ECM-FAQ: Häufige Fragen zu ECM-Systemen einfach & verständlich erklärt

Ein Dokumentenmanagementsystem verwaltet digitale Dokumente zentral und strukturiert. Rechnungen, Verträge oder E-Mails werden nicht mehr in Ordnern oder E-Mail-Postfächern gesucht, sondern sind revisionssicher abgelegt und schnell auffindbar. Ziel ist es, Papier, Suchzeiten und Fehler zu reduzieren.

Ein DMS fokussiert sich auf Dokumente, während ECM weiter denkt. ECM umfasst zusätzlich:

• Workflows und Freigaben

• Archivierung über den gesamten Lebenszyklus

• Zusammenarbeit und Prozesssteuerung

In der Praxis werden beide Begriffe häufig gemeinsam genutzt.

Ein DMS wird sinnvoll, sobald Dokumente regelmäßig gesucht, geprüft oder weitergegeben werden müssen. Spätestens wenn Papierordner, Netzlaufwerke und E-Mails parallel genutzt werden, bringt ein DMS spürbare Entlastung.

Eine klassische Dateiablage speichert Dokumente, bietet aber kaum Struktur oder Sicherheit. Ein DMS ergänzt dies um Versionierung, Rechte, Suche und Archivierung. Dadurch sind Dokumente nachvollziehbar, auffindbar und rechtlich sicher abgelegt.

Ein DMS adressiert typische Alltagsprobleme wie:

• langes Suchen nach Dokumenten

• doppelte oder veraltete Dateien

• fehlende Transparenz bei Freigaben

• Unsicherheit bei Aufbewahrungsfristen

Gerade im Mittelstand wachsen Dokumentenmengen oft schneller als Strukturen. Ein DMS hilft dabei:

• Suchzeiten deutlich zu reduzieren

• Wissen zentral verfügbar zu machen

• Ordnung zu schaffen, ohne Prozesse zu verkomplizieren

So bleibt der Arbeitsalltag auch bei Wachstum beherrschbar.

Für kleine und mittlere Unternehmen eignen sich DMS-Lösungen, die schnell eingeführt werden können und klare Standards bieten. Wichtig ist weniger der Funktionsumfang als eine einfache Bedienung und die Möglichkeit, das System später zu erweitern.

DocuWare erfüllt diese Anforderungen und wird von profor modular und praxisnah implementiert.

Ja, auch kleine Unternehmen profitieren von einem DMS, vor allem bei Rechnungen, Verträgen und Personalunterlagen. Der Einstieg ist heute oft niedrigschwellig und verhindert, dass sich mit dem Wachstum ein Dokumentenchaos entwickelt.

Ein DMS ist sehr gut für wachsende Unternehmen geeignet, da es mit steigenden Dokumentenmengen und Nutzerzahlen umgehen kann. Neue Abteilungen oder Prozesse lassen sich meist ohne Systemwechsel integrieren.

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar gespeichert werden. Änderungen werden protokolliert, Löschungen sind nicht unbemerkt möglich. Das ist besonders für steuerlich relevante Unterlagen wichtig.

Viele DMS-Lösungen unterstützen die GoBD-Anforderungen, etwa durch Nachvollziehbarkeit, Unveränderbarkeit und vollständige Archivierung. Entscheidend ist jedoch immer die korrekte Nutzung im Unternehmen.

Ein DMS hilft, personenbezogene Daten kontrolliert zu verwalten. Zugriffsrechte, Löschkonzepte und Protokollierungen unterstützen dabei, Datenschutzanforderungen im Alltag einzuhalten.

E-Mails werden automatisch archiviert, sobald sie ein- oder ausgehen. Sie sind danach unveränderbar gespeichert und jederzeit auffindbar. Das entlastet Postfächer und erfüllt gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

Ein DMS sollte grundlegende Funktionen abdecken wie:

• Dokumentenerfassung

• Volltextsuche

• Versionierung

• Archivierung

• optionale Workflows

OCR erkennt Texte in gescannten Dokumenten oder PDFs und macht sie durchsuchbar. Dadurch lassen sich Inhalte schnell finden, auch wenn sie ursprünglich nur als Bild vorlagen.

Dokumente können anhand von Inhalten, Absendern oder Dokumenttypen automatisch mit Schlagwörtern versehen werden. Das erleichtert die Ablage und verbessert die Suche erheblich.

Freigaben werden über digitale Workflows gesteuert. Dokumente laufen automatisch die definierten Prüfstationen durch, inklusive Status und Protokollierung. Das sorgt für Transparenz und klare Verantwortlichkeiten.

Eingangsrechnungen werden digital erfasst, ausgelesen und geprüft. Der typische Ablauf:

• Eingang (Scan oder E-Mail)

• automatische Datenerkennung

• digitale Prüfung und Freigabe

• revisionssichere Archivierung

Ja, denn Verträge sind langfristig relevant und müssen auffindbar bleiben. Ein DMS ermöglicht zentrale Ablage, Fristenüberwachung und klare Versionierung, was Risiken deutlich reduziert.

Ja, digitale Personalakten sind ein häufiger Anwendungsfall. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass sensible Informationen nur berechtigten Personen zur Verfügung stehen.

Die Kosten hängen vom Umfang ab. Typisch sind:

• einmalige Einführungskosten

• laufende Lizenz- oder Betriebskosten

Der wirtschaftliche Nutzen entsteht meist durch Zeitersparnis.

Die Kosten bestehen meist aus:

• Software

• Einführung und Konfiguration

• Schulungen

• laufendem Betrieb

 profor legt alle Kosten offen und vermeidet versteckte Aufwände.

Ja, vor allem für Lizenzen, Support und optionale Automatisierungen. Mit DocuWare Cloud sind viele Betriebsleistungen bereits enthalten.

In den meisten Fällen ja, durch Zeitersparnis, weniger Fehler und höhere Prozesssicherheit. profor bewertet den wirtschaftlichen Nutzen vor Projektstart.

Eine Einführung erfolgt meist in klaren Schritten:

• Analyse der Dokumentenprozesse

• Einrichtung und Tests

• Schulung der Mitarbeitenden

• schrittweiser Start

Je nach Umfang dauert eine Einführung meist zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten. Klare Ziele und saubere Vorbereitung verkürzen die Projektdauer deutlich.

Bestehende Dokumente können schrittweise oder gesammelt übernommen werden. Oft ist eine vorherige Bereinigung sinnvoll, um Altlasten nicht unnötig mitzunehmen.

Ja, bestehende Abläufe laufen weiter, während das DMS eingeführt wird. Der Umstieg erfolgt geplant und kontrolliert.

Häufige Fehler sind:

• zu komplexe Workflows

• unklare Ablagestrukturen

• zu wenig Schulung

Gerade im Mittelstand ist externe Erfahrung sinnvoll. profor übernimmt diese Rolle praxisnah.

Mitarbeitende akzeptieren ein DMS schneller, wenn sie den praktischen Nutzen erkennen. Weniger Suchen, klarere Abläufe und einfachere Zusammenarbeit sprechen meist für sich.

Der Schulungsaufwand ist meist überschaubar. Kurze, praxisnahe Einweisungen reichen oft aus, da viele Funktionen selbsterklärend sind.

profor setzt auf kurze, zielgerichtete Trainings für DocuWare.

Ein Cloud-DMS ist ortsunabhängig verfügbar. Mit DocuWare Cloud ermöglicht profor sicheres Arbeiten im Büro und im Homeoffice.

Ein DMS lässt sich in der Regel problemlos an steigende Nutzerzahlen und Dokumentenmengen anpassen. Dadurch bleibt es auch bei Unternehmenswachstum stabil einsetzbar.

DMS-Systeme verfügen in der Regel über regelmäßige Backups und klare Wiederherstellungsprozesse. So bleiben Dokumente auch bei technischen Störungen oder Ausfällen geschützt.

KI unterstützt heute bereits bei Texterkennung, Klassifizierung und Suche. Zukünftig wird sie Prozesse weiter automatisieren, etwa bei der Erkennung von Dokumenttypen oder Fristen.