Case Study | DocuWare

Maximale Flexibilität für
eine agile Digitalagentur

Wie ROBOTSPACESHIP aus Mainz mit DocuWare Cloud seinen ständig neu zusammengestellten
Projektteams jederzeit und von überall Zugriff auf alle relevanten Dokumente verschafft.

Kontaktaufnahme

Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare:

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

ROBOTSPACESHIP im Überblick

Digitalagentur mit renommierten Kunden

Hybride Events, Videos, Imagefilme, Sendungsbeiträge fürs Fernsehen, Online-Spiele, Website-Erstellung, Social-Media-Kampagnen und Podcasts — für Kunden aus Medien, Dienstleistung und Industrie. Großen Wert legt ROBOTSPACESHIP dabei auch auf Nachhaltigkeit, etwa durch den Bezug von grünem Strom.

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Ich freue mich, wie leicht wir es jetzt haben: Statt uns wegen eines Belegs auf Aktensuche zu begeben, nutzen wir die tolle Suchfunktion von DocuWare und haben in Sekunden das gewünschte Dokument am Bildschirm. Statt in riesigen Aktenschränken haben wir jetzt alles digital, revisionssicher und umweltschonend im zentralen Dokumenten-Pool archiviert.

Judith Kemmann | Fachbereichsleiterin Finanzen

Die Lösung

Rechnungsprüfung neu gedacht —
in fünf Schritten

Digitaler Eingang

Rechnungen aller Lieferanten — bis auf wenige Behörden — kommen digital im DocuWare-Posteingang an.

Automatisches Auslesen

Dokumente werden erfasst und für die Buchung auf Sachkonto und Kreditorenkonto vorbereitet.

Übergabe an Lexware

Die Daten werden im Excel-Format mit definierten Feldbezeichnungen an die Lexware-Buchhaltung übergeben.

Freigabe im Projektteam

Projektmanager, Kameraleute, Cutter, Designer, Entwickler, SEO-Spezialisten und Texter prüfen und genehmigen ihre Rechnungen — auch mobil per Handy.

Ausgangsrechnungen

Aus Lexware erstellte Rechnungen landen per Knopfdruck automatisch im Archiv.

Sekunden

statt langwieriger Dokumentensuche

Alle

Projektbeteiligten mit mobiler Freigabe

0

physische Präsenz im Büro nötig

Digitale Personalakten

Über eine Schnittstelle zur Gehaltsabrechnung (ebenfalls mit Lexware erstellt) haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter digitalen Zugriff auf ihren monatlichen Gehaltszettel und können auch sonst ihre Personalakte einsehen.

Zentrales Vertragsmanagement

Im Vertragsarchiv werden alle Verträge — ob für Sachgegenstände oder Versicherungen — mit ihren jeweiligen Kündigungsfristen sicher und transparent verwaltet.

Krisenfeste Prozesse

Verwaltung und Buchhaltung liefen dank Cloud-Zugriff auch während der Corona-Pandemie ohne Unterbrechung weiter — auch im Homeoffice.

Alleinstellungsmerkmal

Dokumente lesen, ohne
trainiert zu werden

„DocuWare lernt sehr schnell, wie die Dokumente auszulesen sind. Daher kann die Vorbereitung der Rechnungen für die Buchung zum großen Teil automatisiert geschehen."

Automatische Übergabe strukturierter Daten an Lexware

Cross-funktionale Teams — von Projektleitung bis Copywriting — mit direktem Zugriff

Mobile Freigabe von Rechnungen per Smartphone

Ein zentraler Dokumenten-Pool für alle Abteilungen

„In der Corona-Krise war DocuWare Gold wert. Denn auf die physische Präsenz im Büro waren wir nicht mehr angewiesen; die Administrations- und Buchhaltungsprozesse waren bereits digitalisiert und durch die Cloud-Lösung bestand von überall Zugriff auf die Archive."

Judith Kemmann | Leiterin Finanzen

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Mit der DocuWare-Lösung verfügen wir über die Agilität, die einer Digital-Agentur entspricht. Jedes Teammitglied kann jederzeit und überall auf die erforderlichen Dokumente zugreifen. Der Prozess ist klar strukturiert, transparent und übersichtlich.

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Bei der Softwareauswahl wurde eine klare Präferenz für die Cloud gesetzt, da wir kein weiteres System ins Haus holen wollten, das kontinuierlich gewartet werden muss und weil wir den Teammitgliedern, die oft unterwegs sind, überall die mobile Nutzung ermöglichen wollten.

Unsere Case Studies im Überblick

Hören Sie die Stimmen unserer Kunden und finden Sie Informationen zu den jeweiligen Projekten.

Delta Fleisch

Durch die Implementierung von DocuWare Cloud konnte Delta Fleisch die Effizienz deutlich steigern und den manuellen Aufwand erheblich reduzieren.

DocuWare Case Study

Bakker Transport & Warehousing

“Die Welt verändert sich schnell, und mit der Software von Boltrics können wir unsere Prozesse schnell anpassen.”

Boltrics WMS Case Study

Kloster Eberbach

„Mit DocuWare haben wir unsere Dokumentenprozesse zentralisiert, Transparenz geschaffen und den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.“

DocuWare Case Study

Pesenti Trasporti & Logistica

“Mit 3PL Dynamics sind wir nie wieder mit veralteter Software konfrontiert und können sicher sein, dass wir schnell auf sich ändernde IT-Anforderungen reagieren können.”

Boltrics TMS Case Study

BMK Group

“Das DMS ist ein wichtiges Element unserer Cloud-Strategie, mit der wir unsere Prozesse weltweit optimieren.”

DocuWare Case Study

Bayerische Verwaltungsschule

“Zukünftig wollen wir weitere Teilbereiche der Buchhaltung in das Projekt mit einbeziehen und den zentralen Dokumenten-Pool für die Kostenaufstellungen der Dozenten nutzen.”

DocuWare Case Study

Accuride

“Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen Schritt zu halten.”

DocuWare Case Study

ROBOTSPACESHIP

“Mit der DocuWare-Lösung verfügen wir über die Agilität, die einer Digital-Agentur entspricht”

DocuWare Case Study

Case Study | DocuWare

Maximale Flexibilität füreine agile Digitalagentur

Herausforderungen

Prozessdauer

Dezentrale Erfassung

Dezentrale Erfassung

Lösung

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Resultat

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Ausgangslage

Selbstgebaute Ablage und wandernde Aktenmappen an ihre Grenzen gebracht

Herausforderung

Eine Ablage, die nicht mitwachsen konnte

ROBOTSPACESHIP im Überblick

Digitalagentur mit renommierten Kunden

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6J.

100%

<1Min.

Die Lösung

Rechnungsprüfung neu gedacht — in fünf Schritten

Digitaler Eingang

Automatisches Auslesen

Übergabe an Lexware

Freigabe im Projektteam

Ausgangsrechnungen

Ergebnisse & Mehrwert

Mehr als nur Rechnungen — die ganze Verwaltung profitiert

Sekunden

Alle

0

Digitale Personalakten

Zentrales Vertragsmanagement

Krisenfeste Prozesse

Alleinstellungsmerkmal

Dokumente lesen, ohne trainiert zu werden

Krisenfestigkeit

Als das Büro plötzlich leer blieb

„In der Corona-Krise war DocuWare Gold wert. Denn auf die physische Präsenz im Büro waren wir nicht mehr angewiesen; die Administrations- und Buchhaltungsprozesse waren bereits digitalisiert und durch die Cloud-Lösung bestand von überall Zugriff auf die Archive."

In eigenen Worten

Stimmen aus dem Projekt

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Unsere Case Studies im Überblick

Delta Fleisch

Bakker Transport & Warehousing

Kloster Eberbach

Pesenti Trasporti & Logistica

BMK Group

Bayerische Verwaltungsschule

Accuride

ROBOTSPACESHIP

Maximale Flexibilität für
eine agile Digitalagentur

Selbstgebaute Ablage und
wandernde Aktenmappen an ihre
Grenzen gebracht

Rechnungsprüfung neu gedacht —
in fünf Schritten

Mehr als nur Rechnungen — die
ganze Verwaltung profitiert

Dokumente lesen, ohne
trainiert zu werden