Case Study | DocuWare

Vom Aktenschrank zur papierlosen Fertigung

Wie Accuride International, weltweit führender Spezialist für kugelgelagerte Teleskopschienen, mit DocuWare seinen Geschäftsabläufen komplett neue Impulse gegeben hat.

Kontaktaufnahme

Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare:

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Herausforderung

Dezentrale Lösungen an ihrer Grenze

Eine Erweiterung der kaufmännischen Software Infor Fourth Shift und der Sage Personalverwaltung um dezentrale DMS-Funktionalitäten war keine adäquate Grundlage für das langfristige Ziel, Geschäftsprozesse abteilungsübergreifend zu digitalisieren. Gesucht wurde eine zukunftssichere Gesamtlösung.

"

Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen, wie sie in vielfältiger Weise an Fertigungsunternehmen gestellt werden, Schritt zu halten. Mit dem weitgehenden Verzicht auf Papier leisten wir darüber hinaus einen relevanten Beitrag zur nachhaltigen Nutzung von Ressourcen.

Sandra Schneider | Financial Controller

Die Umsetzung

Von der digitalen Personalakte zum
unternehmensweiten Einsatz

Vorbereitungsphase

Zweimonatige Vorbereitung: vorhandene Personaldokumente gescannt, Arbeitsplätze mit Zweitbildschirmen ausgestattet.

Digitale Personalakte

Einführung inklusive unproblematischer Datenübernahme aus den vorhandenen Personalsystemen.

Individuelle Web-Formulare

Zugeschnittene Formulare, etwa für Anträge, die sich heute über digitale Workflows schnell und transparent bearbeiten lassen.

Ausweitung auf weitere Bereiche

Der komplette Einkaufsprozess wird digital abgebildet — inkl. Kostenprüfung, Freigaben und Statusabfrage.

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Amortisation durch Einsparungen im Personalwesen

82.000

meist mehrseitige Dokumente im digitalen Archiv

90 %

der Administrationsaufgaben ohne IT-Spezialisten

Standortübergreifende Freigabeprozesse

Das Schwesterunternehmen in Großbritannien sowie Niederlassungen in Italien und Frankreich sind mittlerweile ebenfalls mit DocuWare ausgestattet.

Rechnungsprüfung über Ländergrenzen

Vertriebsbüros greifen in Landessprache auf aktuelle Produktinformationen wie technische Zeichnungen zu.

Papierlose Fertigung

Alle Maschinen sind per WLAN eingebunden — Fertigungsaufträge werden mühelos übertragen, gestartet oder gestoppt.

Alleinstellungsmerkmal

90 % der Administration in
Eigenregie

„Erfreulich ist, dass wir inzwischen 90 Prozent aller Administrationsaufgaben ohne unsere IT-Spezialisten durchführen, also Workflows in Eigenregie erstellen und an geänderte Geschäftsprozesse anpassen können."

Workflows werden intern erstellt und laufend angepasst

Automatisierte Indexierung sorgt für hohe Anwenderakzeptanz

Volltextsuche erleichtert das Wiederfinden im 82.000-Dokumente-Archiv

DocuWare-Partner mit Offenheit für moderne Technologien

Elektr. Bewerbermanagement

Elektronisches Berichtswesen

Zugriff via Smartphone & Tablet

Umstieg auf DocuWare Cloud

Cloud-basiertes ERP

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Unsere anfangs formulierten Erwartungen haben sich auch in Bezug auf die Zukunftsfähigkeit der DocuWare-Lösung vollständig erfüllt. Zusätzlich haben wir einen DocuWare-Partner, der modernen Technologien sehr offen gegenübersteht.

"

Ich schätze, dass mittlerweile rund 130 unserer Mitarbeiter mit DocuWare arbeiten. Die Lösung erfreut sich hoher Akzeptanz — dank benutzerfreundlicher Funktionalitäten wie der automatisierten Indexierung oder der Volltextsuche.

Unsere Case Studies im Überblick

Hören Sie die Stimmen unserer Kunden und finden Sie Informationen zu den jeweiligen Projekten.

Delta Fleisch

Durch die Implementierung von DocuWare Cloud konnte Delta Fleisch die Effizienz deutlich steigern und den manuellen Aufwand erheblich reduzieren.

DocuWare Case Study

Bakker Transport & Warehousing

“Die Welt verändert sich schnell, und mit der Software von Boltrics können wir unsere Prozesse schnell anpassen.”

Boltrics WMS Case Study

Kloster Eberbach

„Mit DocuWare haben wir unsere Dokumentenprozesse zentralisiert, Transparenz geschaffen und den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.“

DocuWare Case Study

Pesenti Trasporti & Logistica

“Mit 3PL Dynamics sind wir nie wieder mit veralteter Software konfrontiert und können sicher sein, dass wir schnell auf sich ändernde IT-Anforderungen reagieren können.”

Boltrics TMS Case Study

BMK Group

“Das DMS ist ein wichtiges Element unserer Cloud-Strategie, mit der wir unsere Prozesse weltweit optimieren.”

DocuWare Case Study

Bayerische Verwaltungsschule

“Zukünftig wollen wir weitere Teilbereiche der Buchhaltung in das Projekt mit einbeziehen und den zentralen Dokumenten-Pool für die Kostenaufstellungen der Dozenten nutzen.”

DocuWare Case Study

Accuride

“Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen Schritt zu halten.”

DocuWare Case Study

ROBOTSPACESHIP

“Mit der DocuWare-Lösung verfügen wir über die Agilität, die einer Digital-Agentur entspricht”

DocuWare Case Study

Case Study | DocuWare

Vom Aktenschrank zur papierlosen Fertigung

Herausforderungen

Prozessdauer

Dezentrale Erfassung

Dezentrale Erfassung

Lösung

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Resultat

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Ausgangslage

Neue Aktenschränke — oder gleich das ganze Personalwesen digitalisieren?

Herausforderung

Dezentrale Lösungen an ihrer Grenze

Anforderungen an die Lösung

Was die neue Plattform leisten sollte

"

82,000

90%

<3J.

Die Umsetzung

Von der digitalen Personalakte zum unternehmensweiten Einsatz

Vorbereitungsphase

Digitale Personalakte

Individuelle Web-Formulare

Ausweitung auf weitere Bereiche

Ergebnisse & Mehrwert

Standortübergreifend digital — von München bis nach Großbritannien

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82.000

90 %

Standortübergreifende Freigabeprozesse

Rechnungsprüfung über Ländergrenzen

Papierlose Fertigung

Alleinstellungsmerkmal

90 % der Administration in Eigenregie

Ausblick

Der nächste Schritt: die Cloud

In eigenen Worten

Stimmen aus dem Projekt

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Unsere Case Studies im Überblick

Delta Fleisch

Bakker Transport & Warehousing

Kloster Eberbach

Pesenti Trasporti & Logistica

BMK Group

Bayerische Verwaltungsschule

Accuride

ROBOTSPACESHIP

Neue Aktenschränke — oder gleich
das ganze Personalwesen
digitalisieren?

Von der digitalen Personalakte zum
unternehmensweiten Einsatz

Standortübergreifend digital — von
München bis nach Großbritannien

90 % der Administration in
Eigenregie