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Case Study | DocuWare

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Spezialist für gewerbliche Photovoltaik- und Speicherlösungen

ENPLA ist ein führender Anbieter schlüsselfertiger Photovoltaik- und Energiespeicherlösungen mit Sitz in Pfullendorf. Seit 2008 unterstützt das Unternehmen Industrie-, Gewerbe- und Landwirtschaftsbetriebe mit maßgeschneiderten Energielösungen. Über 105 MW realisierte PV-Leistung und ein Full-Service von der Planung bis zur Wartung machen ENPLA zu einem starken Partner in Süddeutschland. 

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare: 

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

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Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

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Ausgangslage & Zielsetzung

Wachstum ohne Struktur - und
was sich ändern sollte

ENPLA verwaltete Unterlagen über Microsoft OneDrive und DATEV — ohne einheitliche Ablageregeln und ohne übergreifende Systematik. Das erschwerte das geplante weitere Wachstum. 

Ausgangssituation

Fragmentierte Prozesse

close Dokumente mehrfach oder gar nicht abgelegt

close Unvollständige, unübersichtliche Projektdokumentation

close Kein zentraler Zugriff auf Belege, Verträge und Personalunterlagen

close Keine einheitlichen Ablageregeln über Bereiche hinweg

close Geplantes Wachstum erforderte skalierbare Strukturen

 

Ziele der Einführung

Was erreicht werden sollte

check (4) Zentrale Ablage aller Projekt-, Rechnungs- und Personaldokumente

check (4) Suchzeiten senke und Doppelablage vollständig eliminieren

check (4) Automatisierte Freigabe- und Prüfprozesse in allen Bereichen

check (4) Revisionssichere, DSGVO-konforme Archivierung

check (4) Skalierbare Strukturen für weiteres Unternehmenswachstum

check (4) Schnellere Bereitstellung für Kunden & Netzbetreiber

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"
Durch die Einführung von DocuWare haben wir unsere Dokumentenverwaltung zentralisiert, die Transparenz deutlich erhöht und Doppelablagen nahezu vollständig eliminiert. Das Ergebnis sind schnellere Abläufe, eine höhere Effizienz und eine bessere Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen.

Dominik Reichle | Prokurist ENPLA

35

Mitarbeiter

60

Projekte pro Jahr

4

Digitalisierte Bereiche

0

Doppelablagen heute

Digitalisierte Bereiche

Vier Bereiche, eine gemeinsame
Plattform

accounting

Rechnungswesen

Autom. Übernahme, OCR, Freigabeworkflow, DATEV-Übergabe

teamwork

Personalwesen

DSGVO-konforme Personalakte, Fristenmanagement, Zugriffsschutz

support

Service

Automatisiertes Ticketsystem

project

Projektwesen

Zentrale digitale Projektakte, Recherche, strukturierte Ablage

 

Lösung & Umsetzung

Stufenweise Einführung mit
Fokus auf Akzeptanz

1

Analyse- & Definitionsworkshop

Strukturierte Aufnahme aller Ist-Prozesse in den vier Bereichen als Grundlage für Konfiguration und Archivaufbau.

2

Konfiguration & Archivaufbau

Einrichtung aller Archive, Freigabe-Workflows und digitalen Formulare inkl. Rollen- und Berechtigungskonzept.
3

Stufenweiser Rollout

Einführung Bereich für Bereich mit Test- und Produktivphase, frühzeitig eingebunden in die Belegschaft.
4
Schulung & Übergabe

Schulung aller Fachabteilungen, Key-User und Administratoren für eigenständigen Betrieb.

Integrationen

Nahtlose Anbindung
bestehender Systeme

Manuelle Übergaben zwischen Systemen entfallen - Dokumente fließen automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden.

DATEV Unternehmen Online

Vollautomatische Rechnungsübergabe nach Freigabe, direkter Buchungsfluss.

Outlook &
Connect2Mail

E-Mails direkt aus Outlook revisionssicher archivieren, ohne Systemwechsel.

Digitale Formulare

Papierlose Erfassung - Formulare starten Workflows direkt im System.

Intelligent Indexing

OCR-gestützte Erkennung und automatische Verschlagwortung.

Active Directory

Nahtlose Benutzer- und Rechteverwaltung für maximale Sicherheit.

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Alleinstellungsmerkmal

Die digitale Projektakte

Das Herzstück der Lösung: Alle projektbezogenen Dokumente aus Rechnungswesen, Vertragswesen und Personal — in einer strukturierten Akte zusammengeführt und jederzeit abrufbar. 

next Zentrale Projektdokumentation über alle Unternehmensbereiche

next Revisions- & zertifizierungsrelevante Dokumente griffbereit

next Wiedervorlagen & Erinnerungsfunktionen je Projekt

next Projektstammdatenblatt für schnellen Überblick

next Schnelle Bereitstellung für Kunden & Netzbetreiber

next Erweiterbar für künftige Automatisierungen

 

Ergebnisse & Mehrwert

Was sich für ENPLA verändert
hat

Die Einführung von DocuWare Cloud hat die Arbeitsweise in allen vier Unternehmensbereichen messbar verbessert — von der Rechnungsverarbeitung bis zur Projektdokumentation. 

100 %

Cloud-basiert & skalierbar

4

Digitalisierte Bereiche

0

Doppelablagen heute

Keine Doppelablagen mehr

Einheitliche Ablageregeln und automatische Indexierung haben Redundanzen in allen vier Bereichen nahezu vollständig eliminiert.

Volle Prozesstransparenz

Jeder Beleg ist nachverfolgbar — Prüf- und Freigabestatus sind jederzeit auf einen Blick sichtbar.

Übersichtliche Projektakte

Alle Projektdokumente in einer zentralen Akte, inkl. Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen.

Einfachere Personalverwaltung

Digitale, DSGVO-konforme Personalakten mit Zugriffsschutz und Fristenerinnerungen.

Schnellere Kundenbereitstellung

Unterlagen für Kunden und Netzbetreiber werden deutlich schneller bereitgestellt.

Skalierbar für Wachstum

Neue Mitarbeitende, Projekte und Bereiche lassen sich einfach integrieren.

 

Eingesetzte Funktionen

Der Funktionsumfang im
Überblick

Digitale Projekt- & Personalakte

Autom. Rechnungsverarbeitung
Digitale Freigabe-Workflows
Vertrags- & Fristenmanagement

OCR & Intelligent Indexing

Rollen- & Berechtigungskonzept

DATEV Unternehmen Online

Microsoft Outlook

Revisionssicher Archivierung

Workflow-Management

Active Directory

E-Mail-Archivierung
Volltextsuche
Connect2Mail

Digitale Formulare