Gesetzes-konforme Dokumentation ihrer Verfahren

Mit dem Add-On für DocuWare von VD2 erstellen Sie gesetzeskonforme Verfahrensdokumentationen

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Mehr über unser DMS-System

Im heutigen Geschäftsumfeld ist die gesetzeskonforme Verfahrensdokumentation mehr als nur eine Empfehlung – sie ist eine Notwendigkeit.

Das VD2 Add-On für DocuWare bietet Ihnen eine effiziente und zuverlässige Lösung, um Verfahrensdokumentationen gemäß den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu erstellen.

Mit VD2 können Sie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicherstellen, ohne den Workflow Ihres Unternehmens zu stören. Von der Datenerfassung bis zur Archivierung, unser Add-On ermöglicht eine durchgängige, transparente und vor allem konforme Dokumentenverwaltung.

Machen Sie den nächsten Schritt zur vollständigen Compliance und operativen Exzellenz mit VD2 für DocuWare.

Wozu eine digitale Verfahrensdokumentation?

Welchen Mehrwert und welche Vorteile erhält mein Unternehmen durch die Einführung einer digitalen, GoBD-konformen Verfahrensdokumentation mit VD2 und DocuWare?

Gesetzeskonforme Dokumentation

Verfahrensdokumentationen werden strukturiert und vollständig nach den gesetzlichen Vorgaben (z. B. GoBD) erstellt und zentral dokumentiert – jederzeit prüfungsbereit.

Zentrale & digitale Erstellung

Alle relevanten Informationen zur Verfahrensdokumentation werden digital in DocuWare erfasst und verwaltet – ohne Papier, ohne Medienbrüche.

Klare Struktur & Nachvollziehbarkeit

VD2 führt Sie Schritt für Schritt durch den Aufbau der Verfahrensdokumentation und sorgt für eine einheitliche, verständliche und nachvollziehbare Struktur.

Welche Lösungen bieten wir für Ihre täglichen Herausforderungen?

Hier finden Sie die passenden Lösungen zu Herausforderungen, die sicher auch Sie aus Ihrem Arbeitsalltag kennen. Einfach über die einzelnen Elemente hovern.

Hoher Dokumentations-
aufwand

durch manuelle Erstellung, Pflege und Aktualisierung von Verfahrensdokumentationen.

Unsere Lösung:

VD2 ermöglicht die strukturierte Erstellung von Verfahrensdokumentationen über geführte Eingabemasken direkt in DocuWare. Inhalte werden einmal zentral erfasst und revisionssicher gespeichert.

Fehlende Einheitlichkeit

durch unterschiedliche Strukturen und Inhalte wird die Prüfbarkeit erschwert.

Unsere Lösung:

VD2 stellt eine einheitliche, gesetzeskonforme Struktur für Verfahrensdokumentationen bereit und sorgt so für klare, nachvollziehbare und prüfungssichere Dokumente.

Manuelle Pflege & Versionschaos

führt zu veralteten, unvollständigen oder widersprüchlichen Verfahrensbeschreibungen.

Unsere Lösung:

Änderungen werden versioniert dokumentiert und über DocuWare nachvollziehbar verwaltet. Alte Versionen bleiben erhalten und sind jederzeit einsehbar.

Begrenzte Aktualisierbarkeit

bei Prozess- oder Systemänderungen fehlt eine strukturierte, revisionssichere Anpassung.

Unsere Lösung:

Integrierte Workflows unterstützen die regelmäßige Prüfung, Aktualisierung und Freigabe von Verfahrensdokumentationen – inklusive Wiedervorlage und Erinnerung.

Lange Prüfungszeiten

durch fehlende Transparenz, Nachweise und unklare Ablage im Prüfungsfall.

Unsere Lösung:

Alle Verfahrensdokumentationen sind zentral in DocuWare abgelegt und im Prüfungsfall schnell auffindbar – vollständig, aktuell und revisionssicher.

Compliance & Nachvollziehbarkeit

werden durch uneinheitliche Dokumente und fehlende Versionierung erschwert.

Unsere Lösung:

VD2 unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen (z. B. GoBD) und schafft Transparenz durch klare Dokumentation, Versionierung und Zugriffskontrollen in DocuWare.

Das sagen unsere Kundinnen und Kunden

Lesen Sie, was unsere langjährigen Partner über Business Central und die Zusammenarbeit mit uns zu berichten haben.

Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.

Judith Kemmann

Head of Finance, ROBOTSPACESHIP

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.

Sandra Schneider

Head of Finance & HR, Accuride International GmbH

Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.

Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.

Gereon Steinkuhl

Projektmanager, HVVG

Vorteile und Nutzeneffekte von unseren Lösungen

Unsere Lösungen liefern echten Mehrwert:

Rechtssichere Prozesse schaffen

Durch eine vollständig dokumentierte Verfahrensdokumentation erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben wie GoBD und sind für Prüfungen jederzeit gut aufgestellt.

Transparenz über Ihre Geschäftsprozesse

Durch klare Abläufe und Zuständigkeiten erkennen alle Beteiligten, wie ein Prozess funktioniert – und wer wann was zu tun hat.

Weniger Medienbrüche und Fehlerquellen

Durch standardisierte Dokumentation und definierte Schnittstellen sinkt die Fehleranfälligkeit in täglichen Abläufen deutlich.

Effiziente interne Kommunikation

Durch klar dokumentierte Abläufe und Verantwortlichkeiten entfällt langes Nachfragen und Missverständnisse werden reduziert.

Bessere Prozesssteuerung & Optimierung

Durch die strukturierte Darstellung Ihrer Prozesse können Engpässe, Doppelarbeiten oder ineffiziente Abläufe schneller identifiziert und verbessert werden.

Nachvollziehbare Änderungen dokumentieren

Durch die Versionierung und Historie behalten Sie im Blick, wie und warum Prozesse angepasst wurden.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten auf die am meisten gestellten Fragen.

Was ist VD2?

VD2 ist ein Add-On für DocuWare zur digitalen Erstellung, Pflege und revisionssicheren Ablage von Verfahrensdokumentationen gemäß gesetzlicher Anforderungen (z. B. GoBD).

Erfüllt VD2 die GoBD-Anforderungen?

Ja. VD2 unterstützt die strukturierte und nachvollziehbare Erstellung von Verfahrensdokumentationen entsprechend den GoBD und erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Wie werden Verfahrensdokumentationen aktualisiert?

VD2 nutzt Workflows in DocuWare, um Prüfungen, Aktualisierungen und Freigaben zu steuern. Änderungen werden versioniert dokumentiert und bleiben jederzeit nachvollziehbar.

Wo werden die Verfahrensdokumentationen gespeichert?

Alle Dokumentationen werden revisionssicher und zentral in DocuWare archiviert – mit klaren Zugriffsrechten und schneller Auffindbarkeit im Prüfungsfall.

Für welche Unternehmen ist VD2 geeignet?

VD2 eignet sich für Unternehmen jeder Größe, die ihre Verfahrensdokumentationen digital, einheitlich und gesetzeskonform erstellen und dauerhaft pflegen möchten.

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