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Wie die Bayerische Verwaltungsschule mit einem digitalen Rechnungsworkflow Skonti sichert, Mahnungen vermeidet und die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle eindämmt.
Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare:
Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen
Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch
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Bei jährlich rund 66.000 eingehenden Rechnungen und einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren war die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle kaum noch zu bewältigen. Zusätzlich war die Rechnungsprüfung nach dem 4-Augen-Prinzip sehr aufwendig — gesucht wurde eine Lösung fürs Platzproblem und für digitalere Arbeitsabläufe.
Körperschaft des öffentlichen Rechts und Dienstleistungsunternehmen zugleich
Praxisnahe Qualifizierungsmaßnahmen für den öffentlichen Dienst in ganz Bayern
190 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten
Zahlreiche Dozentinnen und Dozenten sowie mehrere Bildungszentren
Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es heute vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am gleichen Tag bezahlt wird. So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfacher und übersichtlicher geworden.
Anja Maier | Fachbereichsleiterin Finanzen
Eingangsrechnungen/Jahr
Tage bis zur Zahlung
Mahnungen heute
Zentral und dezentral eingehende Rechnungen werden gescannt oder kommen per E-Mail.
Kostenstellenverantwortliche geben ihren Teilbetrag per digitalem Stempel frei.
Rechnungsdaten werden automatisch ins Buchhaltungssystem übergeben und verbucht.
Zahlung trotz mehrfacher Abzeichnung möglich
Mahnungen - gehören der Vergangenheit an
Transparenz über Status jeder Rechnung
Die Finanzbuchhaltung sieht genau, wo und in welchem Status sich jede Rechnung befindet. Bei Verzögerungen wird gezielt nachgehakt.
Mitarbeiter in den Fachabteilungen greifen z. B. für die Budgetplanung selbst auf ihre Rechnungen zu — dank Volltextsuche genügen wenige Mausklicks.
Der größte Vorteil: Die früher zeitaufwendige Prüfung ist heute deutlich einfacher und transparenter — zum Nutzen aller Abteilungen.
„Ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen, können Mitarbeiter — je nach Zugangsberechtigung — direkt aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV archivierte Belege aufrufen."
Nahtlose Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV
Zuverlässige automatische Verschlagwortung gescannter und digitaler Rechnungen
Volltextsuche für den direkten Zugriff der Fachabteilungen
Vollständige Dokumentation, wer wann was geprüft hat
„Zukünftig wollen wir weitere Teilbereiche der Buchhaltung in das Projekt mit einbeziehen und den zentralen Dokumenten-Pool zum Beispiel für die Kostenaufstellungen der Dozenten nutzen."
Weitere Teilbereiche der Buchhaltung
Kostenaufstellungen der Dozenten
Die automatische Verschlagwortung von gescannten Papierrechnungen oder auch E-Mail-Rechnungen funktioniert in DocuWare sehr zuverlässig.
Zur schnellen Akzeptanz der Lösung trug wesentlich bei, dass unsere Arbeitsabläufe einfacher und übersichtlicher geworden sind.
Hören Sie die Stimmen unserer Kunden und finden Sie Informationen zu den jeweiligen Projekten.