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Dokumenten-Management und Workflow Automation

DocuWare - das moderne und innovative Dokumenten-Management-System zur Digitalisierung betrieblicher Abläufe.

Dokumenten-Management und die Automatisierung von Geschäftsprozessen - EINFÜHRUNG

 

DocuWare ist eine fortschrittliche Lösung für Dokumenten-Management, die Unternehmen hilft, ihre Prozesse zu optimieren und zu digitalisieren.

Die Software bietet zentrale Organisation, intuitive Bedienung und leistungsstarke Funktionen, um Zeit zu sparen und die Effizienz zu steigern. Sie ermöglicht volle Kontrolle über Dokumente, fördert Teamarbeit und gewährleistet Compliance.

 

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Highlights und Funktionen

DocuWare als modernes "DMS" bietet viele Highlights und tolle Funktionen! Die aus unserer Sicht wichtigsten, haben wir Ihnen herausgesucht.

1. Workflow Designer zur Digitalisierung von Abläufen

Mit dem visuellen Workflow Designer transformieren wir ihre Geschäftsabläufe in die digitale Welt und bilden diese elektronisch im System ab - so wird der Dokumentenfluss von A nach B definiert und eingehalten.


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2. Cloudbasierter Web Client

Der Zugriff auf das Dokumenten-Management-System erfolgt einfach über einen handelsüblichen Browser - von jedem Ort der Welt aus. Mit dem DocuWare Web Client können Sie Dokumente archivieren, suchen und anzeigen, sowie Entscheidungen in Workflows treffen.


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3. Anbindung an 1.001 Systeme

DocuWare bietet neben universellen Schnittstellen zur Anbindung an ERP- und Fibu-Systeme auch Integrationen, sowie via www.make.com die Möglichkeit, das DMS an über 1.000 Tools und Anwendungen anzubinden. Damit steht uns und ihnen die Welt offen.


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4. DocuWare IDP (Intelligent Document Processing)

Mit DocuWare IDP automatisieren Sie die Erfassung und Verarbeitung von Dokumenten durch KI-gestützte Texterkennung. Die Lösung extrahiert selbstständig relevante Informationen wie Rechnungsdaten, Bestellnummern oder Adressen – ideal zur Optimierung von Workflows und zur Reduzierung manueller Dateneingaben.


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5. Revisionssichere Archivierung

DocuWare erfüllt höchste Sicherheitsstandards für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Gesetzliche Vorgaben, wie die GoBD, werden dabei vollständig berücksichtigt. Dies sorgt für maximale Compliance und schützt Ihr Unternehmen vor rechtlichen Risiken.


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6. Automatische Postfachüberwachung

Mit der automatischen Postfachüberwachung erfasst DocuWare eingehende E-Mails und Anhänge direkt aus definierten E-Mail-Postfächern. Relevante Dokumente wie Rechnungen oder Bestellungen werden automatisch indexiert, archiviert und in Workflows integriert – für eine effiziente, papierlose Verwaltung.

7. Integration in Microsoft Outlook

Dank der nahtlosen Integration in Microsoft Outlook können E-Mails und Anhänge direkt aus dem Posteingang in DocuWare archiviert werden. Wichtige Geschäftsdokumente lassen sich mit wenigen Klicks kategorisieren und in bestehende Prozesse einbinden, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen.

8. Mobile App

Die DocuWare Mobile App bietet jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Dokumente. Sie können unterwegs Belege erfassen, Dokumente freigeben, Workflows bearbeiten oder Verträge prüfen – alles sicher und einfach über Smartphone oder Tablet.

9. Skalierbare Plattform für beliebige Use Cases

DocuWare ist eine skalierbare Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst. Ob kleines Team oder internationaler Konzern – DocuWare passt sich flexibel an Ihre Anforderungen an und unterstützt beliebige Use Cases wie Rechnungsmanagement, Personalakten, Vertragsverwaltung und mehr.

10. Einfache Administration und Systemerweiterung

Die einfache Administration von DocuWare ermöglicht eine zentrale, intuitive Verwaltung von Benutzern, Berechtigungen und Workflows. Dank modularer Erweiterungen und offener Schnittstellen lässt sich das System jederzeit flexibel an neue Geschäftsanforderungen anpassen.

Testimonials

Viele Kunden vertrauen uns seit Jahren. Hier lesen Sie, warum.
 
Mehr Case Studies finden Sie hier.
Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.
Judith Kemmann
Head of Finance | ROBOTSPACESHIP
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Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.

Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine 
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.

Gereon Steinkuhl
Projektmanager | HVVG
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Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.
Sandra Schneider
Head of Finance & HR | Accuride International GmbH
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profor hat uns beeindruckt, indem sie Microsoft Dynamics 365 Business Central an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst haben. Ihr Verständnis für unsere Branche und die Bereitschaft, eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, haben wirklich den Unterschied gemacht. Jetzt haben wir ein System, das genau auf unsere Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.
Torben Klotz
CFO | Delta Fleisch Handels GmbH
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Klicken Sie sich online durch DocuWare!

Vorteile und Nutzeneffekte

Welche Vorteile bietet die Nutzung von DocuWare als modernes DMS und Workflow-Tool?

Zentralisierte Dokumentenverwaltung
  • Einheitlicher Speicherort: Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, wodurch die Suche und der Zugriff vereinfacht werden.
  • Reduzierung von Papierkram: Durch Digitalisierung werden physische Akten und Papierdokumente minimiert, was zur Schonung der Umwelt beiträgt.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
  • Automatisierte Prozesse: Von der Erfassung bis zur Archivierung – viele Prozesse lassen sich automatisieren, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet.
  • Schnellerer Dokumentenzugriff: Durch intelligente Suchfunktionen finden Mitarbeiter benötigte Dokumente in Sekundenschnelle.
Benutzerfreundlichkeit
  • Intuitive Bedienung: Die Benutzeroberfläche von DocuWare ist klar strukturiert und benutzerfreundlich.
  • Mobile Zugänglichkeit: Zugriff auf Dokumente und Workflow-Funktionen von jedem Gerät aus – ideal für mobiles Arbeiten.
Verbesserung der Sicherheit und Compliance
  • Sichere Datenspeicherung: DocuWare gewährleistet hohe Sicherheitsstandards zum Schutz sensibler Daten.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Das System unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorschriften durch Audit-Trails und Zugriffskontrollen.
Optimierung der Zusammenarbeit
  • Teamkollaboration: Teammitglieder können unabhängig von ihrem Standort auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten.
  • Integration in bestehende Systeme: DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und andere Geschäftssysteme integrieren.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
  • Flexibilität: DocuWare passt sich den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens an.
  • Individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Das System kann auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden.
Wirtschaftlichkeit
  • Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung von Papierkram können Kosten signifikant gesenkt werden.
  • ROI-Steigerung: Die Investition in DocuWare zahlt sich durch gesteigerte Effizienz und Produktivität schnell aus.

Innovatives und modernes Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit DocuWare

 

DocuWare stellt eine umfassende, benutzerfreundliche Lösung für das Dokumentenmanagement bereit, die durch Automatisierung und Sicherheit besticht.

Diese Lösung ist darauf ausgelegt, die Effizienz in Unternehmen erheblich zu steigern, indem sie zeitaufwändige manuelle Prozesse reduziert und gleichzeitig die Datensicherheit auf höchstem Niveau gewährleistet.

Durch die nahtlose Integration mit den innovativen Technologien von profor software GmbH wird eine zukunftssichere Arbeitsweise ermöglicht, die Unternehmen dabei unterstützt, sich den Herausforderungen der digitalen Transformation erfolgreich zu stellen.

Diese Partnerschaft bietet nicht nur eine robuste Plattform für die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch die Flexibilität, sich an die sich ständig ändernden Anforderungen der modernen Geschäftswelt anzupassen.

So können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, die Produktivität steigern und gleichzeitig sicherstellen, dass ihre sensiblen Daten jederzeit geschützt sind.

 

 

Sie haben Fragen oder möchten weitere Informationen?

DocuWare - Fragen & Antworten zum System

Lesen Sie in unserer kurzen aber wichtigen FAQ-Sektion die drei wichtigsten Themen und deren Fragen - wir haben sie gestellt bekommen und beantwortet.

1. Was ist DocuWare und wofür wird es verwendet?
DocuWare ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement-System (DMS), das Unternehmen dabei unterstützt, ihre digitalen Dokumente sicher zu speichern, effizient zu verwalten und schnell wiederzufinden. Es automatisiert Geschäftsprozesse wie Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder Personalaktenverwaltung und reduziert so den administrativen Aufwand.
2. Ist DocuWare DSGVO-konform?
Ja, DocuWare erfüllt alle Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Es bietet umfassende Sicherheitsfunktionen wie verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, revisionssichere Archivierung und Audit-Trails, um den Schutz sensibler Unternehmensdaten zu gewährleisten.
3. Kann DocuWare in bestehende Systeme integriert werden?
DocuWare lässt sich nahtlos in viele gängige ERP-, CRM- und Buchhaltungssysteme integrieren, darunter Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP und andere. Über standardisierte Schnittstellen und APIs können individuelle Integrationen flexibel umgesetzt werden.
4. Wie sicher sind meine Daten in DocuWare?
DocuWare setzt auf modernste Sicherheitsstandards. Daten werden sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt. Zusätzlich sorgt ein ausgeklügeltes Berechtigungsmanagement dafür, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.
5. Ist DocuWare auch mobil nutzbar?
Ja, mit der DocuWare-App können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen – ob vom Smartphone, Tablet oder Laptop. So bleiben Sie auch unterwegs produktiv, können Dokumente einsehen, freigeben oder Workflows bearbeiten.

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