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Dokumenten-Management und Workflow Automation

DocuWare - das moderne und innovative Dokumenten-Management-System zur Digitalisierung betrieblicher Abläufe.

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Highlight #1

Digitalisierung

Digitale Transformation von geschäftlichen Arbeitsabläufen

Highlight #2

Benutzerfreundlichkeit

Einfache Bedienung, schnelles Learning - effizient und effektiv mit DocuWare arbeiten

Highlight #3

Rechtssicherheit

Gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung von Dokumenten

Dokumenten-Management und die Automatisierung von Geschäftsprozessen - EINFÜHRUNG

In der digitalen Ära ist eine effiziente Verwaltung von Dokumenten unerlässlich für den Erfolg eines Unternehmens. Deshalb bieten wir mit "DocuWare" eine hochmoderne Lösung für Ihr Dokumenten-Management-System (DMS), die speziell darauf ausgelegt ist, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und zu digitalisieren.

DocuWare steht für Sicherheit, Effizienz und einfache Handhabung. Mit dieser fortschrittlichen Software können Sie alle Ihre Dokumente zentral verwalten – egal ob es sich um Rechnungen, Verträge, E-Mails oder andere wichtige Geschäftsdokumente handelt. Durch die intuitive Bedienung und schnelle Zugriffsmöglichkeiten sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Kerngeschäft.

Unser DMS bietet Ihnen nicht nur eine zentrale Ablage, sondern auch leistungsfähige Funktionen für das Dokumenten-Management: von der automatisierten Dokumentenerfassung und -indexierung bis hin zur nahtlosen Integration in Ihre bestehenden Geschäftssysteme.

Mit DocuWare haben Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse, verbessern die Zusammenarbeit im Team und sorgen für eine lückenlose Compliance.

Entdecken Sie mit uns und DocuWare die Zukunft des Dokumenten-Managements – effizient, sicher, benutzerfreundlich.

DocuWare Dokumenten-Management-System

Highlights und Funktionen

DocuWare als modernes "DMS" bietet viele Highlights und tolle Funktionen! Die aus unserer Sicht drei wichtigsten, haben wir Ihnen herausgesucht.

1. Workflow Designer zur Digitalisierung von Abläufen

Mit dem visuellen Workflow Designer transformieren wir ihre Geschäftsabläufe in die digitale Welt und bilden diese elektronisch im System ab - so wird der Dokumentenfluss von A nach B definiert und eingehalten.

2. Cloudbasierter Web Client

Der Zugriff auf das Dokumenten-Management-System erfolgt einfach über einen handelsüblichen Browser - von jedem Ort der Welt aus. Mit dem DocuWare Web Client können Sie Dokumente archivieren, suchen und anzeigen, sowie Entscheidungen in Workflows treffen.

3. Anbindung an 1.001 Systeme

DocuWare bietet neben universellen Schnittstellen zur Anbindung an ERP- und Fibu-Systeme auch Integrationen, sowie via www.make.com die Möglichkeit, das DMS an über 1.000 Tools und Anwendungen anzubinden. Damit steht uns und ihnen die Welt offen.

Sie haben Fragen oder möchten weitere Informationen?
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Aufgaben digital bearbeiten

In ihrer Aufgabenübersicht sehen sie alle noch zu bearbeitenden Dokumente - dank Wiedervorlage, Reminder und Eskalationen bleibt kein Beleg mehr liegen.

Dokumente finden statt suchen

Die Suchmethoden und -möglichkeiten in DocuWare sind vielfältig: Neben der Suche durch Indexwerte wie beispielsweise Firmenname oder Belegart, bietet DocuWare eine Suche über (digitale) Ordner im Web Client, als auch im Windows Explorer, sowie eine "google-ähnliche" Volltextsuche. In diesem Fall durchsuchen sie die Inhalte aller Dokumente nach dem gewünschten Begriff.

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E-Mails einfach archivieren

Ein- und ausgehende E-Mails werden einfach und schnell in das DocuWare-System übertragen. Entweder automatisiert durch eine Postfach-Überwachung oder durch die Anwender aus Outlook, mit dem entsprechenden Add-On.

Vorteile und Nutzeneffekte

Welche Vorteile bietet die Nutzung von DocuWare als modernes DMS und Workflow-Tool?

Zentralisierte Dokumentenverwaltung
  • Einheitlicher Speicherort: Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort gespeichert, wodurch die Suche und der Zugriff vereinfacht werden.
  • Reduzierung von Papierkram: Durch Digitalisierung werden physische Akten und Papierdokumente minimiert, was zur Schonung der Umwelt beiträgt.
Effizienzsteigerung und Zeitersparnis
  • Automatisierte Prozesse: Von der Erfassung bis zur Archivierung – viele Prozesse lassen sich automatisieren, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet.
  • Schnellerer Dokumentenzugriff: Durch intelligente Suchfunktionen finden Mitarbeiter benötigte Dokumente in Sekundenschnelle.
Benutzerfreundlichkeit
  • Intuitive Bedienung: Die Benutzeroberfläche von DocuWare ist klar strukturiert und benutzerfreundlich.
  • Mobile Zugänglichkeit: Zugriff auf Dokumente und Workflow-Funktionen von jedem Gerät aus – ideal für mobiles Arbeiten.
Verbesserung der Sicherheit und Compliance
  • Sichere Datenspeicherung: DocuWare gewährleistet hohe Sicherheitsstandards zum Schutz sensibler Daten.
  • Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Das System unterstützt die Einhaltung von Compliance-Vorschriften durch Audit-Trails und Zugriffskontrollen.
Optimierung der Zusammenarbeit
  • Teamkollaboration: Teammitglieder können unabhängig von ihrem Standort auf Dokumente zugreifen und gemeinsam daran arbeiten.
  • Integration in bestehende Systeme: DocuWare lässt sich nahtlos in bestehende ERP- und andere Geschäftssysteme integrieren.
Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit
  • Flexibilität: DocuWare passt sich den wachsenden Anforderungen Ihres Unternehmens an.
  • Individuelle Anpassungsmöglichkeiten: Das System kann auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden.
Wirtschaftlichkeit
  • Kosteneinsparungen: Durch die Optimierung von Prozessen und die Reduzierung von Papierkram können Kosten signifikant gesenkt werden.
  • ROI-Steigerung: Die Investition in DocuWare zahlt sich durch gesteigerte Effizienz und Produktivität schnell aus.

Dokumenten-Management und die Automatisierung von Geschäftsprozessen - FAZIT

DocuWare steht an der Spitze der digitalen Transformation und bietet eine umfassende Lösung für das Dokumenten-Management in Ihrem Unternehmen. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche, der Möglichkeit zur Automatisierung von Routineaufgaben und der sicheren, zentralisierten Dokumentenverwaltung, ermöglicht DocuWare eine nie dagewesene Effizienzsteigerung und Produktivität.

Die Investition in DocuWare bedeutet nicht nur eine Optimierung Ihrer internen Prozesse, sondern auch einen Beitrag zur Nachhaltigkeit durch die Reduzierung von Papierverbrauch. Gleichzeitig wird die Compliance gewährleistet und die Sicherheit Ihrer Unternehmensdaten verstärkt.

Mit seiner Flexibilität und Skalierbarkeit wächst DocuWare mit Ihrem Unternehmen mit und passt sich kontinuierlich an Ihre Bedürfnisse an. Egal, ob in kleinen Teams oder in großen Konzernen – DocuWare ist die ideale Lösung für jedes Unternehmen, das seinen Weg in die digitale Zukunft ebnen möchte.

In Zusammenarbeit mit uns - der profor software GmbH - Ihrem vertrauenswürdigen Partner im Bereich moderner Softwarelösungen, ist DocuWare mehr als nur ein DMS – es ist ein entscheidender Schritt hin zu einer smarteren, effizienteren und zukunftssicheren Arbeitsweise.

Entscheiden Sie sich für DocuWare und erleben Sie, wie Ihr Unternehmen durch die Digitalisierung von Dokumentenprozessen neue Höhen erreicht.

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Kundenstimmen

Viele Kunden vertrauen uns. Lesen Sie, warum.
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profor hat uns beeindruckt, indem sie Microsoft Dynamics 365 Business Central an unsere spezifischen Bedürfnisse angepasst haben. Ihr Verständnis für unsere Branche und die Bereitschaft, eine maßgeschneiderte Lösung zu bieten, haben wirklich den Unterschied gemacht. Jetzt haben wir ein System, das genau auf unsere Geschäftsanforderungen zugeschnitten ist.

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Torben Klotz

CFO, Delta Fleisch Handels GmbH

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Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.“

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Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

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Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

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Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

White Paper Schnittstellen

In unserem neuesten White Paper gehen wir auf die Nutzeneffekte und Vorteile von Schnittstellen und Integrationen ein. Lesen Sie darin, welche Vorteile durch die Nutzung für Ihr Unternehmen entstehen!

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ERP- und DMS-Lösungen für den deutschen Mittelstand

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