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ROBOTSPACESHIP

ROBOTSPACESHIP, ehemals KEMWEB, ist eine agile Digital-Agentur, die Kunden aus unterschiedlichsten Branchen zum Erfolg in der digitalen Welt führt. Mit einem breiten Angebotsportfolio und einem starken Fokus auf Nachhaltigkeit bietet die Agentur umfassende digitale Lösungen.

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare: 

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

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Rapid Prototyping in HubSpot

 

Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte ROBOTSPACESHIP vor Einsatz von DocuWare: 
Unflexible, papierbasierte Ablagestrukturen

Eine Mischung aus digitaler Ablage und physischen Mappen bremste die agilen Arbeitsweisen der Digitalagentur.

Eingeschränkte Mobilität und Transparenz

Projektteams waren häufig unterwegs und hatten keinen schnellen, ortsunabhängigen Zugriff auf relevante Dokumente.

Wartungsintensive IT-Strukturen

ROBOTOSPACESHIP wollte keine zusätzlichen Systeme betreiben, die regelmäßig gewartet werden müssen.

Lösungen

Technische, software-basierte Ansätze verhalfen ROBOTSPACESHIP zu neuen Lösungen.

Einführung von DocuWare Cloud

Rechnungen gehen heute zu rund 95 % digital ein, der Rest wird gescannt und zentral verarbeitet.

Digitaler Rechnungseingang und automatisierte Vorbereitung

Rechnungen werden ausgelesen, indexiert und strukturiert an die Buchhaltungssoftware Lexware übergeben.

Unternehmensweite Nutzung und mobile Freigaben

Alle Mitarbeitenden können Rechnungen und Dokumente mobil prüfen, freigeben und abrufen.

Resultat

Durch den Einsatz von DocuWare hat ROBOTSPACESHIP folgende Mehrwerte geschaffen.
Maximale Flexibilität für hybride Arbeitsmodelle

Buchhaltung und Verwaltung funktionieren reibungslos aus dem Homeoffice oder von unterwegs.

Deutlich bessere Prozesskontrolle

Dokumente sind in Sekunden auffindbar, Prozesse klar strukturiert und transparent nachvollziehbar.

Nachhaltige, revisionssichere Archivierung

Papierakten wurden durch ein zentrales, digitales und umweltschonendes Archiv ersetzt.

In der Corona-Krise war DocuWare Gold wert – wir waren nicht mehr auf die physische Präsenz im Büro angewiesen.
Judith Kemmann
Finanzen & Administration
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40

Mitarbeiter arbeiten mit DocuWare

100 %

mobiler Zugriff auf Rechnungen, Verträge und Personalakten

<60 Sekunden

Dokumentensuche anstatt ewiger Suche

Aussagen des Kunden

Warum hat sich ROBOTSPACESHIP für DocuWare entschieden? Was waren die Hintergründe?

Warum war eine Cloud-Lösung für ROBOTSPACESHIP entscheidend?

Um maximale Flexibilität, mobile Nutzung und einen wartungsfreien Betrieb sicherzustellen.

Welche Prozesse wurden zuerst digitalisiert?

Der Rechnungseingang, gefolgt von Vertragsverwaltung und digitaler Personalakte.

Welche Vorteile bringt DocuWare für Projektteams?

Schneller Zugriff auf relevante Dokumente, transparente Freigaben und ortsunabhängiges Arbeiten.
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