andere Beträge als vereinbart in Rechnung gestellt?

- Wurden alle bestellten Artikel geliefert?

- Wurden die vereinbarten Konditionen und Lieferfristen eingehalten und bestätigt?

Muss ich dafür meine Systeme ablösen?

Nein! 

Wir bieten zwar mit DocuWare ein modernes Dokumenten-Management-System (DMS) als Grundlage und Visualisierung der Ergebnisse an, aber wir können die Daten exportieren und an Ihre genutzten Systeme übergeben.

Sie müssen nicht zwingend die Applikationen austauschen. Wenn Sie unsere Lösungen aber mal gesehen haben, könnte es passieren, dass Sie es dennoch wollen 😉

Welche KI wird genutzt?

Wir haben unterschiedliche Tools wie GPT von OpenAI oder Google's Gemini getestet. 

Für den Dokumentenabgleich hat sich herausgestellt, dass Anthropic Claude Sonnet 3.5. die besten Ergebnisse liefert.

profor software GmbH

ERP- und DMS-Lösungen für den Mittelstand

ADRESSE:

Zentrale:
Gewerbering 10-14 | 25469 Halstenbek

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