Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Funktionen, Kosten, Einführung und Nutzen von ERP-Software
.png?width=333&height=200&name=ke-logo-gold_weiss-(1).png){kind=logo}
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen zu ERP-Systemen und ERP-Software für den Mittelstand
Ein ERP-System ist die zentrale Software, mit der Unternehmen ihre wichtigsten Geschäftsprozesse steuern – zum Beispiel Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Buchhaltung und Projekte.
Statt vieler einzelner Excel-Listen oder Insellösungen arbeiten alle Abteilungen mit denselben Daten. Das reduziert Fehler, spart Zeit und schafft Transparenz.
Praxisbeispiel:
Ein Auftrag wird erfasst → das Lager sieht den Bedarf → der Einkauf bestellt → die Buchhaltung fakturiert automatisch.
Ein ERP lohnt sich meist dann, wenn:
mehrere Mitarbeiter mit denselben Daten arbeiten
Excel-Listen unübersichtlich werden
Aufträge, Lager oder Projekte schwer nachvollziehbar sind
In der Praxis starten viele Unternehmen zwischen 10 und 30 Mitarbeitenden mit einem ERP – oft auch früher, wenn Wachstum geplant ist.
Ein ERP deckt typischerweise Einkauf, Verkauf, Lager, Produktion, Projekte und Finanzen ab. Moderne ERP-Systeme integrieren diese Bereiche in einer gemeinsamen Datenbasis.
Eine Warenwirtschaft fokussiert sich auf Artikel und Lager. Ein ERP – wie Microsoft Dynamics 365 Business Central, das profor einsetzt – verbindet zusätzlich Finanzen, Projekte und Unternehmenssteuerung.
Zentrale Datenbasis statt mehrfacher Pflege
Weniger Fehler, da alles zusammenhängt
Echtzeit-Überblick über Aufträge, Kosten und Lager
Skalierbarkeit, wenn das Unternehmen wächst
Excel ist flexibel, stößt aber bei steigender Komplexität schnell an Grenzen.
Wichtig ist ein skalierbares ERP, das mit dem Unternehmen mitwächst. Lösungen wie Microsoft Dynamics 365 Business Central eignen sich für kleine Teams ebenso wie für größere Mittelständler.
Ein gutes ERP für wachsende Unternehmen ist:
modular erweiterbar
anpassbar ohne hohe Programmierkosten
offen für Schnittstellen
So kann man klein starten und Funktionen später ergänzen – z. B. für Produktion, Projekte oder Auslandsstandorte.
Kleine Firmen profitieren von ERP-Systemen, die schnell einsetzbar sind und klare Abläufe vorgeben. Eine intuitive Bedienung ist wichtiger als ein großer Funktionsumfang. Gleichzeitig sollte das System nicht zu starr sein, damit es bei steigender Komplexität nicht sofort an seine Grenzen stößt.
Produzierende Unternehmen benötigen ein ERP, das Material, Termine und Kapazitäten zusammenführt. Besonders wichtig sind Stücklisten, Produktionsplanung und Nachkalkulation. Nur so lässt sich nachvollziehen, ob Produkte wirtschaftlich hergestellt werden und wo Engpässe entstehen.
Im Handel sind Artikelverwaltung, Lager und Schnittstellen entscheidend. ERP-Systeme lassen sich hier oft durch spezialisierte Lagerlösungen wie Boltrics WMS ergänzen.
Projektorientierte Unternehmen brauchen Transparenz über Zeit, Kosten und Fortschritt. Ein ERP sollte Projektbudgets, Aufwände und Abrechnung miteinander verbinden. In der Praxis zeigt sich schnell, welche Projekte rentabel sind und wo nachgesteuert werden muss.
Lebensmittelunternehmen haben zusätzliche Anforderungen wie Chargenverwaltung, Mindesthaltbarkeitsdaten und Rückverfolgbarkeit. Ein ERP muss diese Informationen zuverlässig abbilden, da sie nicht nur für die Organisation, sondern auch für gesetzliche Vorgaben entscheidend sind.
Branchenlösungen wie Dynamics Food 365 - eine Lösung von profor ergänzen das ERP gezielt.
Typische Kernmodule sind:
Vertrieb & Einkauf
Lager
Finanzbuchhaltung
Auswertungen
Weitere Module (z. B. Projekte, Produktion, CRM) werden je nach Bedarf ergänzt.
Nein.
Viele Unternehmen starten bewusst mit wenigen Modulen und erweitern später. Ein schrittweiser Einstieg reduziert Kosten und Projektrisiken.
Ein ERP-System bildet die zentralen Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab. Dazu gehören in der Regel Vertrieb, Einkauf, Lager, Buchhaltung und je nach Bedarf auch Produktion oder Projektarbeit. Nicht jeder Betrieb nutzt alle Funktionen, wichtig ist vor allem, dass die Kernprozesse sauber und durchgängig abgebildet sind.
Ja.
Eine integrierte Buchhaltung sorgt für durchgängige Prozesse vom Auftrag bis zur Rechnung. Alternativ kann auch eine Schnittstelle zu einer externen Buchhaltung sinnvoll sein. Wichtig ist, dass Daten nicht manuell übertragen werden müssen, da hier häufig Fehler entstehen.
Für viele Unternehmen ja.
Sobald Waren gelagert oder bewegt werden, sind entsprechende Funktionen sinnvoll. Schon einfache Lagerfunktionen helfen, Lieferfähigkeit sicherzustellen und unnötige Bestände zu vermeiden. Mit wachsendem Volumen steigt der Nutzen deutlich.
Für produzierende Unternehmen ist eine PPS-Funktion meist unerlässlich. Ohne sie fehlt der Überblick über Materialbedarf, Termine und Auslastung. Das führt schnell zu Verzögerungen oder Mehrkosten.
Ein integriertes CRM ist sinnvoll, wenn Kundendaten, Angebote und Aufträge direkt zusammenhängen sollen. So haben Vertrieb und Verwaltung jederzeit einen gemeinsamen Blick auf den Kunden. Für viele mittelständische Unternehmen reicht diese integrierte Lösung völlig aus.
Bei sehr komplexen Vertriebsprozessen kann ein separates CRM sinnvoll sein – wichtig ist dann vor allem eine saubere Anbindung an das ERP.
Eine Zeiterfassung im ERP ist sinnvoll, wenn Arbeitszeit ein relevanter Kostenfaktor ist, etwa bei Projekten oder Dienstleistungen. Sie hilft, Aufwände realistisch zu bewerten und Projekte besser zu kalkulieren.
Notwendig ist sie nicht für jedes Unternehmen, bringt aber oft mehr Transparenz und bessere Entscheidungsgrundlagen.
Ein integriertes Projektmanagement ist kein Muss, erleichtert aber die Arbeit erheblich. Wenn Projektplanung, Zeiten und Kosten im selben System liegen, entfallen Abstimmungen und man erhält schneller belastbare Zahlen zum Projektstatus.
Ja, viele ERP-Systeme können an DATEV angebunden werden, sodass Buchhaltungsdaten wie Rechnungen oder Buchungssätze automatisch übergeben werden. Das reduziert manuelle Arbeit und vermeidet Übertragungsfehler zwischen ERP und Steuerberatung.
Solche Anbindungen werden in der Praxis regelmäßig umgesetzt – auch profor realisiert DATEV-Schnittstellen häufig im Rahmen von ERP-Einführungen oder Optimierungsprojekten.
Moderne ERP-Systeme bieten verschiedene Möglichkeiten zur Anbindung externer Systeme. Ob über Standardschnittstellen oder individuelle Anbindungen – wichtig ist, dass Daten automatisch ausgetauscht werden und kein zusätzlicher Pflegeaufwand entsteht.
Die Kosten hängen stark vom Umfang ab. Kleine ERP-Einführungen beginnen oft im unteren fünfstelligen Bereich, größere Projekte können deutlich darüber liegen. Entscheidend ist weniger der Preis der Software als der Nutzen im Alltag, etwa durch Zeitersparnis, weniger Fehler und bessere Planbarkeit. Viele Unternehmen berichten, dass sich ein ERP nach ein bis drei Jahren rechnet.
profor kalkuliert Projekte transparent und bedarfsgerecht.
Cloud: geringere Einstiegskosten, laufende Gebühren
On-Premise: höhere Anfangsinvestition, mehr Eigenbetrieb
Viele Mittelständler bevorzugen heute Cloud-Modelle wegen Flexibilität.
Typische Zusatzkosten entstehen durch:
individuelle Anpassungen
Datenmigration
Schulungen
interne Projektzeit
Transparente Planung ist hier entscheidend.
Viele mittelständische Unternehmen berichten, dass sich ein ERP-System nach ein bis drei Jahren rechnet. Der Nutzen entsteht vor allem durch Zeitersparnis, bessere Planung und weniger Fehler im Tagesgeschäft.
Eine ERP-Einführung dauert meist zwischen zwei und neun Monaten. Kleinere Unternehmen mit klaren Prozessen sind oft schneller, während komplexere Strukturen mehr Abstimmung erfordern. Erfahrungsgemäß spart eine gute Vorbereitung deutlich Zeit im Projektverlauf.
zu viele Sonderwünsche
fehlende Mitarbeitereinbindung
unklare Verantwortung
ERP-Projekte sind Organisationsprojekte, keine reinen IT-Projekte.
Eine ERP-Einführung beginnt meist mit der Analyse der bestehenden Abläufe, gefolgt von Einrichtung, Tests und Schulungen. Der eigentliche Start erfolgt oft schrittweise, um den laufenden Betrieb nicht zu gefährden.
profor begleitet alle Phasen strukturiert.
Wichtig sind:
klare Prozesse
saubere Stammdaten
definierte Ziele
Ein ERP ersetzt keine schlechten Prozesse – es macht sie nur sichtbarer.
Der Aufwand hängt stark von der Qualität der vorhandenen Daten ab. In vielen Projekten ist die Bereinigung alter Daten zeitintensiver als der technische Import. Gleichzeitig ist dies eine gute Gelegenheit, Ordnung in Stammdaten zu bringen.
profor führt Migrationen geplant und schrittweise durch.
Gerade beim ersten ERP-Projekt ist externe Unterstützung hilfreich. Ein erfahrener Berater kennt typische Stolpersteine und hilft, Entscheidungen schneller und fundierter zu treffen. Das spart oft mehr Zeit und Geld, als es kostet.
profor übernimmt diese Rolle praxisnah.
Mitarbeitende akzeptieren ein neues ERP eher, wenn sie früh eingebunden werden und den Nutzen für ihren Arbeitsalltag erkennen. Schulungen und offene Kommunikation spielen dabei eine entscheidende Rolle.
Erfahrungsgemäß:
Key-User: intensiver
Endanwender: praxisnah & kurz
Schulung ist kein einmaliges Ereignis, sondern ein Prozess.
ERP-Projekte scheitern selten an der Software, sondern meist an fehlender Organisation. Unklare Ziele, zu viele Sonderwünsche oder eine zu geringe Einbindung der Mitarbeitenden sind typische Ursachen. Erfolgreiche Projekte betrachten das ERP nicht als IT-Thema, sondern als Veränderung der Arbeitsweise.
Ja, das ist sogar der Normalfall. Durch eine schrittweise Einführung und klare Planung lassen sich Ausfallzeiten vermeiden. Viele Unternehmen arbeiten währenddessen weitgehend normal weiter.
ERP-Systeme sind in der Regel so aufgebaut, dass sie mit dem Unternehmen wachsen können. Neue Nutzer, zusätzliche Funktionen oder höhere Datenmengen lassen sich meist problemlos integrieren, wenn das System von Anfang an passend gewählt wurde.
Wächst ein Unternehmen, steigen meist auch die Anforderungen an das ERP. Ein gutes System lässt sich erweitern, ohne dass Prozesse neu erfunden werden müssen. So bleibt das ERP langfristig eine stabile Basis.
Updates werden entweder regelmäßig eingespielt oder in größeren Versionssprüngen umgesetzt. Wichtig ist, dass Aktualisierungen planbar sind und den laufenden Betrieb nicht unnötig beeinträchtigen.
Bereits heute gibt es z. B.:
Prognosen für Bedarf & Umsätze
automatische Belegerkennung
intelligente Auswertungen
KI ersetzt keine Prozesse, kann sie aber deutlich unterstützen.
profor beobachtet diese Entwicklungen und setzt sie gezielt ein.
Vereinbaren Sie ein kostenloses Erstgespräch und erfahren Sie, welche digitalen Lösungen und Software-Optionen Ihre täglichen Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren.
Entdecken Sie auch unsere neue Schnittstelle zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle Informationen finden Sie hier:
ERP- und DMS-Lösungen für den Mittelstand
Zentrale:
Gewerbering 10-14 | 25469 Halstenbek
Niederlassung München:
Emmy-Noether-Straße 2 | 85221 Dachau
+49 4101 80 99 400
.svg)