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Case Study | DocuWare

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Rechnungsprüfung in Sekunden - über zwei Kontinente

Wie die BMK Group, deutscher Spezialist für Oberflächenbeschichtungen, mit einem cloudbasierten DMS ihre weltweiten Standorte verbindet und globale Prozesse beschleunigt.

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Herausforderungen

Folgende Probleme und Hürden hatte das Kloster Eberbach vor Einsatz von DocuWare: 

Prozessdauer

Der gesamte Prozess von Rechnungseingang bis zur Bezahlung dauerte mehrere Wochen

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Dezentrale Erfassung

Durch die vielen Standorte und die dezentrale Erfassung der Belege war der Aufwand der Digitalisierung sehr hoch

Lösung

Optimize landing and website pages or start from scratch.

Light Years Ahead

Rapid Prototyping in HubSpot

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Resultat

Leaner, more streamlined websites for a better UX.

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Ausgangslage

Rechnungen auf drei
verschiedenen Wegen — und
selten pünktlich

Herausforderung

Verstreute Rechnungseingänge

Eingehende Kreditorenrechnungen kamen an verschiedenen Standorten auf unterschiedlichen Wegen an: manche gescannt und per E-Mail, andere von Mitarbeitenden auf Geschäftsreisen mitgebracht, viele per Post. Die Folge: Dokumente gingen oft verloren oder kamen zu spät — Skonti konnten kaum genutzt werden.

 

 

Die BMK Group im Überblick

Weltweit aktiver Spezialist für Oberflächen

check (4) Führender Hersteller von Oberflächenbeschichtungen und Imprägnierungen für Laminatböden und Möbel

check (4) Gegründet 1972, Familienunternehmen mit Hauptsitz in Südwestdeutschland

check (4) Internationale Standorte, u. a. in Lexington, North Carolina (USA)

check (4) Langfristiges Ziel: die gesamte Büro-IT auf „Cloud only" umstellen

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"

DocuWare ist ein wichtiger Baustein unserer Cloud-Strategie, um unsere Prozesse weltweit zu verbessern. Dank schneller Rechnungsbearbeitung können wir zudem von Skonti profitieren. 

Jan Martin Zizka | IT-Leiter

100%

Cloud-basiert

2 Wochen

Schulungszeit US-Team

2

Standorte vernetzt: DE & USA

Die Lösung

Ein Rollout, zwei Standorte, ein
Dokumenten-Pool

1

Workflows & Varial-Integration

Zentrale Workflows wurden vorab entworfen, das Varial-Finanzsystem in Deutschland integriert.

2

Zentraler Dokumenten-Pool

Von BMK erstellte Dokumente werden direkt im zentralen Pool abgelegt und sind global einsehbar.
3

Identischer Rollout in den USA

Implementierung in Lexington, North Carolina — inklusive Integration der dortigen Finanzsoftware QuickBooks.
4
Schulung in zwei Wochen

Das US-Team wurde in kürzester Zeit geschult und passte den Prozess lokal leicht an — gescannte Rechnungen werden dort sofort gebucht.

Ergebnisse & Mehrwert

Von Deutschland aus die USA im
Blick

Sekunden

für die digitale Prüfung von US-Belegen aus Deutschland

2 Wochen

bis zur vollständigen Einarbeitung des US-Teams

0 €

zusätzliche Hardware-Investitionen nötig

Globale Sichtbarkeit

Sobald eine Rechnung in den USA verbucht wird, kann das Management in Deutschland den Beleg digital in Sekunden prüfen.

Automatisierte Indexierung

Die automatische Indexierung eingehender Kreditorenbelege vermeidet Fehler und beschleunigt Prozesse deutlich.

Hohe Nutzerakzeptanz

Trotz gleichzeitiger Umstellung auf die Cloud verzeichnete BMK schon kurz nach Go-live eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden.

ChatGPT Image 14. Juli 2026, 10_16_00

Alleinstellungsmerkmal

Cloud-only ohne
Investitionsrisiko

„Bei unserem DMS wollten wir nicht in zusätzliche Hardware investieren oder Ressourcen in Updates und Troubleshooting stecken. DocuWare Cloud ließ sich ohne große Investition installieren und skalieren."

next Volle Funktionalität in der Cloud, kein eigener Server nötig

next Dokumentenzugriff von überall und auf mobilen Geräten

next US-Prozesse wurden direkt aus Deutschland implementiert

next Passt zur langfristigen „Cloud only"-Strategie der gesamten Büro-IT

Ausblick

Der nächste Schritt: ein
gemeinsames ERP in der Cloud

Als nächsten Schritt auf dem Weg in die Cloud plant BMK die Konsolidierung der verschiedenen ERP- und Buchhaltungssysteme mit Microsoft Dynamics 365 Business Central — damit alle Mitarbeitenden weltweit noch nahtloser in der Cloud zusammenarbeiten können.

Microsoft Dynamics 365 Business Central

Konsolidierung ERP & Buchhaltung
Nahtlose globale Zusamenarbeit

In eigenen Worten

Jan Martin Zizka, IT Director BMK Group

"

Mit DocuWare haben wir unseren Rechnungseingangsprozess enorm verbessert. Die Cloud-Lösung hat einen früher holprigen Prozess digitalisiert und vereinfacht, der in der ganzen Gruppe für Kopfzerbrechen sorgte.

"

Unsere Bearbeitungsgeschwindigkeit für Dokumente ist hoch, sodass wir heute Skonti voll ausschöpfen können.