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Verträge immer im Blick – flexibel, sicher & effizient.

Ganz gleich, ob im Büro, Home‑Office oder unterwegs: Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement mit zentraler Akte, automatisierten Fristen‑Alerts und DSGVO‑konformer eSignatur.

Für Entscheider, die Vertragsrisiken vermeiden und Prozesse beschleunigen wollen.

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Ihre Vertragsverwaltung kostet Sie Geld – und Zeit.

Verteilen Sie Vertragsdaten noch über Ordner, Excel oder E-Mail? Diese Zettelwirtschaft führt zu:

Übersehenen Fristen – teure Verlängerungen oder verpasste Kündigungsoptionen

Verlorener Zeit – Dokumente sind verstreut und kaum auffindbar

Rechtlicher Unsicherheit – veraltete Versionen, unvollständige Audit-Trails


Stellen Sie sich vor:
Alle Vertragsdokumente zentral verfügbar – versioniert, durchsuchbar und automatisch erinnert.
Keine verpassten Termine, keine Konflikte, und volle Kontrolle – jederzeit, überall.

Wozu ein digitales Vertragsmanagement?

Welchen Mehrwert und welche Vorteile bietet ein zentrales, digitales Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen?

Zentrale Transparenz über alle Verträge

Alle Verträge sind an einem Ort strukturiert abgelegt – unabhängig von Abteilung oder Standort. Sie wissen jederzeit, welche Verträge bestehen, wer verantwortlich ist und in welchem Status sie sich befinden. Das schafft Überblick und reduziert Suchaufwand.

Fristen, Laufzeiten und Kündigungen sicher im Blick

Automatische Erinnerungen zu Kündigungsfristen, Verlängerungen und Meilensteinen verhindern ungewollte Vertragsverlängerungen und geben Ihnen Handlungssicherheit – ohne manuelle Nachverfolgung.

Schnellere Abstimmungen und Freigaben

Digitale Workflows beschleunigen Prüf- und Freigabeprozesse. Verträge werden gezielt an die richtigen Personen weitergeleitet – transparent, nachvollziehbar und ohne Medienbrüche.

Nicht länger abwarten. Direkt starten.

Vereinbaren Sie ein kostenloses, unverbindliches Erstgespräch mit unserem ERP-Experten und erfahren Sie, welche digitalen Lösungen und Software-Optionen Ihre täglichen Geschäftsprozesse nachhaltig optimieren können.

Dauer: ca. 15-30 Minuten

✅ Bedarfsanalyse + erste Einschätzung erhalten

✅ Kostenlose, unverbindliche Beratung

Welche Lösungen bieten wir für Ihre täglichen Herausforderungen?

Hier finden Sie typische Herausforderungen im Vertragsmanagement – und die passenden digitalen Lösungen dazu.

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Unübersichtliche Vertragslandschaft

durch verstreute Dokumente, unterschiedliche Speicherorte und fehlende Struktur.

 

Unsere Lösung:

Zentrale, digitale Vertragsablage mit strukturierter Übersicht – alle Verträge sind jederzeit auffindbar und versioniert.

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Manuelle Vertragsprozesse

durch papierbasierte Abläufe, manuelles Versenden und Freigaben via E-Mail.

 

Unsere Lösung:

Digitale Workflows mit automatisierten Freigaben, Fristenüberwachung und Erinnerungen beschleunigen den gesamten Prozess.

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Fehleranfällige Datenpflege

durch manuelle Eingaben, doppelte Daten und fehlende Verknüpfungen.

 

Unsere Lösung:

Automatische Erfassung relevanter Vertragsdaten und standardisierte Datenfelder sorgen für konsistente, fehlerfreie Vertragsinformationen.

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Verpasste Fristen & Risiken

durch fehlende Fristenüberwachung, Kündigungstermine oder Verlängerungen.

 

Unsere Lösung:

Intelligente Fristenlogik mit automatischen Alerts stellt sicher, dass keine wichtigen Termine übersehen werden.

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Fehlende Transparenz für Beteiligte

durch unterschiedliche Bearbeitungsstände und keine Echtzeit-Einblicke.

 

Unsere Lösung:

Team- und rollenbasierte Zugriffsrechte mit vollständigen Audit-Trails schaffen Übersicht und Klarheit für alle Beteiligten.

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Compliance-Risiken & Unvollständigkeit

durch mangelnde Nachvollziehbarkeit von Änderungen und fehlende Versionierung.

 

Unsere Lösung:

Revisionssichere Vertragsversionierung und lückenlose Dokumentation aller Aktionen gewährleisten rechtskonformes Arbeiten.

Das sagen unsere Kundinnen und Kunden

Lesen Sie, was unsere langjährigen Partner über Business Central und die Zusammenarbeit mit uns zu berichten haben.
Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen DokumentenPool archiviert.
Judith Kemmann
Head of Finance, ROBOTSPACESHIP
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Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.
Sandra Schneider
Head of Finance & HR, Accuride International GmbH
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Mit DocuWare haben wir auf das richtige Pferd gesetzt: Die Kombination aus der einfachen Bedienung und den wirklich vielfältigen, großartigen Möglichkeiten, die sich damit eröffnen, macht das System so attraktiv. Im Ergebnis bedeutet es große Zeitersparnis, Kostenreduzierung, Qualitätssteigerung und Transparenz.

Wir haben bei der Rechnungsbearbeitung eine 
Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent erreicht, statt rund 30 sind es heute noch etwa zehn Minuten Arbeitsaufwand pro Rechnung.

Gereon Steinkuhl
Projektmanager, HVVG
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Ausbau eines digitalen Vertragsmanagements

Das digitale Vertragsmanagement und die digitale Vertragsakte können sehr umfangreich sein.

Rechts haben wir Ihnen die unterschiedlichen (Ausbau-)Stufen aufgelistet.

 

Stufe 1: Digitale Archivierung

Beginnend mit einer zentralisierten Ablage von sämtlichen Verträgen, schaffen Sie einfache und effiziente Such-Möglichkeiten. 

Die zentrale Ablage löst nicht nur Informations- und Dateninseln auf, sondern hilft beim schnellen Finden von Verträgen.

Dank eines Berechtigungskonzeptes kann feingliedrig eingestellt werden, welche Person auf welchen Vertrag Zugriff hat.

Stufe 2: Erinnerungen und Wiedervorlagen

Die erste Stufe von digitalen Workflows im Vertragsmanagement sind die Erinnerung und Wiedervorlagen.

Stellen Sie im DocuWare DMS direkt ein, wann Sie erneut vom System benachrichtigt werden möchten. Oder lassen Sie sich ein Wiedervorlage-Datum automatisch berechnen, beispielsweise anhand des Vertragsbeginns und der Vertragslaufzeit.

Stufe 3: Workflows zur Freigabe

Nutzen Sie die DMS-spezifischen Funktionen und generieren digitale Freigabe-Workflows. Erstellen Sie neue Verträge mit Ihrer derzeit eingesetzten Lösung, archivieren die Dateien in DocuWare und starten nun mit allen erforderlichen Personen einen Freigabe-Prozess.

Stufe 4: Verträge online erstellen

Nutzen Sie das Modul DocuWare Forms oder die Drittanbieter-Applikation "Paperless.io" um Erstellen von Verträgen und Dokumenten. 

Vorteile solcher Applikationen sind, dass Sie sich von (alten) Dateien und ungültigen Versionen auf dem Dateisystem befreien und immer in der Cloud die neueste Version des Vertrags nutzen.

Nach dem Erstellen werden im Bedarfsfall die Dokumente durch den DocuWare Workflow geleitet oder natürlich auch überwacht und kontrolliert, beispielsweise ob bereits die Unterschrift des Vertragspartners platziert wurde.

Stufe 5: Dokumente rechtssicher unterschreiben

Nutzen Sie Tools wie Paperless.io, ValidatedID oder DocuSign (oder jede andere Anwendung die dafür ausgerichtet ist) und lassen Ihre Verträge digital aber rechtssicher von Ihren Vertragspartnern unterzeichnen.

Die finale Version mit allen Unterschriften wird in DocuWare gesetzeskonform archiviert und steht im Bedarfsfall berechtigten Personen in wenigen Sekunden zur Verfügung.

Heute entscheiden. Morgen effizienter arbeiten.

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Vorteile und Nutzeneffekte

Welche Vorteile und Nutzeneffekte bieten eine zentrale Vertragsverwaltung und die digitale Vertragsakte?

Erhöhte Transparenz und Kontrolle

Durch die Zentralisierung von Vertragsdokumenten in einem digitalen Archiv mit DocuWare wird die Transparenz und Nachverfolgbarkeit von Vertragsprozessen verbessert. Verantwortliche haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Status, können Fristen überwachen und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.

Effizienzsteigerung und Zeitersparnis

Automatisierte Workflows reduzieren die Notwendigkeit manueller Eingriffe und beschleunigen den gesamten Vertragsprozess. So wird wertvolle Arbeitszeit eingespart, die stattdessen in wesentliche Geschäftsaktivitäten investiert werden kann, und die Bearbeitungszeit von Verträgen wird verkürzt.

Beschleunigung von Genehmigungsprozessen durch digitale Signaturen

Die Integration digitaler Signaturen in DocuWare beschleunigt die Genehmigungsprozesse erheblich. Verträge und wichtige Dokumente können rechtsverbindlich in Echtzeit und von jedem Ort aus unterzeichnet werden. Dadurch entfallen die Wartezeiten, die beim herkömmlichen Versand von Dokumenten per Post oder Kurier entstehen, und eine sofortige Weiterverarbeitung wird ermöglicht. Die Effizienz bei Vertragsabschlüssen wird dadurch deutlich gesteigert, was zu schnelleren Umsatzrealisierungen und einer erhöhten Zufriedenheit bei Kunden und Partnern führt.

Risikominimierung

Der Einsatz von DocuWare vereinfacht die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien. Digitale Signaturen, sichere Archivierung und eine genaue Dokumentation von Änderungen minimieren rechtliche Risiken und das Risiko von Vertragsverletzungen.

Verbesserter Zugriff und Mobilität

Mit DocuWare können Nutzer jederzeit und überall auf Vertragsdokumente zugreifen, was in einer zunehmend mobilen und globalisierten Arbeitswelt besonders vorteilhaft ist. Dies unterstützt flexible Arbeitsmodelle und verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und Geschäftspartnern.

Häufig gestellte Fragen

Lesen Sie in unserer kurzen aber wichtigen FAQ-Sektion die wichtigsten Themen und deren Fragen - wir haben sie gestellt bekommen und beantwortet.

Was ist digitales Vertragsmanagement?

Digitales Vertragsmanagement bezeichnet die zentrale, digitale Verwaltung aller Verträge über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – von der Erstellung über Prüfung und Freigabe bis hin zu Laufzeitüberwachung, Änderungen und Archivierung.

Für welche Unternehmen lohnt sich ein Vertragsmanagement-System?

Ein digitales Vertragsmanagement lohnt sich für Unternehmen jeder Größe, die regelmäßig Verträge abschließen. Besonders profitieren Organisationen mit vielen Lieferanten-, Kunden- oder Dienstleistungsverträgen sowie mehreren beteiligten Abteilungen.

Welche Vorteile bietet ein Vertragsmanagement im DMS gegenüber Ordnern oder Netzlaufwerken?

Im Gegensatz zu klassischen Ablagen bietet ein DMS Transparenz, Suchfunktionen, Versionierung, Fristenüberwachung und automatisierte Workflows. Verträge sind schneller auffindbar, Risiken werden reduziert und Prozesse deutlich effizienter.

Wie hilft digitales Vertragsmanagement bei der Einhaltung von Fristen?

Das System überwacht Laufzeiten, Kündigungsfristen und Verlängerungen automatisch und informiert die zuständigen Personen rechtzeitig. So behalten Sie alle Termine im Blick und vermeiden unnötige Kosten oder Vertragsverlängerungen.

Ist digitales Vertragsmanagement rechtssicher?

Ja. Durch nachvollziehbare Versionen, Protokollierung von Änderungen, geregelte Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung unterstützt ein DMS die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.

Können mehrere Abteilungen gleichzeitig mit Verträgen arbeiten?

Ja. Digitale Vertragsmanagement-Lösungen ermöglichen eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Alle Beteiligten greifen auf dieselbe aktuelle Vertragsversion zu, können kommentieren, prüfen und freigeben – transparent und strukturiert.

Wie aufwendig ist die Einführung eines digitalen Vertragsmanagements?

Der Einführungsaufwand ist in der Regel überschaubar. Moderne DMS-Lösungen lassen sich schrittweise einführen, an bestehende Prozesse anpassen und schnell produktiv nutzen – ohne den laufenden Betrieb zu stören.

Neu: DocuWare Connect to BC 365

Entdecken Sie auch unsere neue Schnittstelle zwischen DocuWare und Microsoft Dynamics 365 Business Central. Alle Informationen finden Sie hier:

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