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Case Study | DocuWare

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66.000 Rechnungen.
Noch am selben Tag bezahlt.

Wie die Bayerische Verwaltungsschule mit einem digitalen Rechnungsworkflow Skonti sichert, Mahnungen vermeidet und die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle eindämmt.

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare: 

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

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Rapid Prototyping in HubSpot

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Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

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Ausgangslage

Zehn Jahre Aufbewahrungspflicht,
66.000 Rechnungen im Jahr

Herausforderung

Papierflut kaum noch zu bewältigen

Bei jährlich rund 66.000 eingehenden Rechnungen und einer gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren war die Papierflut in der Münchner Geschäftsstelle kaum noch zu bewältigen. Zusätzlich war die Rechnungsprüfung nach dem 4-Augen-Prinzip sehr aufwendig — gesucht wurde eine Lösung fürs Platzproblem und für digitalere Arbeitsabläufe.

 

 

 

Die BVS im Überblick

Aus- und Fortbildung für den öffentlichen Dienst

check (4) Körperschaft des öffentlichen Rechts und Dienstleistungsunternehmen zugleich

check (4) Praxisnahe Qualifizierungsmaßnahmen für den öffentlichen Dienst in ganz Bayern

check (4) 190 Mitarbeiter an verschiedenen Standorten

check (4)  Zahlreiche Dozentinnen und Dozenten sowie mehrere Bildungszentren

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"

Selbst wenn mehrere Mitarbeiter abzeichnen müssen, kommt es heute vor, dass eine Rechnung, die morgens per Mail eintrifft, noch am gleichen Tag bezahlt wird. So nutzen wir Skonti besser und bekommen keine Mahnungen mehr. Unsere Arbeitsabläufe sind einfacher und übersichtlicher geworden. 

Anja Maier | Fachbereichsleiterin Finanzen

66,000

Eingangsrechnungen/Jahr

0

Tage bis zur Zahlung

0

Mahnungen heute

Die Lösung

Freigabe per digitalem Stempel —
der Workflow in fünf Schritten

1

Rechnungseingang

Zentral und dezentral eingehende Rechnungen werden gescannt oder kommen per E-Mail.

2

Intelligent Indexing

Automatische Verschlagwortung und Ablage im zentralen Dokumenten-Pool.
3

Sachliche Prüfung

Sachbearbeiter markiert Kostenstelle, Kostenträger und Sachkonto — auch aufteilbar auf mehrere Kostenstellen.
4
Freigabe per Stempel

Kostenstellenverantwortliche geben ihren Teilbetrag per digitalem Stempel frei.

5
Automatische Verbuchung

Rechnungsdaten werden automatisch ins Buchhaltungssystem übergeben und verbucht.

Ergebnisse & Mehrwert

Zeit fürs Wesentliche in der
Finanzbuchhaltung

Gleicher Tag

Zahlung trotz mehrfacher Abzeichnung möglich

0

Mahnungen - gehören der Vergangenheit an

100 %

Transparenz über Status jeder Rechnung

Volle Übersicht & Nachverfolgung

Die Finanzbuchhaltung sieht genau, wo und in welchem Status sich jede Rechnung befindet. Bei Verzögerungen wird gezielt nachgehakt.

Selbstständiger Zugriff für Abteilungen

Mitarbeiter in den Fachabteilungen greifen z. B. für die Budgetplanung selbst auf ihre Rechnungen zu — dank Volltextsuche genügen wenige Mausklicks.

Einfachere Rechnungsprüfung

Der größte Vorteil: Die früher zeitaufwendige Prüfung ist heute deutlich einfacher und transparenter — zum Nutzen aller Abteilungen.

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Alleinstellungsmerkmal

Archivzugriff direkt aus dem
ERP

„Ohne ihre gewohnte Arbeitsumgebung verlassen zu müssen, können Mitarbeiter — je nach Zugangsberechtigung — direkt aus dem ERP-System Microsoft Dynamics NAV archivierte Belege aufrufen."

next Nahtlose Schnittstelle zu Microsoft Dynamics NAV

next Zuverlässige automatische Verschlagwortung gescannter und digitaler Rechnungen

next Volltextsuche für den direkten Zugriff der Fachabteilungen

next Vollständige Dokumentation, wer wann was geprüft hat

Ausblick

Der Dokumenten-Pool wächst
weiter

„Zukünftig wollen wir weitere Teilbereiche der Buchhaltung in das Projekt mit einbeziehen und den zentralen Dokumenten-Pool zum Beispiel für die Kostenaufstellungen der Dozenten nutzen."

Weitere Teilbereiche der Buchhaltung

Kostenaufstellungen der Dozenten

Zentraler Dokumenten-Pool

In eigenen Worten

Stimmen aus dem Projekt

"

Die automatische Verschlagwortung von gescannten Papierrechnungen oder auch E-Mail-Rechnungen funktioniert in DocuWare sehr zuverlässig.

"

Zur schnellen Akzeptanz der Lösung trug wesentlich bei, dass unsere Arbeitsabläufe einfacher und übersichtlicher geworden sind.