E-Rechnung

E-Rechnungen empfangen mit Ihrem Dokumentenmanagement-System

Mit DocuWare erfüllen Sie die gesetzliche Annahmepflicht von E-Rechnungen ab Tag eins.

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Was hat es mit der E-Rechnung auf sich?

Seit dem 1. Januar 2025 sind alle in Deutschland ansässigen B2B-Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten zu können . Diese Anforderung gilt unabhängig von der Unternehmensgröße oder dem Branchensegment . Mit der DMS-Lösung DocuWare stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen technisch sofort in der Lage ist, diese Dokumente rechtskonform anzunehmen und medienbruchfrei weiterzuverarbeiten . So verwandeln Sie die gesetzliche Pflicht in einen Effizienzvorteil für Ihre gesamte Buchhaltung.

Wozu E-Rechnungen mit dem DMS empfangen?

Gründe, warum sich der Empfang von E-Rechnungen, direkt über das DMS-System, lohnt.

Sofortige Erfüllung der gesetzlichen Annahmepflicht

Mit einem DMS ist Ihr Unternehmen in der Lage, die seit dem 1. Januar 2025 verpflichtenden E-Rechnungsformate rechtssicher zu empfangen und zu verarbeiten.

Visualisierung maschinenlesbarer XML-Daten

Ein DMS macht strukturierte Formate wie die XRechnung für Mitarbeiter visuell lesbar und erleichtert so Prüfung und Freigabe.

Eliminierung manueller Erfassungsfehler durch KI

Durch die Nutzung von XML-Daten und KI-gestütztem Intelligent Document Processing (IDP) werden Rechnungsinformationen automatisch und fehlerfrei ausgelesen.

§ Der gesetzliche Rahmen

Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnung im B2B-Bereich für im Inland ansässige Unternehmen verpflichtend . Das Gesetz definiert eine E-Rechnung dabei klar als einen Beleg, der in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht.

Wichtige Fristen im Überblick:

Ab 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten .

Bis Ende 2026: Übergangsfrist, in der Papierrechnungen und unstrukturierte Formate (z. B. einfache PDFs) für B2B-Umsätze der Jahre 2025/2026 bei Zustimmung des Empfängers noch zulässig sind .
Ab 1. Januar 2028: Die E-Rechnungspflicht greift vollständig. Papierrechnungen sind im B2B-Bereich unzulässig .

Viele Rechnungsformate - ein automatisierter Prozess.

Ein modernes Dokumentenmanagement-System muss flexibel auf die Vielfalt eingehender Belege reagieren. DocuWare ermöglicht den automatisierten Empfang sämtlicher Rechnungsarten über einen zentralen Prozess.

Strukturierte Daten (XML)

Formate wie XRechnung oder die XML-Bestandteile von ZUGFeRD werden direkt eingelesen, wodurch Eingabe- und OCR-Fehler vollständig vermieden werden.

Visualisierung für den Menschen

Da rein XML-basierte Rechnungen für das menschliche Auge nicht lesbar sind, macht DocuWare diese Daten zur Prüfung und Genehmigung sofort visuell darstellbar.

Hybride & klassische Formate

Auch PDF-Rechnungen oder gescannte Papierbelege werden über intelligentes Document Processing (IDP) erfasst, wobei KI-gestützte Funktionen die relevanten Indexdaten automatisch extrahieren.

GoBD-Konformität und Rechtssicherheit im digitalen Archiv.

Die Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Rechnungen sind streng: Sie müssen über Jahre unveränderbar, lesbar und maschinell auswertbar archiviert werden.

Compliance durch Automatisierung

DocuWare übernimmt alle relevanten Rechnungsdaten automatisch als Indexwerte und sorgt für eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD.

Vorbereitung auf Audits

Durch die lückenlose Dokumentation („Wer hat was wann gemacht?“) sind Betriebsprüfungen und Analysen zur Prozessoptimierung jederzeit ohne zusätzlichen Vorbereitungsaufwand möglich.

Schutz vor Manipulation

Verschlüsselung und sichere Übertragungsprotokolle gewährleisten, dass Ihre sensiblen Finanzdaten vor unbefugtem Zugriff und Manipulation geschützt sind.

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Effiziente Rechnungsautomatisierung von der Erfassung bis zur Zahlung.

Der digitale Rechnungseingang mit DocuWare endet nicht beim Archivieren. Er mündet in intelligente Workflows, die Ihre Fachabteilungen entlasten und die Durchlaufzeiten drastisch verkürzen.

Automatisierter Abgleich

Eingehende Rechnungen können systemseitig direkt mit vorhandenen Bestellungen oder Lieferscheinen abgeglichen werden, um Unstimmigkeiten sofort zu identifizieren.

Mobile Freigabeprozesse

Dank Cloud-Technologie können Verantwortliche Rechnungen von überall und auf jedem Endgerät prüfen und freigeben – ideal für Homeoffice oder Dienstreisen.

Nahtlose Anbindung

Die extrahierten und geprüften Daten werden über Schnittstellen direkt an Ihr ERP-System (wie Microsoft Dynamics 365 Business Central), DATEV oder SAP übergeben . Dies eliminiert manuelles Abtippen und beschleunigt den gesamten Zahlungszyklus.

Fazit: Die Einführung der Rechnungsautomatisierung mit DocuWare ist oft der „Eisbrecher“ für die weitere digitale Transformation in Ihrem Unternehmen. Da die Lösung sowohl als Cloud- als auch als On-Premises-Variante funktionsidentisch zur Verfügung steht, bleibt Ihr Unternehmen jederzeit flexibel und skalierbar. Nutzen Sie die E-Rechnungspflicht, um Ihre Buchhaltung zum digitalen Erfolgsgaranten zu machen.

Häufig gestellte Fragen

Hier finden Sie die Antworten zu den meist gestellten Fragen zur E-Rechnungsverarbeitung.

Warum ist der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 verpflichtend?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im strukturierten Format empfangen und verarbeiten können. Die Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensgröße.

Gilt eine PDF-Rechnung per E-Mail weiterhin als E-Rechnung?

Nein. Ein einfaches PDF gilt nicht mehr als E-Rechnung, sondern als „sonstige Rechnung“. Eine echte E-Rechnung muss strukturiert und maschinenlesbar sein, zum Beispiel im XML-Format.

Wie können Mitarbeiter eine XML-basierte XRechnung lesen?

DocuWare macht XML-Daten automatisch visuell lesbar und stellt sie wie ein gewohntes Rechnungsdokument dar. So können Mitarbeiter Prüfung und Freigabe einfach durchführen.

Welchen Vorteil bietet ein DMS gegenüber manueller Erfassung?

Ein DMS spart Zeit und Kosten, reduziert Fehler und automatisiert die Datenerfassung. DocuWare liest Rechnungsdaten direkt aus XML-Metadaten aus und kann sie mit Bestellungen oder Lieferscheinen abgleichen.

Wie wird die Revisionssicherheit gewährleistet?

DocuWare archiviert E-Rechnungen GoBD-konform, unveränderbar und sicher für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Die Dokumente bleiben jederzeit auffindbar und lesbar.

Können Rechnungen mobil oder im Homeoffice freigegeben werden?

Ja. Über digitale Workflows können Rechnungen ortsunabhängig per Smartphone, Tablet oder Laptop geprüft und freigegeben werden. Das verkürzt Durchlaufzeiten und vermeidet Verzögerungen.

Wie erfolgt die Übergabe an unser ERP-System, z. B. Business Central?

DocuWare bietet Schnittstellen zu gängigen ERP- und Buchhaltungssystemen wie Microsoft Dynamics, DATEV, SAP oder Oracle. Geprüfte Rechnungsdaten werden medienbruchfrei übertragen.

Was passiert, wenn wir weiterhin Papierrechnungen erhalten?

Papierrechnungen können mit DocuWare digitalisiert und revisionssicher archiviert werden. Bei ersetzendem Scannen darf das Papieroriginal vernichtet werden, wenn der Prozess dokumentiert ist.

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