Case Study | DocuWare

Rechnungsbearbeitung in unter 10 Minuten statt 30

Wie HVVG, Betreiber eines Netzwerks von Betreutem Wohnen und Pflegeeinrichtungen, mit KI-gestützter Dokumentenverarbeitung seine Rechnungsprozesse über 24 Standorte hinweg neu aufgestellt hat.

Kontaktaufnahme

Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare:

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

Light Years Ahead

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Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

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Light Years Ahead

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Herausforderung

Verteilte, uneinheitliche Prozesse

Eingangsrechnungen wurden zunächst an den einzelnen Standorten bearbeitet und anschließend zentral — teils doppelt — archiviert. Die geprüften Rechnungen gingen wöchentlich per Post an die HVVG-Zentrale, wo die Daten manuell durch die Buchhaltung erfasst wurden. Dazu kamen zeitaufwendige Postwege, hoher Papierverbrauch sowie viel manuelles Sortieren, Kopieren, Ablegen und Suchen. Diese Prozesse führten zu einer ineffizienten Arbeitsweise.

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Mit DocuWare haben wir aufs richtige Pferd gesetzt. Die Kombination aus einfacher Bedienung und einem breiten Funktionsumfang macht das System so attraktiv. Für unser Unternehmen bedeutet das enorme Zeitersparnis, geringere Kosten und einen Schub bei Qualität und Transparenz.

Gereon Steinkuhl | Projektleiter

Die Lösung

Der KI-gestützte Rechnungsworkflow in fünf Schritten

Eingang vor Ort

Rechnungen und Lieferscheine werden gescannt oder direkt an zentrale Postfächer weitergeleitet.

KI-Indexierung

Intelligent Document Processing erkennt Rechnungsnummer, Datum und Lieferant automatisch — ohne Lernphase.

Abgleich & Dublettencheck

Firmenadresse und mögliche doppelte Datensätze werden automatisch geprüft.

Freigabe vor Ort

Zweite Prüfung durch die jeweilige Einrichtungsleitung, bei Bedarf mit zusätzlicher Prüfschleife.

Übergabe zur Zahlung

Der Buchungssatz wird direkt an das Simba-Buchhaltungssystem zur Zahlung übergeben.

60-70 %

Zeitersparnis in der Rechnungsverarbeitung

<10 Min.

pro Rechnung statt vorher ca. 30 Minuten

6 Monate

bis zur vollständigen Umstellung aller Standorte

Konsistente Skontonutzung

Durch die deutlich schnellere Bearbeitung können Skontofristen jetzt zuverlässig eingehalten werden.

Hohe Mitarbeiterakzeptanz

Die gute Annahme von DocuWare IDP im ersten Digitalisierungsprojekt ebnet den Weg für die nächste Phase: digitale Personalakten und QM-Handbücher.

Reputationsgewinn im Recruiting

Stellenanzeigen heben inzwischen hervor, dass HVVG mit modernster Technologie wie einem KI-gestützten DMS arbeitet.

Alleinstellungsmerkmal

KI, die auch Ausnahmen erkennt

„Die KI-gestützte intelligente Dokumentenverarbeitung erkennt die Rechnungsnummer auch mitten im Text — etwa bei einer Rechnung eines Unterhaltungskünstlers, der kürzlich in einem Pflegeheim aufgetreten ist."

Erkennt Rechnungsnummer, Datum, Lieferant und Kreditorennummer automatisch

Keine klassische Lernphase notwendig

Erkennungsrate von über 94 % - Korrekturen sind die Ausnahme

Auch für unstrukturierte Einzelfälle robust, nicht nur Standardrechnungen

Digitale Personalakte

Digitale QM-Handbücher

KI in der Personalabteilung

KI im Qualitätsmanagement

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Wir erzielen eine Zeitersparnis von 60 bis 70 Prozent bei der Rechnungsbearbeitung. Statt früher rund 30 Minuten benötigt jede Rechnung heute unter 10 Minuten.

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Wir haben festgestellt, dass sogar unser Employer Branding davon profitiert. Stellenanzeigen heben inzwischen hervor, dass wir mit modernster Technologie wie einem KI-gestützten DMS arbeiten.

Unsere Case Studies im Überblick

Hören Sie die Stimmen unserer Kunden und finden Sie Informationen zu den jeweiligen Projekten.

Delta Fleisch

Durch die Implementierung von DocuWare Cloud konnte Delta Fleisch die Effizienz deutlich steigern und den manuellen Aufwand erheblich reduzieren.

DocuWare Case Study

Bakker Transport & Warehousing

“Die Welt verändert sich schnell, und mit der Software von Boltrics können wir unsere Prozesse schnell anpassen.”

Boltrics WMS Case Study

Kloster Eberbach

„Mit DocuWare haben wir unsere Dokumentenprozesse zentralisiert, Transparenz geschaffen und den Verwaltungsaufwand deutlich reduziert.“

DocuWare Case Study

Pesenti Trasporti & Logistica

“Mit 3PL Dynamics sind wir nie wieder mit veralteter Software konfrontiert und können sicher sein, dass wir schnell auf sich ändernde IT-Anforderungen reagieren können.”

Boltrics TMS Case Study

BMK Group

“Das DMS ist ein wichtiges Element unserer Cloud-Strategie, mit der wir unsere Prozesse weltweit optimieren.”

DocuWare Case Study

Bayerische Verwaltungsschule

“Zukünftig wollen wir weitere Teilbereiche der Buchhaltung in das Projekt mit einbeziehen und den zentralen Dokumenten-Pool für die Kostenaufstellungen der Dozenten nutzen.”

DocuWare Case Study

Accuride

“Der Einsatz eines elektronischen DMS hat es uns ermöglicht, mit den steigenden Effizienzanforderungen Schritt zu halten.”

DocuWare Case Study

ROBOTSPACESHIP

“Mit der DocuWare-Lösung verfügen wir über die Agilität, die einer Digital-Agentur entspricht”

DocuWare Case Study

Case Study | DocuWare

Rechnungsbearbeitung in unter 10 Minuten statt 30

Herausforderungen

Prozessdauer

Dezentrale Erfassung

Dezentrale Erfassung

Lösung

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Resultat

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Light Years Ahead

Ausgangslage

24 Standorte, ein Papierweg - und ein wöchentlicher Postlauf zur Zentrale

Herausforderung

Verteilte, uneinheitliche Prozesse

Anforderungen an die Lösung

Vier zentrale Auswahlkriterien

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3,600

60%

<10Min.

>94

Die Lösung

Der KI-gestützte Rechnungsworkflow in fünf Schritten

Eingang vor Ort

KI-Indexierung

Abgleich & Dublettencheck

Freigabe vor Ort

Übergabe zur Zahlung

Ergebnisse & Mehrwert

Von 30 Minuten auf unter 10 — pro Rechnung

60-70 %

<10 Min.

6 Monate

Konsistente Skontonutzung

Hohe Mitarbeiterakzeptanz

Reputationsgewinn im Recruiting

Alleinstellungsmerkmal

KI, die auch Ausnahmen erkennt

Ausblick

Von der Rechnung zur digitalen Personalakte

In eigenen Worten

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Unsere Case Studies im Überblick

Delta Fleisch

Bakker Transport & Warehousing

Kloster Eberbach

Pesenti Trasporti & Logistica

BMK Group

Bayerische Verwaltungsschule

Accuride

ROBOTSPACESHIP