E-Rechnung

E-Rechnung erstellen mit Microsoft Dynamics 365 Business Central

Compliance sicherstellen, Prozesse automatisieren.

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Was hat es mit der E-Rechnung auf sich?

Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im März 2024 hat der Gesetzgeber die Weichen für eine umfassende Digitalisierung des Rechnungswesens gestellt. Für Unternehmen, die auf Microsoft Dynamics 365 Business Central setzen, bedeutet dies mehr als nur die Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht. Es ist die Chance, manuelle Abläufe endgültig durch eine intelligente Rechnungsautomatisierung zu ersetzen.

Als Ihr Partner für Business Central begleiten wir Sie dabei, die E-Rechnungspflicht rechtssicher umzusetzen und Ihre Finanzprozesse zukunftssicher aufzustellen.

Wozu E-Rechnungen mit dem ERP-System erstellen?

Gründe, warum sich die Erstellung von E-Rechnungen, direkt über das ERP-System, lohnt.

Signifikante Kostenoptimierung durch Automatisierung

Durch die Verlagerung der Rechnungsabwicklung in ein automatisiertes ERP-System lassen sich bis zu 80 % der herkömmlichen Prozesskosten einsparen . Da strukturierte E-Rechnungsdaten direkt verarbeitet werden, entfällt das manuelle und fehleranfällige Abtippen von Informationen komplett.

Maximale Effizienz durch medienbruchfreie Prozesse

Die Erstellung von E-Rechnungen im ERP-System ermöglicht einen vollständig digitalen Workflow ohne den Umweg über Papier oder einfache PDFs . Dies verkürzt die Durchlaufzeiten in der Buchhaltung drastisch und setzt Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten frei.

Höchste Compliance und Rechtssicherheit

Ein integriertes ERP-System stellt sicher, dass alle Rechnungen revisionssicher und gemäß den GoBD-Vorgaben über den gesetzlichen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden . Automatisierte Prozesse schützen dabei effektiv vor Datenverlust und Manipulation.

§ Der gesetzliche Rahmen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich für im Inland ansässige Unternehmen verpflichtend . Das Gesetz definiert eine E-Rechnung dabei klar als einen Beleg, der in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

Wichtige Fristen im Überblick:

Ab 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten .

Bis Ende 2026: Übergangsfrist, in der Papierrechnungen und unstrukturierte Formate (z. B. einfache PDFs) für B2B-Umsätze der Jahre 2025/2026 bei Zustimmung des Empfängers noch zulässig sind .
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht greift vollständig. Papierrechnungen sind im B2B-Bereich unzulässig .

XRechnung und ZUGFeRD - Die Standards in Ihrem ERP-System.

Integrieren Sie elektronische Rechnungsstandards nahtlos in Microsoft Dynamics 365 Business Central und automatisieren Sie Ihre Eingangs- und Ausgangsrechnungsprozesse.

XRechnung

Die XRechnung ist der in Deutschland etablierte Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das Rechnungsdaten automatisch verarbeitet und ohne manuelle Datenerfassung in Fach- und ERP-Systeme übernommen werden kann.

Als DMS-Anbieter unterstützen wir Unternehmen dabei, XRechnungen rechtskonform zu erstellen, zu verarbeiten, zu archivieren und in bestehende Geschäftsprozesse zu integrieren. Dadurch werden Bearbeitungszeiten reduziert, Fehler vermieden und gesetzliche Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung zuverlässig erfüllt.

Ihre Vorteile mit XRechnung:

Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Schnellere Freigabe- und Buchungsprozesse
Medienbruchfreie digitale Workflows
Revisionssichere Archivierung im DMS
Erfüllung gesetzlicher Vorgaben für E-Rechnungen

ZUGFeRD

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides E-Rechnungsformat, das eine menschenlesbare PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten in einer einzigen Datei kombiniert. Dadurch kann die Rechnung sowohl direkt gelesen als auch automatisiert von ERP-, Buchhaltungs- und DMS-Systemen verarbeitet werden.

Als DMS-Anbieter unterstützen wir Unternehmen dabei, ZUGFeRD-Rechnungen automatisch zu erfassen, zu verarbeiten, revisionssicher zu archivieren und nahtlos in digitale Geschäftsprozesse zu integrieren. So profitieren Sie von effizienteren Abläufen und einer zukunftssicheren E-Rechnungsverarbeitung.

Ihre Vorteile mit ZUGFeRD:

PDF und strukturierte Rechnungsdaten in einer Datei
Automatisierte Verarbeitung ohne Medienbrüche
Schnelle Integration in ERP- und Buchhaltungssysteme
Revisionssichere Archivierung im DMS
Unterstützung aktueller E-Rechnungsanforderungen und Standards

Mehr als nur Compliance: Die Vorteile der Rechnungsverarbeitung

Die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsaustausch bietet signifikante Optimierungspotenziale für Ihre Buchhaltung. Studien zeigen, dass durch die Automatisierung bis zu 80 % der Prozesskosten eingespart werden können

Kosteneinsparungen

Reduzierung von Aufwendungen für Papier, Druck und Porto sowie Minimierung des manuellen Erfassungsaufwands.

Effizienzsteigerung

Rechnungsdaten münden direkt in die Buchhaltungsprozesse von Business Central, was die Durchlaufzeiten drastisch verkürzt.

Compliance & Rechtssicherheit

Eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD schützt vor Manipulation und erfüllt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht.

Fehlervermeidung

Automatische Abgleiche mit Bestellungen und Lieferscheinen verhindern Doppeltzahlungen und Übermittlungsfehler.

Nicht länger abwarten. Direkt starten.

Vereinbaren Sie ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch mit unserem ERP-Experten und erfahren Sie, welche digitalen Lösungen und Software-Optionen Ihre täglichen Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren können.

Kostenloses Erstgespräch

✅ Dauer: ca. 15-30 Minuten

✅ Bedarfsanalyse + erste Einschätzung erhalten

✅ Kostenlose, unverbindliche Beratung

Praxisnahe Einführung: So gelingt der Umstieg.

Die Einführung der E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt, sondern ein Change-Prozess für die gesamte Organisation . Unterschätzen Sie nicht die Lernkurve und beginnen Sie frühzeitig, um Engpässe bei externen Ressourcen zu vermeiden .

Schrittweises Vorgehen

Starten Sie beispielsweise mit der Kreditorenbuchhaltung, da hier der Zeitgewinn sofort messbar ist .

Teamvorbereitung

Frühzeitige Schulungen steigern die Akzeptanz für digitale Workflows.

Zukunftssicherheit

Setzen Sie auf Cloud-basierte Lösungen innerhalb des Microsoft-Ecosystems, um von Skalierbarkeit und höchsten Sicherheitsstandards zu profitieren.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten zu den meist gestellten Fragen zur E-Rechnungsverarbeitung.

Warum reicht der Versand von PDF-Rechnungen per E-Mail ab sofort nicht mehr aus?

PDF-Rechnungen gelten rechtlich nicht mehr als E-Rechnungen, da sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthalten. Im B2B-Bereich sind ab 2025 vorrangig XML-basierte E-Rechnungen vorgesehen; für PDFs ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.

Bis wann muss mein Unternehmen die Erstellung von E-Rechnungen umgestellt haben?

Der Empfang von E-Rechnungen ist seit dem 1. Januar 2025 verpflichtend. Für den Versand gelten Übergangsfristen bis Ende 2027. Ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung erstellt werden.

XRechnung oder ZUGFeRD – welches Format ist die richtige Wahl?

XRechnung ist ein reines XML-Format und Standard im öffentlichen Sektor. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML und ist dadurch sowohl maschinen- als auch menschenlesbar. Idealerweise unterstützt das ERP-System beide Formate.

Welchen ROI bietet die Rechnungsautomatisierung?

Automatisierte Prozesse können die Kosten der Rechnungsverarbeitung um bis zu 80 % senken. Gleichzeitig werden Fehler reduziert, Skontofristen besser genutzt und Mitarbeitende entlastet.

Wie stellen wir Revisionssicherheit und GoBD-Konformität sicher?

E-Rechnungen müssen zehn Jahre unveränderbar archiviert werden. Eine Verfahrensdokumentation sowie die Kombination aus ERP- und DMS-System sorgen für die erforderliche Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit.

Was sind die größten Risiken einer verspäteten Umstellung?

Späte Umstellungen können zu Engpässen bei Dienstleistern, erhöhtem Umsetzungsdruck und Compliance-Risiken führen. Zudem drohen Probleme beim Vorsteuerabzug, wenn Rechnungen nicht den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.

Können wir die E-Rechnungsverarbeitung auch in der Cloud rechtssicher betreiben?

Ja. Cloud-Lösungen bieten Vorteile bei Skalierbarkeit, Sicherheit und Wartung. Auch eine Archivierung im EU-Ausland ist zulässig, sofern die Finanzverwaltung jederzeit auf die Daten zugreifen kann.

profor software GmbH

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