profor | Digitale Vertragsakte und Vertragsmanagement mit Signaturen

Highlight #1

Zentraler Speicher

Archivieren Sie sämtliche Verträge an einem zentralen, digitalen und sicheren Speicherort

Highlight #2

Erinnerungen

Lassen Sie sich automatisch vom System erinnern, sobald ein Vertrag zur Wiedervorlage ansteht

Highlight #3

Vielfältiger Zugriff

Stellen Sie ein, welche Personen auf welche Verträge zugreifen dürfen - von jedem Ort der Welt aus

Zufriedene Kunden und Anwender

Die digitale Vertragsakte - EINFÜHRUNG

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt, wo Agilität und Effizienz an erster Stelle stehen, hat das digitale Vertragsmanagement eine Schlüsselrolle eingenommen. Es transformiert die Art und Weise, wie Unternehmen Verträge erstellen, verwalten und archivieren, indem es traditionelle, papierbasierte Prozesse durch intelligente, digitale Lösungen ersetzt.

Elektronische Vertragsakten bieten eine zentrale Plattform, auf der alle Vertragsdokumente sicher gespeichert, leicht zugänglich und einfach zu verwalten sind. Dies ermöglicht eine bessere Übersicht, verbesserte Compliance und effizientere Abläufe.

Auf dieser Site werfen wir einen Blick auf die grundlegenden Konzepte des digitalen Vertragsmanagements und der elektronischen Vertragsakte, und warum diese für moderne Unternehmen unverzichtbar sind.

Ausbau eines digitalen Vertragsmanagements

Das digitale Vertragsmanagement und die digitale Vertragsakte können sehr umfangreich sein.

Rechts haben wir Ihnen die unterschiedlichen (Ausbau-)Stufen aufgelistet.

Stufe 1: Digitale Archivierung

Beginnend mit einer zentralisierten Ablage von sämtlichen Verträgen, schaffen Sie einfache und effiziente Such-Möglichkeiten.

Die zentrale Ablage löst nicht nur Informations- und Dateninseln auf, sondern hilft beim schnellen Finden von Verträgen.

Dank eines Berechtigungskonzeptes kann feingliedrig eingestellt werden, welche Person auf welchen Vertrag Zugriff hat.

Stufe 2: Erinnerungen und Wiedervorlagen

Die erste Stufe von digitalen Workflows im Vertragsmanagement sind die Erinnerung und Wiedervorlagen.

Stellen Sie im DocuWare DMS direkt ein, wann Sie erneut vom System benachrichtigt werden möchten. Oder lassen Sie sich ein Wiedervorlage-Datum automatisch berechnen, beispielsweise anhand des Vertragsbeginns und der Vertragslaufzeit.

Stufe 3: Workflows zur Freigabe

Nutzen Sie die DMS-spezifischen Funktionen und generieren digitale Freigabe-Workflows. Erstellen Sie neue Verträge mit Ihrer derzeit eingesetzten Lösung, archivieren die Dateien in DocuWare und starten nun mit allen erforderlichen Personen einen Freigabe-Prozess.

Stufe 4: Verträge online erstellen

Nutzen Sie das Modul DocuWare Forms oder die Drittanbieter-Applikation "Paperless.io" um Erstellen von Verträgen und Dokumenten.

Vorteile solcher Applikationen sind, dass Sie sich von (alten) Dateien und ungültigen Versionen auf dem Dateisystem befreien und immer in der Cloud die neueste Version des Vertrags nutzen.

Nach dem Erstellen werden im Bedarfsfall die Dokumente durch den DocuWare Workflow geleitet oder natürlich auch überwacht und kontrolliert, beispielsweise ob bereits die Unterschrift des Vertragspartners platziert wurde.

Stufe 5: Dokumente rechtssicher unterschreiben

Nutzen Sie Tools wie Paperless.io, ValidatedID oder DocuSign (oder jede andere Anwendung die dafür ausgerichtet ist) und lassen Ihre Verträge digital aber rechtssicher von Ihren Vertragspartnern unterzeichnen.

Die finale Version mit allen Unterschriften wird in DocuWare gesetzeskonform archiviert und steht im Bedarfsfall berechtigten Personen in wenigen Sekunden zur Verfügung.

Rechtskonform unterschreiben

Nutzen Sie moderne Tools wie Paperless,io, ValidatedID oder DocuSign (oder viele andere Tools) um Ihre Dokumente und Verträge digital und online - aber rechtskonform! - zu unterzeichnen bzw. vom Geschäftspartner unterschreiben zu lassen.

Vorteile und Nutzeneffekte bei Einsatz einer digitalen Vertragsakte

Welche Vorteile und Nutzeneffekte bieten eine zentrale Vertragsverwaltung und die digitale Vertragsakte?

Erhöhte Transparenz und Kontrolle

Durch die Zentralisierung von Vertragsdokumenten in einem digitalen Archiv verbessert DocuWare die Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit von Vertragsprozessen. Verantwortliche haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Status, können Fristen überwachen und Compliance sicherstellen.

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Automatisierte Workflows reduzieren manuelle Eingriffe und beschleunigen den gesamten Vertragsprozess. Das spart wertvolle Arbeitszeit, die stattdessen in Kerngeschäftsaktivitäten investiert werden kann, und verringert die Durchlaufzeit von Verträgen.

Beschleunigung von Genehmigungsprozessen durch digitale Signaturen

Die Integration digitaler Signaturen in DocuWare ermöglicht es, Genehmigungsprozesse deutlich zu beschleunigen. Verträge und wichtige Dokumente können in Echtzeit und von überall aus rechtsgültig unterzeichnet werden. Dies eliminiert die Wartezeiten, die mit dem traditionellen Versand von Dokumenten per Post oder Kurier verbunden sind, und ermöglicht eine sofortige Weiterverarbeitung. Die Effizienz der Vertragsabschlüsse wird somit erheblich gesteigert, was zu schnelleren Umsatzrealisierungen und einer verbesserten Kunden- sowie Partnerzufriedenheit führt.

Risikominimierung

Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Unternehmensrichtlinien wird durch die Verwendung von DocuWare vereinfacht. Digitale Signaturen, sichere Archivierung und detaillierte Protokollierung von Änderungen tragen dazu bei, rechtliche Risiken und die Gefahr von Vertragsverstößen zu minimieren.

Verbesserter Zugriff und Mobilität

Mit DocuWare können Nutzer von überall und zu jeder Zeit auf Vertragsdokumente zugreifen, was besonders in einer zunehmend mobilen und globalisierten Arbeitswelt von Vorteil ist. Dies unterstützt flexible Arbeitsmodelle und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Geschäftspartnern.

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Die digitale Vertragsakte - FAZIT

Die digitale Transformation verändert, wie Unternehmen ihre Vertragsprozesse handhaben, indem sie Effizienz, Sicherheit und Zugänglichkeit in den Vordergrund stellt. Mit uns und DocuWare als Ihre Partner für digitales Vertragsmanagement profitieren Sie von einer nahtlosen Integration automatisierter Workflows, digitaler Signaturen und eines zentralen Vertragsrepositories, die zusammen eine unübertroffene Transparenz und Kontrolle über Ihre Vertragsprozesse bieten.

Die Vorteile sprechen für sich: Zeitersparnis, reduzierte Risiken, verbesserte Compliance und eine signifikante Effizienzsteigerung. In einer Welt, in der Geschwindigkeit und Anpassungsfähigkeit entscheidende Wettbewerbsvorteile sind, stellen wir als profor software sicher, dass Ihr Unternehmen an der Spitze der Innovation bleibt.

Wenn Sie bereit sind, Ihr Vertragsmanagement zu revolutionieren und die Vorteile eines digitalen, nahtlosen und sicheren Systems zu erleben, dann ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, den nächsten Schritt zu machen. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, wie wir gemeinsam Ihre Vertragsprozesse optimieren können. Lassen Sie uns gemeinsam die Zukunft gestalten – effizient, sicher und auf dem neuesten Stand der Technik.

Kundenstimmen

Viele Kunden vertrauen uns. Lesen Sie, warum.

profor hat uns beeindruckt, indem sie Microsoft Dynamics 365 Business Central an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst haben. Ihr Verständnis für unsere Branche und die Bereitschaft, eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, haben wirklich den Unterschied gemacht. Jetzt haben wir ein System, das genau auf unsere Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

Torben Klotz

CFO, Delta Fleisch Handels GmbH

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.“

Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

White Paper Schnittstellen

In unserem neuesten White Paper gehen wir auf die Nutzeneffekte und Vorteile von Schnittstellen und Integrationen ein. Lesen Sie darin, welche Vorteile durch die Nutzung für Ihr Unternehmen entstehen!

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