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Case Study | ERP & Dokumentenmanagement

 

DELTA_weisseshamburg

Die Digitalisierungssreise eines Hamburger Traditionsunternehmens

Wie DELTA Fleisch aus Norderstedt seine Warenwirtschaft und seine papiergebundenen Prozesse mit profor neu gedacht hat — ohne dauerhafte Abhängigkeit von externen Spezialisten.

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare: 

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

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Rapid Prototyping in HubSpot

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Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

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Die Ausgangslage

Zwei Baustellen, ein gemeinsames Ziel

Mit dem Wachstum von Delta Fleisch wuchs auch die Komplexität - steigende Kundenanforderungen, individuelle Schnittstellen und ein wachsendes Volumen an Dokumenten und Prozessen.

#1 Herausforderung

Die Warenwirtschaft war stark ausgereizt

Der bisherige ERP-Anbieter machte DELTA in vielen Bereichen unflexibel. Individuelle Einkaufsplattformen, digitale Produktspezifikationen und kundenspezifische Schnittstellenanforderungen konnten damit nicht bedient werden.

#2 Herausforderung

Papiergebundene Prozesse

Wöchentlich rund 50.000 Belege allein in der Kommissionierung: Lieferscheine ausdrucken, mit Kommissionierscheinen zusammentackern, physisch ablegen — ein manueller Aufwand, der ineffizient und betriebswirtschaftlich nicht mehr vertretbar war.

Gesucht wurde in beiden Bereichen dasselbe Prinzip: etablierte, marktführende Lösungen, die sich flexibel an die eigenen Prozesse anpassen lassen — ohne dauerhafte Abhängigkeit von externen Spezialisten.

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"

Ein Killerkriterium bei der Auswahl war die leichte Anpassbarkeit. Wir wollten Workflows möglichst selbst designen können. 

Thorben Klotz | CFO und Prokurist 

400

Mitarbeiter

3,000

Aufträge pro Tag

34

Jahre am Markt

11

Standorte gesamt

Die Lösung

Ein Systemhaus, zwei starke Plattformen

DELTA Fleisch entschied sich für profor als Partner — nicht zuletzt, weil bereits eine langjährige, vertrauensvolle Zusammenarbeit bestand und profor die internen Abläufe genau kannte.

Ebene 2

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Flexibel anpassbar, ohne aufwendige Spezialschulungen nutzbar und in der Lage, mit dem Unternehmen mitzuwachsen, ohne an Performance zu verlieren.

Ebene 3

DocuWare

Ausschlaggebend waren Bedienungsfreundlichkeit, leichte Anpassbarkeit und die reibungslose Integration in die bestehende Systemlandschaft — inklusive Business Central und DocuSign für elektronische Signaturen.

Die Umsetzung

Digitalisierung entlang der gesamten
Prozesskette

accounting

Rechnungsprüfung mit klaren Workflows

Kostenrechnungen durchlaufen digitale Prüfworkflows bis zur CFO-Freigabe. Warenrechnungen werden direkt bei Warenannahme per Scanner verbucht.

teamwork

Kundenanbindung auf digitalem Niveau

Über Microsoft Dynamics werden mehr als 50 unterschiedliche Kundenschnittstellen bedient — von Einkaufsplattformen bis zu Produktspezifikationsdaten.

support

Eigenständigkeit als Prinzip

Änderungen und neue Workflows werden intern gestaltet, nicht extern beauftragt — mit mittlerweile 120 aktiven DocuWare-Nutzer.

project

Kommissionierung ohne Papierchaos

Lieferscheine und Kommissionierbelege werden per QR-Code verknüpft, gescannt und automatisiert im elektronischen Archiv abgelegt.

Testimonial im Video

Prokurist Torben Klotz erläutert im Video, warum er sich für Business Central, DocuWare und profor entschieden hat.

 

Ergebnisse auf einen Blick

Zahlen, die für sich sprechen

Die Einführung von DocuWare Cloud hat die Arbeitsweise in allen vier Unternehmensbereichen messbar verbessert — von der Rechnungsverarbeitung bis zur Projektdokumentation. 

50.000

Belege pro Woche

120

Aktive DocuWare-Nutzer

50+

Kundenschnittstellen

3

Integrationen: Business Central, Outlook, DocuSign

Der Mehrwert in Kundenworten

Was sich im Alltag verändert hat

"

Wenn wir Möglichkeiten sehen, Prozesse durch Digitalisierung zu vereinfachen, überlegen wir uns, wie wir das gestalten können.

"

Wenn ein Kunde nach drei Wochen anruft, weil in der Lieferung etwas gefehlt hat, können wir heute sekundenschnell nachprüfen, was los war.

Fazit

Eine Systemlandschaft, die mitwächst

DELTA Fleisch hat mit profor nicht nur ein neues ERP-System eingeführt, sondern seine gesamte Prozesslandschaft neu gedacht: von der Warenwirtschaft über die Kommissionierung bis zur Rechnungsprüfung. Microsoft Dynamics Business Central und DocuWare greifen dabei nahtlos ineinander — orchestriert durch einen Partner, der die Prozesse des Unternehmens seit Jahren kennt.

Das Ergebnis: schlankere Abläufe, mehr Transparenz, weniger manueller Aufwand — und eine Systemlandschaft, die mit dem Unternehmen mitwächst, statt es auszubremsen.